Inventur durchführen kurz erklärt – Tipps für Selbstständige

Bei der Inventur dreht sich alles um das Erstellen eines Inventars. Es ist eine Bestandsaufnahme zu festen Stichtagen. Ob du zu einer Inventur verpflichtet bist und was zu beachten ist, erfährst du hier. 

Wann ist eine Inventur Pflicht?

Klar geregelt ist die Inventur im Handelsgesetzbuch. Die gesetzlichen Vorschriften finden sich unter §240. Darin wird bestimmt, dass jeder Kaufmann einer Inventurpflicht unterliegt. Dazu zählen auch die verschiedenen Rechtsformen: 

• Kaufmann e.K.
• OHG, KG, GmbH & Co. KG
• Kapitalgesellschaften: GmbH, UG, AG etc. 

Freiberufler:innen, Kleingewerbetreibende und eine GbR sind davon ausgenommen.  Zum ersten Mal ist ein Inventar zu Beginn des Gewerbes zu erstellen, quasi eine Bestandsaufnahme zum Unternehmensstart. Danach muss jedes Jahr am Abschluss des Geschäftsjahres eine Inventur durchgeführt werden. Auch bei Besitzerwechsel, Übernahme des Unternehmens und Ende des Gewerbes wird eine Inventur fällig. Zum besseren Verständnis der rechtlichen Grundlagen sind ergänzend die Paragraphen 238 und 239 über Buchführung und Handelsbücher interessant. Auch §241 zur Inventurvereinfachung ist schnell zu lesen. Alle Rechtsgrundlagen findest du hier.

Ausnahme für Einzelkaufleute

Nicht alle Kaufleute müssen sich der oft aufwendigen Prozedur widmen. Als Unternehmer:in zur Inventur verpflichtet ist nur, wer einen gewissen Betrag überschreitet. Zwischen den Stichtagen der Jahresabschlüsse gelten folgende Obergrenzen:

• 600.000 Euro Umsatz
• 60.000 Euro Jahresüberschuss

Bleiben Einzelkaufleute in einem Geschäftsjahr unter diesen Grenzen, sind sie von der Pflicht zur Buchführung und damit von der Pflicht zur Inventur befreit. Wenn du trotzdem den Überblick nicht verlieren willst, kannst du auch eine BWA erstellen. 

Das wird bei der Duchführung einer Inventur erfasst

Das Inventar beinhaltet alle Vermögenswerte sowie Bargeld, Forderungen, Verbindlichkeiten und Schulden. Um diese unterschiedlichen Posten zu ermitteln und in einer Aufstellung festzuhalten, muss eine detaillierte Bestandsaufnahme durchgeführt werden: die Inventur.  Die grundlegende Frage ist also: Was muss bei der Inventur gezählt werden? Folgende Vermögenswerte, Warenbestände und Vermögensgegenstände fließen in das Inventar:

• Anlagevermögen
• Bankguthaben
• Bargeldbestände
• Forderungen
  • beispielsweise Rechnungen von Kunden
• Sachanlagevermögen
  • Grundstücke
  • Gebäude 
  • Maschinen, Produktionsanlagen
  • Ausstattungen 
• Vorräte
  • Erzeugnisse, fertig oder unfertig
  • Ersatzteile
  • Hilfs- und Betriebsstoffe
  • Verpackungen
  • Ware in Bewegung 
  • Ware in Fremdlagern 
  • Wertlose Waren 

Schulden und Verbindlichkeiten werden ebenfalls im Inventar festgehalten. Dazu zählen: 

• Darlehen von Banken und Gesellschaften
• Verbindlichkeiten bei Lieferanten, beispielsweise offene Rechnungen

Die Inventurverfahren

Es gibt verschiedene Inventurverfahren, deren Einsatz sich an den Arten der Posten orientiert.

• die Körperliche Inventur
• die Buchinventur
• die Anlageninventur

Die körperliche Inventur erfasst alle Vermögensgegenstände, die durch Zählen, Messen oder Wiegen ermittelt werden können. Die Buchinventur erfasst die immateriellen Bestände, also die Anlagevermögen und Bankguthaben, die Forderungen, Darlehen und die Verbindlichkeiten. Die Anlageninventur erfasst bewegliches Anlagevermögen, also zum Beispiel das Inventar, Maschinen und Firmenwagen.

Die Inventurbewertung

Wenn alle Posten gezählt sind, darf deren Bewertung nicht fehlen. Bei Vermögenswerten ist das in der Regel recht einfach. Die Summen von Kapitalanlagen, Bargeld und Kontoständen können einfach übernommen werden. Schwieriger ist es, beim Durchführen der Inventur Gegenstände zu bewerten. Für einige gilt der Anschaffungswert, für andere der Istwert und wieder andere werden mit dem Durchschnittswert berechnet. Es bietet sich an, die Inventurbewertung mit einem Steuerberater bzw. einer Steuerberaterin zu besprechen. Diese:r kann dich dazu beraten, wie du die einzelnen Posten am besten bewertest. Denn es gibt verschiedene Bewertungsverfahren: 

• die Einzelbewertung
• die Gruppenbewertung
• den Festwertansatz

Bei den Vermögenswerten und den Sachanlagevermögen wird in der Einzelbewertung auf die genauen Zahlen geachtet, etwa den Sollwert zur Anschaffung oder den Istwert des Gebrauchsgegenstandes zum Stichtag. Bei den Vorräten ist das stellenweise nicht nötig. Die Gruppenbewertung erlaubt es, ähnliche oder wertgleiche Positionen zusammenzufassen. Für sie wird ein Durchschnittswert aus dem Anfangswert und allen Zugängen errechnet. Positionen, die in ihren Zahlen nicht erheblich schwanken und regelmäßig ersetzt werden, werden vereinfacht berechnet. Sie werden im Festwertansatz zusammengefasst. So kann zum Beispiel Büromaterial wie Kugelschreiber und weitere Stifte in der Inventur mit einer stabilen Menge und einem stabilen Wert angegeben werden. Wertlose Waren können mit dem Wert von 0 Euro erfasst werden, sie müssen aber in jedem Fall im Inventar gelistet sein. 

Was hat die Inventur mit der Buchhaltung zu tun?

Die Inventur ist eng mit der kaufmännischen Buchhaltung verknüpft. Unternehmen, die gesetzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, unterliegen auch der Inventurpflicht. Denn um die Buchhaltung korrekt durchzuführen, müssen alle Zahlen des Unternehmens zur Verfügung stehen. Diese liefert das vollständige Inventar nach der Inventurbewertung. Für die Buchinventur ist auch die Finanzbuchhaltung entscheidend, da hier die Ein- und Ausgänge sowie Sparbeträge festgehalten sind. Letztlich stehen Inventur und Buchhaltung in direktem Bezug. 

Verschiedene Arten der Inventur 

Wie schon erwähnt, ist die Durchführung der Inventur zu einem Stichtag fällig, daher der Name Stichtagsinventur. Dieser Tag ist das Ende des Geschäftsjahres, er muss aber nicht mit dem Ende des Kalenderjahres übereinstimmen. Da die Stichtagsinventur durch den hohen Aufwand nicht immer möglich ist, gibt es eine vom Finanzamt gewährte Alternative: die zeitnahe Stichtagsinventur. Diese lässt einen Zeitraum von zehn Tagen um den Stichtag herum, erst nach diesen zehn Tagen ist die fertige Inventur zwingend. Die Stichprobeninventur ist eine Alternative für Unternehmen mit einem sehr großen Bestand an Waren, vor allem Kleinwaren. Ist der Wirtschaftsaufwand einer detaillierten Bestandsaufnahme nicht vertretbar, kann das Finanzamt die Erfassung von Stichproben als Basis für das Inventar genehmigen.  Die verlegte Inventur ist eine zeitverschobene Inventur. Fünf Monate um den Stichtag herum kann die Bestandsaufnahme durchgeführt werden. Von Vorteil ist es, wenn die Inventur in eine saisonale Stoßzeit wie beispielsweise Weihnachten im Einzelhandel fallen würde.  Eine permanente Inventur ist eine ständige Kontrolle des Inventars. Sie kann zum Stichtag einfach abgerufen werden. Grundlage dafür ist ein elektronisches System, das Lagerverwaltungssystem oder das Warenwirtschaftssystem. Beispielsweise die Auszeichnung aller Waren mit Strichcodes bei Eingang, sodass sie bei Ausgang gescannt und verrechnet werden können. Die Investition in solche Systeme kann ein lohnender Tipp für Selbstständige mit großen Lagermengen, aber wenig Personalkraft sein. 

Die Vorteile der Inventur 

Wozu der ganze Aufwand? Ganz klar, das Erstellen eines Inventars ist ein gutes Mittel, um den Überblick über die finanziellen und sachlichen Mittel eines Unternehmens zu behalten. Sie bietet die Chance zur Optimierung von Gütern und Abläufen:

• Warennachfrage: Was verkauft sich häufig und schnell, was ist ein Ladenhüter?
• Warenbestellung: Welcher Posten ist ausreichend gelagert, was fehlt?
• Preise: Ist die Preispolitik realistisch im Vergleich zu Umsatz und Kosten?

Zudem können etwaige Probleme identifiziert werden, wenn du eine Inventur durchführst:

• Schwund: Gab es Diebstahl, Beschädigungen und Ähnliches?
• Differenzen: Gibt es Unterschiede zwischen Soll-Betrag und Ist-Betrag?

Mit den Antworten auf diese Fragen ist es möglich, die Unternehmensstrukturen anzupassen, um langfristig agieren zu können.

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