Die eigene Immobilie verwalten: Gewerbe, Voraussetzungen und Steuern

Immobilien müssen verwaltet werden. Wer zu diesem Zweck eine:n externe:n Verwalter:in engagiert, hat zwar Arbeit gespart, muss aber gleichzeitig mit oftmals hohen Zusatzkosten rechnen. Da stellt sich die Frage, ob es nicht möglich ist, die eigene Immobilie zu verwalten und ein Gewerbe hierfür zu gründen. Erfahre im folgenden Artikel, was du beachten musst, wenn du dich mit der Immobilienverwaltung selbstständig machen möchtest, welche Voraussetzungen du erfüllen und mit welchen Steuern du rechnen musst.

Basiswissen: Was bedeutet Immobilienverwaltung?

Hinter dem Begriff Immobilienverwaltung verbergen sich alle organisatorischen Aufgaben, die in einem Eigentumsobjekt anfallen. Die Erledigung ebendieser kann durch eine Person oder Firma übernommen werden, die vom Eigentümer bzw. von der Eigentümerin bestimmt und entlohnt wird. Einige Immobilienbesitzer:innen stellen sich dieser Herausforderung selbst, indem sie ihre eigenen Immobilien verwalten und ein Gewerbe hierfür gründen.  Feste Bestandteile der Immobilienverwaltung sind unter anderem:

• Die jährliche Betriebskostenabrechnung
• Die Teilnahme an Eigentümerversammlungen
• Alle Arten der Korrespondenzführung
• Die Überwachung von Mieteingängen und der Hausordnung
• Die Planung von Maßnahmen zur Instandhaltung 
• Die Beauftragung und Überwachung von Handwerker:innen und Dienstleister:innen
• Die Organisation von Wohnungsübergaben
• Das Verschicken von Mahnungen
• Die Schlichtung von Differenzen zwischen den Mietparteien

💡Tipp von Accountable: Wer heute den Beruf eines Immobilienverwalters ausüben möchte, der muss laut Gewerbeordnung (GewO) eine entsprechende Erlaubnis bei den zuständigen Behörden beantragen. 

Immobilienfirma gründen: So geht’s

Wenn du dir zutraust, deine eigenen Immobilien zu verwalten und hierfür ein Gewerbe ins Leben rufen möchtest, solltest du dir einerseits über den Umfang der anfallenden Aufgaben im Klaren sein und andererseits darüber, welche Schritte du für die Gründung deiner Immobilienverwaltung unternehmen musst. 

Entscheide dich für eine Rechtsform! 

Überlege dir zunächst, ob du zukünftig als Einzelunternehmen oder Gesellschaft auftrittst. Möchtest du dein Business als Einzelunternehmer:in starten, genügt die Anmeldung eines Gewerbes bei deinem Gewerbeamt und die damit zusammenhängende Mitgliedschaft bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK). Ein Mindeststartkapital muss nicht zwingend vorhanden sein. Du trägst allerdings das gesamte unternehmerische Risiko.  Entscheidest du dich hingegen für die Gründung einer Kapitalgesellschaft – zum Beispiel einer GmbH – musst du mit deutlich höheren Anfangskosten rechnen. Allein das Stammkapital, das in die Gesellschaft eingebracht werden muss, liegt bei 25.000 Euro. Die dritte gängige Variante ist die Unternehmensgesellschaft (UG), die für ihre Gründung lediglich 1 Euro Startkapital voraussetzt.  💡Tipp von Accountable: Gut zu wissen! Wenn deine Tätigkeit ausschließlich das Verwalten von Immobilienvermögen umfasst, ist es nicht immer zwingend verpflichtend, ein Gewerbe anzumelden. Anders verhält es sich, wenn du vorwiegend deine eigene Arbeitsleistung einbringst oder die Aufgaben an Dritte weitergibst. Um sicherzugehen, wie sich dein individueller Fall gestaltet, lohnt sich eine Rückfrage beim zuständigen Gewerbeamt. Hier erfährst du mehr dazu.

Benachrichtige das Finanzamt über dein Vorhaben!

Wie es bei jeder Firmengründung der Fall ist, ist das Finanzamt eine der ersten Adressen, die es zu benachrichtigen gilt, wenn du dich mit einer eigenen Immobilienverwaltung selbstständig machen möchtest. Nachdem du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt und eingereicht hast, teilt die Behörde dir eine Steuernummer zu.

Behalte die Kosten im Blick! 

Wer seine eigenen Immobilien mithilfe eines Gewerbes verwalten möchte, der muss zunächst einmal Investitionen in Form von Gründungskosten tätigen. Abgesehen von der Einbringung eines eventuellen Start- oder Stammkapitals entstehen Kosten für

• Den Notar
• Die Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt
• Marketingmaßnahmen
• Notwendige Versicherungen
• Arbeitsräume
• Büroausstattung und -materialien

💡Tipp von Accountable: Wenn du darauf angewiesen bist, dass ein Kreditinstitut dich bei der Gründung deiner Immobilienfirma unterstützt, solltest du einen hieb- und stichfesten Businessplan vorlegen können. 

Buchführung ist Pflicht! 

Als Unternehmer:in bist du an eine ordentliche Geschäftsbuchhaltung gebunden. Abhängig davon, für welche Rechtsform du dich entschieden hast, kommt für dich die einfache oder die doppelte Buchführung infrage. Pflege deine Bücher stets korrekt und lückenlos, um sicherzustellen, dass sie jeder Betriebsprüfung standhalten. 💡Tipp von Accountable: Ein Minus an Arbeits- und Zeitaufwand, jedoch ein Plus an zusätzlichen Kosten erwarten dich, wenn du die Buchhaltung an eine:n Steuerberater:in auslagerst. Unser Tipp: Die Steuersoftware von Accountable unterstützt dich verlässlich bei der Führung deiner Bücher. 

Akquise belebt das Geschäft! 

Du möchtest deinen Lebensunterhalt mit der Verwaltung von Immobilien sichern? Dann lohnt es sich, regelmäßig Neukund:innen zu akquirieren, die ihre Immobilien in deine erfahrenen Hände legen. Erfolgversprechendes Marketing ist über die verschiedensten Kanäle möglich, zum Beispiel über

• Mundpropaganda
• Print-Werbung
• Karrierenetzwerke
• Social-Media-Plattformen
• Fachmessen

Benötigst du Mitarbeiter:innen? 

Wenn es darum geht, deine eigene Immobilie zu verwalten und hierfür ein Gewerbe auf die Beine zu stellen, wirst du, abhängig vom Aufwand, vielleicht darüber nachdenken müssen, ob du dem Umfang der auf dich zukommenden Arbeit allein gewachsen bist. Ist abzusehen, dass das nicht so ist, macht es Sinn, einen oder mehrere Mitarbeiter einzustellen. Hierbei werden wiederum die gesetzlich festgelegten Themen Berufsgenossenschaft und gesetzliche Unfallversicherung interessant. 

Erfüllst du alle Voraussetzungen, um Immobilien verwalten zu können?

Um fremde oder deine eigenen Immobilien zu verwalten, musst du eine behördliche Erlaubnis einholen, die nachweist, dass du für ebendiese Tätigkeit prädestiniert bist. So ist es zum Beispiel zwingend erforderlich, dass du geordnete Vermögensverhältnisse und eine Berufshaftpflichtversicherung vorweisen kannst. Außerdem bist du verpflichtet, dich regelmäßig weiterzubilden.  Auch aus persönlicher Sicht solltest du alle Eigenschaften mitbringen, die in diesem Tätigkeitsfeld von Nöten sind. Wichtig ist es vor allem, dass du fundierte buchhalterische und kaufmännische Kenntnisse hast sowie belastungsfähig, kommunikationsstark, verantwortungsbewusst und zuverlässig bist. 

Immobilienverwaltung und Steuern: Das kommt auf dich zu

Eine Immobilienverwaltung auf selbstständiger Basis bedeutet bestenfalls ein Plus an Einnahmen. Dieser Fakt ruft das Finanzamt auf den Plan, denn die Behörde möchte auf ihren Anteil an deinem unternehmerischen Erfolg nicht verzichten.  Relevant sind in puncto Steuerpflicht vor allem die

• Einkommensteuer
• Umsatzsteuer
• Gewerbesteuer

Die Gewerbesteuer fällt immer dann an, wenn du vom Finanzamt als gewerblich tätig eingestuft wurdest und ein Gewerbe angemeldet hast, um deine eigenen Immobilien zu verwalten.  Umsatzsteuerpflichtig bist du hingegen nur, wenn deine Einnahmen aus der selbstständigen Tätigkeit die Vorjahres-Umsatzgrenze von 22.000 Euro übersteigen. Kommst du nicht an diesen Wert heran, bist du berechtigt, die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, die dich von der Umsatzsteuerpflicht befreit.  Die Finanzbehörden versteuern einmal im Jahr die Gesamtheit deiner Einnahmen. Hierzu zählen nicht nur die Einkünfte als Angestellte:r, sondern gleichermaßen die aus selbstständigen Tätigkeiten. Übst du eine selbstständige Tätigkeit aus, bist du verpflichtet, deine Einkommensteuererklärung einzureichen. Außerdem besteht die Pflicht zur Dokumentation deiner Gewinne mittels der Anlage EÜR (Einnahme-Übeschuss-Rechnung).  💡Tipp von Accountable: Übrigens! Wenn du dich doch dazu entscheiden solltest, die Verwaltung deiner Immobilie in externe Hände zu geben, hast du die Möglichkeiten, die anfallenden Kosten steuerlich abzusetzen. Nutze die Steuerlösung von Accountable und trage die Kosten für Mitarbeiter:innen direkt ein!