Wie du Betriebsausgaben von der Steuer absetzen kannst

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Das Thema Steuern gehört zum Alltag von Selbstständigen. Dabei geht es nicht nur darum, die Deadlines für das Zahlen von Einkommen- und Umsatzsteuer zu kennen, sondern im besten Fall auch die verschiedenen Möglichkeiten, hier und da ein wenig Geld zu sparen! Wir verraten dir, welche Betriebsausgaben du von der Steuer absetzen kannst.

Was genau sind Betriebsausgaben?

In Deutschland steht es Arbeitnehmenden zu, arbeitsbezogene Ausgaben von der Steuer abzusetzen. Diese Kosten werden als Werbungskosten bezeichnet und können in der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. 

Auch Selbstständige, die keinen festen Arbeitsvertrag haben, können Ausgaben, die für das Ausüben ihrer Tätigkeit dringend notwendig sind, von der Steuer absetzen. In diesem Fall spricht man allerdings nicht von Werbungskosten sondern von Betriebsausgaben. 

➡️ Das ist der Unterschied zwischen Betriebsausgaben und Werbungskosten.

Welche Betriebsausgaben lassen sich von der Steuer absetzen?

Prinzipiell können alle Ausgaben, die du zur Ausübung deiner gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit benötigst, als Betriebsausgaben definiert werden.

Zu den absetzbaren Betriebsausgaben gehören:

• Bewirtungskosten
• Geschäftsreisen
• Lohn- und Gehaltskosten für Mitarbeiter:innen
• Kosten für dein Büro oder Homeoffice
• Telefon- und Internetkosten
• Geschenke für Kund:innen
• Dienstleistungen
• Kfz- und Fahrtkosten
• Fortbildungskosten
• Betriebliche Versicherungen
• Abschreibungen
• Beratungskosten (Steuerberater:in, Rechtsberater:in etc.)

➡️ 5 überraschende Dinge, von denen du nicht gedacht hättest, dass du sie von der Steuer absetzen kannst.

Wie müssen Mischkosten in den Betriebsausgaben berücksichtigt werden?

Nicht alle Ausgaben lassen sich klar in private oder betriebliche Kosten einteilen – solche gemischten Aufwendungen nennt man Mischkosten. Ein Teil dieser Kosten kann als Betriebsausgabe von der Steuer abgesetzt werden, sofern ein betrieblicher Anteil nachweisbar ist.

Ein klassisches Beispiel ist dein Telefonvertrag: Nutzt du ihn sowohl privat als auch geschäftlich, kannst du nur den beruflichen Anteil absetzen. Das Finanzamt verlangt hierfür einen nachvollziehbaren Nachweis, etwa durch ein Nutzungstagebuch oder eine prozentuale Schätzung. Ähnliches gilt für Reisekosten. Verlängerst du eine Geschäftsreise um private Urlaubstage, kannst du nur den geschäftlich bedingten Teil steuerlich absetzen.

Nicht als Mischkosten anerkannt werden hingegen Ausgaben, die sich nicht eindeutig trennen lassen. Dazu gehören beispielsweise Computer oder Fernseher, die sowohl privat als auch beruflich genutzt werden, sowie Kleidung, die nicht ausschließlich als Berufsbekleidung dient – etwa Anzüge oder Hemden, die auch privat getragen werden könnten.

➡️ Mehr Infos über das Absetzen von Betriebsausgaben findest du hier.

Welche Steuern sind Betriebsausgaben?

Neben den Aufwendungen, die direkt durch deine selbstständige Tätigkeit entstehen, gibt es auch Steuern, die du als Betriebsausgaben geltend machen kannst. Dazu gehören zum Beispiel:

• Kfz-Steuer für einen betrieblich genutzten Firmenwagen
• Grundsteuer für Grundstücke oder Immobilien, die du für dein Unternehmen nutzt
• Umsatzsteuer, soweit sie nicht bereits als Vorsteuer abgezogen wird (z. B. bei von dir getragenen Restbeträgen)

Diese Steuern stehen in einem unmittelbaren Zusammenhang mit deiner betrieblichen Tätigkeit und können daher den Betriebsausgaben zugerechnet werden. Einkommensteuer und Solidaritätszuschlag zählen hingegen zu den privaten Steuern und dürfen nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Wo muss ich meine Betriebsausgaben bei der Steuer angeben?

Als Selbstständige:r kannst du deine Betriebskosten in der Einnahmenüberschussrechnung im Rahmen deiner Steuererklärung geltend machen. Dafür musst du in ELSTER die Anlage EÜR auswählen und dort neben deinen betrieblichen Einnahmen auch die Informationen zu deinen Betriebsausgaben in den entsprechenden Feldern eintragen.

Dabei wird es einige Zeilen geben, die dich nicht betreffen. Dazu zählen unter anderem Kosten für die Anschaffung von Rohstoffen, Waren oder Hilfsstoffen oder auch der Kauf von Wirtschaftsgütern wie Maschinen oder Fahrzeugen. Diese Zeilen lässt du einfach leer und füllst nur die Felder mit den Ausgaben aus, die bei dir angefallen sind.

Achtung! Du darfst nur Betriebskosten absetzen, die du auch belegen kannst. Prinzipiell gilt für Selbstständige daher eine Aufbewahrungsfrist für Rechnungen von acht Jahren.

💡 Tipp von Accountable: Damit sich bei dir zu Hause nicht die Aktenordner mit Belegen türmen, kannst du deine Rechnungen mit der Accountable App ganz einfach scannen und digital speichern. So hast du nicht nur weniger Papierkram, sondern kannst auch immer und von überall auf deine Unterlagen zugreifen!

Gibt es eine Betriebsausgabenpauschale?

Für Arbeitnehmer:innen, die keine oder nur sehr geringe Werbungskosten angeben können, gibt es eine sogenannte Werbungskostenpauschale. Bis zu 1.230 Euro dürfen dabei als Pauschbetrag in der Steuererklärung geltend gemacht werden, ohne, dass ein Nachweis dafür erbracht werden muss.

Etwas Ähnliches gibt es auch für Selbstständige und Freiberufler:innen, allerdings gilt dies nur für bestimmte Berufsgruppen:

• Selbstständige Schriftsteller:innen bzw. Journalisten und Journalistinnen können 30 % ihrer Betriebseinnahmen als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Dabei gilt jedoch der jährliche Höchstbetrag von 3.600 Euro.
• Hebammenkönnen wiederum einen Pauschalbetrag in Höhe von 25 % geltend machen. Hierbei liegt die Obergrenze bei 1.535 Euro im Jahr.
• Tagesmütter, die die Kinder nicht in einem ihnen kostenlos zur Verfügung gestellten Haushalt (z. B. die Wohnung der Eltern) betreuen, können im Monat 400 Euro zusätzlich absetzen – sofern sie eine Vollzeitbetreuung anbieten. Wenn die Betreuungszeit kürzer ist, muss der Betrag entsprechend anteilig verringert werden.
• Nebenberuflich selbstständige Wissenschaftler:innen, Künstler:innen und Lehrende können 25 % ihrer Betriebseinnahmen pauschal als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Für alle nebenberuflichen Tätigkeiten liegt die jährliche Obergrenze hier bei 90 Euro.

1. ➡️ Das sind die 9 wichtigsten Pauschalen für Selbstständige.

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Autor - Robert Jödicke

Robert Jödicke ist ein erfahrener Steuerexperte und Autor bei Accountable, spezialisiert auf Steuertipps und Steuerersparnisse für Selbstständige.

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