Das ist der Unterschied zwischen Betriebsausgaben und Werbungskosten

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Wer selbständig ist, muss auf seine Einkünfte Einkommensteuer zahlen. Darüber hinaus kannst du aber auch bestimmte arbeitsrelevante Ausgaben von deinem Einkommen abziehen - und so deine Steuerschuld ein wenig mindern. 

Hier werden allerdings oft die beiden Begriffe Betriebsausgaben und Werbungskosten durcheinander geworfen. Deswegen erklären wir dir in diesem kurzen Leitfaden einmal genau, wie sich diese beiden Begriffe unterscheiden und was von beidem für Selbstständige wirklich relevant ist.

Werbungskosten: Kosten absetzen als Angesteller

Wer in einem Angestelltenverhältnis arbeitet, bekommt dafür in der Regel alle notwendigen Arbeitsmaterialien von seinem Arbeitgeber gestellt. Das bezieht sich auf einen Arbeitsplatz, notwendiges Arbeitsequipment wie einen Computer oder auch eine Uniform, sowie potenzielle Verpflegungskosten bei dienstlichen Reisen.

Kosten, die darüber hinaus entstehen, aber nicht vom Arbeitgeber gedeckt sind, können Arbeitnehmer in ihrer Steuererklärung als sogenannte Werbungskosten geltend machen. 

Typische Werbungskosten sind dabei zum Beispiel:

• Kosten für Bewerbungsunterlagen
• Kosten für die Anreise zu Vorstellungsgesprächen
• Kosten für die Teilnahme an Fortbildungen

In der Einkommensteuererklärung für Angestellte gilt eine Werbungskostenpauschale von 1.230€ (ab dem Jahr 2023). Das bedeutet, dass das Finanzamt automatisch 1.230€ als Werbungskosten ansetzt, ohne dass Nachweise erforderlich sind.

Allerdings können Angestellte auch mehr als 1.230€ an Werbungskosten absetzen, wenn sie entsprechende Ausgaben nachweisen können. In diesem Fall wird die Pauschale nicht angewendet, sondern die tatsächlichen Werbungskosten werden berücksichtigt.

Betriebsausgaben: Kosten absetzen als Selbstständiger 

Als Selbständige:r kannst du ebenfalls berufsbedingte Ausgaben von der Steuer absetzen. Allerdings spricht man in diesem Fall nicht von Werbungskosten, sondern eben von Betriebsausgaben. Werbungskosten beziehen sich nämlich ausschließlich auf Einnahmen aus einer nichtselbstständigen Tätigkeit.

Betriebsausgaben kannst du in der Einkommensteuererklärung absetzen, oder genauer gesagt in der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), die du samt deiner Einkommensteuererklärung abgeben musst.

In der EÜR stellst du im Prinzip alle deine Einnahmen deinen betrieblichen Ausgaben gegenüber, um deinen tatsächlichen Gewinn zu ermitteln. Denn du musst nur für die Einnahmen, die du auch wirklich verdient hast, Steuern zahlen.

➡️ So funktioniert die Einnahmenüberschussrechnung

Je mehr du also absetzen kannst, umso geringer werden deine Einnahmen und umso mehr reduziert sich auch deine Steuerschuld. Allerdings kannst du natürlich nicht willkürlich Ausgaben angeben und diese geltend machen.

Um als Selbstständige:r eine Ausgabe von der Steuer abzusetzen, muss sie folgende zwei Kriterien erfüllen:

1. Sie muss für die Ausübung deiner Tätigkeit notwendig sein
2. Du musst die Ausgabe belegen können (z.B. über Rechnungen)

💡Tipp von Accountable: Mit der Steuersoftware von Accountable kannst du Belege per App einscannen und digitalisieren. So kannst du ganz einfach alle deine betrieblichen Belege aufbewahren und auf Nachfrage an dein Finanzamt schicken.

➡️ Aufbewahrungsfristen: Wie lange muss ich Steuerunterlagen aufheben?

Das zählt als Betriebsausgabe

Grundsätzlich zählen alle die Ausgaben als Betriebsausgabe, die du zu Ausübung deiner selbstständigen Tätigkeit benötigst.

Zu den dabei am häufigsten vorkommenden Ausgaben gehören dabei die folgenden Kosten:

• Kosten für dein Büro, deinen Co-Working Space oder dein Homeoffice
• Telefon- und Internetkosten
• Die Inanspruchnahme von Dienstleistungen (z.B. Fotograf, Website Designer etc.)
• KfZ- und Fahrtkosten
• Fortbildungskosten
• Betriebliche Versicherungen
• Abschreibungen
• Beratungskosten (Steuerberater:in, Anwalt:in etc.)
• Bewirtungs- und Verpflegungskosten
• Geschäftsreisen
• Geschenke für Kunden
• Lohn- und Gehaltskosten für eventuelle Mitarbeiter:innen

Pauschalen für Betriebsausgaben

Angestellte können bei ihrer Steuererklärung viele unterschiedliche Pauschalen anwenden, um möglicherweise den ein oder anderen Euro zu sparen. Auch als Selbstständige:r kannst du Gebrauch verschiedener Pauschalen machen, z.B. der Homeoffice-Pauschale. Oft lohnt es sich für Selbstständige aber, die tatsächlichen Kosten abzusetzen, da diese höher sind als die Beträge der Pauschalen.

➡️ Hier erfährst du, wie du die wichtigsten Pauschalen für Selbstständige absetzt!

Fazit: Betriebsausgaben und Werbungskosten sind nicht das gleiche

Obwohl die beiden Begriffe häufig durcheinandergebracht werden, haben sie eine unterschiedliche Bedeutung. Während Werbungskosten eine bestimmte Grenze haben und nur für Einkommen aus nichtselbstständiger Arbeit gilt, können Selbstständige ihre betrieblichen Kosten als Betriebsausgabe geltend machen.

Du bist dir bei einer Ausgabe nicht sicher, ob du sie absetzen kannst? Dann frag doch einfach unseren schlauen Ausgaben-Rechner! Trag einfach die Ausgabe ein, die du absetzen möchtest, und unser Tool verrät dir im Handumdrehen, ob das möglich ist.

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Autor - Robert Jödicke

Robert Jödicke ist ein erfahrener Steuerexperte und Autor bei Accountable, spezialisiert auf Steuertipps und Steuerersparnisse für Selbstständige.

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