Von Kleinunternehmer zu Regelbesteuerung wechseln -so geht’s

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Du bist als Kleinunternehmer registriert aber dein Business läuft besonders gut und du überschreitest die Umsatzgrenze von 25.000€? Das sind erstmal sehr gute Nachrichten. Doch was musst du in diesem Fall tun? Wir erklären, wie der Wechsel von Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung funktioniert. 

Wann von Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung wechseln?

💡Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regelungen für Kleinunternehmer, insbesondere hinsichtlich der Umsatzgrenzen. Hier ein Überblick über die wichtigsten Änderungen:​

Anhebung der Umsatzgrenzen:

• Umsatz im Vorjahr: Die Grenze wurde von 22.000€ auf 25.000€ erhöht. Das bedeutet, dass du die Kleinunternehmerregelung anwenden kannst, wenn dein Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000€ nicht überschritten hat.​
• Umsatz im laufenden Jahr: Die bisherige Grenze von 50.000€ wurde auf 100.000€ angehoben. Allerdings ist zu beachten, dass bei Überschreiten dieser 100.000€-Grenze im laufenden Jahr ein unterjähriger Wechsel zur Regelbesteuerung erforderlich wird. Bis zu diesem Punkt bleiben die vorherigen Umsätze steuerfrei. ​

Wichtige Punkte zur neuen Regelung:

• Unterjähriger Wechsel zur Regelbesteuerung: Ein Überschreiten der 100.000€-Grenze im laufenden Jahr führt dazu, dass unmittelbar während des Jahres zur Regelbesteuerung übergegangen werden muss. Die bis dahin erzielten Umsätze bleiben jedoch steuerfrei. ​
• Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung: Du kannst freiwillig auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten und zur Regelbesteuerung wechseln, beispielsweise um Vorsteuerbeträge geltend zu machen.
• EU-weite Anwendung: Die Kleinunternehmerregelung gilt nun auch innerhalb der EU. Bei EU-Geschäften beträgt die Umsatzgrenze 100.000€, bezogen auf alle Umsätze in der EU.

Du kannst dich also als Kleinunternehmer registrieren, wenn du im ersten Jahr nicht mehr Umsatz als 25.000€ hast und im folgenden Jahr nicht über 100.000€ kommst.

Doch es kann natürlich sein, dass du entgegen deinen Erwartungen mehr Aufträge erhältst und die Umsatzgrenze überschreitest. Was passiert dann? In diesem Fall endet die Anwendung der Kleinunternehmerregelung sofort, sobald die maßgebliche Umsatzgrenze überschritten wird. Überschreitest du die 25.000 €-Grenze im ersten Jahr, muss direkt ab dem Zeitpunkt in die Regelbesteuerung gewechselt werden. Ab diesem Zeitpunkt musst du Umsatzsteuer auf deine Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt abführen.

Wichtig zu wissen ist, dass du selbst deine Finanzen im Blick haben musst. Das Finanzamt benachrichtigt dich nicht, wenn du die Grenze überschreitest. Merkst du also, dass du mit deinem Umsatz in die Nähe von 25.000€ kommst, ist es wichtig, deine Einnahmen genau im Blick zu haben. Wenn du dann die Grenze überschreitest, weißt du, dass du im folgenden Jahr umsatzsteuerpflichtig bist.

Denn wenn du die Umsatzgrenze überschreitest, wird das Finanzamt von dir die Umsatzsteuer verlangen. Auch wenn du sie gar nicht auf deinen Rechnungen ausgewiesen hast. Also kann es sein, dass das Finanzamt von dir hohe Nachzahlungen verlangt, wenn du nicht rechtzeitig bemerkst, dass du umsatzsteuerpflichtig wirst und weiterhin keine Umsatzsteuer ausweist.

Tipp von Accountable 💡: In Accountable siehst du immer, wie viel Umsatz du gemacht hast und wirst benachrichtigt, wenn du in die Nähe der Umsatzgrenze kommst!

Wenn du deine Bank mit der App verbindest, siehst du zudem immer dein Verfügbares Guthaben und wie viel du für deine Steuern zurücklegen solltest.

Suchst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Du willst dich selbstständig machen? Dann findest du hier den kostenlosen und offiziellen Fragebogen. Einfach ausfüllen und direkt ans Finanzamt übermitteln.

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Freiwilliger Wechsel von Kleinunternehmerregelung zu Regelbesteuerung

Es kann auch sinnvoll sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten, obwohl dein Umsatz unter 25.000€ liegt. Etwa, wenn viele deiner Kunden im Ausland sitzen oder du zu Beginn hohe Betriebsausgaben hast. Dafür musst du keinen bestimmten Antrag stellen. Wenn du die Umsatzsteuer ausweist und ans Finanzamt abführst, gilt dies bereits als offizieller Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung. Allerdings bindet dich dieser Verzicht für fünf Jahre. In dieser Zeit kannst du nicht in die Kleinunternehmerregelung zurückkehren, auch wenn dein Umsatz unter der Umsatzschwelle bleibt.

💡Beachte auch, dass ein Wechsel immer nur mit dem neuen Jahr möglich ist. Du kannst also nicht während des Jahres den Status wechseln.

Umsatzsteuergrenze überschritten - Übergang in die Regelbesteuerung

Wirst du zum neuen Jahr umsatzsteuerpflichtig, muss auf die Umsätze, die du noch im alten Jahr getätigt hast, keine Umsatzsteuer berechnet werden. Auch wenn die Rechnungen dafür erst im neuen Jahr bezahlt werden. Umsatzsteuer ist erst für die Leistungen anzugeben, die du im neuen Jahr erbringst.

Grundsätzlich ist ein Wechsel zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung öfter möglich. Du musst also nicht für immer in einem der Regelungen bleiben. Beachte dabei aber solche Sonderregelungen wie die oben genannten fünf Jahre bei Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung.

Tipp von Accountable 💡: Du wirst plötzlich umsatzsteuerpflichtig und weißt nicht, wie du am besten deine Umsatzsteuervoranmeldung machen sollst? Keine Panik, Accountable hilft dir bei der Vorbereitung. Du kannst sie auch direkt über die App abschicken.

Musterschreiben Wechseln Kleinunternehmer - Regelbesteuerung

Für den Wechsel zurück in die Kleinunternehmerregelung genügt eine formlose Mitteilung an dein Finanzamt. Anschließend kannst du dann ab dem nächsten Kalenderjahr wieder darauf verzichten, die Umsatzsteuer auszuweisen. Natürlich gilt dies nur, wenn du dann weniger als 25.000€ Umsatz machst. Auch kannst du umgekehrt dein Finanzamt mit einem solchen Schreiben informieren, dass du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest. Eine solche Mittelung ist aber keine Pflicht.

Diese formlosen Vorlagen kannst du als Musterschreiben nutzen, um deinem Finanzamt den Wechseln mitzuteilen.

FAQ Kleinunternehmer Regelbesteuerung

Wie lange ist man als Selbstständiger an die Regelbesteuerung gebunden?

Sobald du dich für die Regelbesteuerung entschieden hast und Umsatzsteuer ausweist, bist du fünf Jahre an die Regelbesteuerung gebunden. Dies kann nicht vorzeitig geändert werden. Nach Ablauf dieser fünf Jahre hast du die Möglichkeit, zur Kleinunternehmerregelung zu wechseln, sofern du in einem Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 25.000 Euro Umsatz (netto) erzielst.

Kann ich wieder zurück zur Kleinunternehmerregelung?

Ja, du kannst von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung zurückzukehren, sofern du die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllst. Das heißt, du wirst in einem Jahr nicht mehr als 25.000 Euro Umsatz erzielen und du hast im Vorjahr nicht mehr als 100.000 Euro Umsatz erzielt.

Wann sollte ich auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?

1. Wenn deine betrieblichen Ausgaben sehr hoch sind und du mehr Vorsteuer zahlen musst, als du Umsatzsteuer einnimmst, kann es vorteilhafter sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten.
2. Wenn du Geschäfte im Ausland tätigst und internationale Kunden hast, kann es komplizierter sein, als Kleinunternehmer aufzutreten.
3. Wenn du eher mit Geschäftskunden oder Unternehmen arbeitest, könnte es für diese einfacher sein, mit Umsatzsteuer abzurechnen. Geschäftskunden können die ihnen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen, was für sie steuerlich neutral ist. Bist du Kleinunternehmer, können sie die Vorsteuer nicht geltend machen, was zu höheren Kosten für sie führen kann.

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Autor - Tino Keller

Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.

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