Freelancer, Freiberufler oder freie Mitarbeitender – Diese Unterschiede solltest du kennen

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Du bist dir nicht sicher, wie sich Freelancer:in, Freiberufler:in und freie:r Mitarbeiter:in voneinander unterscheiden? Oft werden diese Begriffe synonym benutzt, was jedoch nicht korrekt ist, da sie mit verschiedenen gesetzlichen Rahmenbedingungen einhergehen. Wir erklären dir, was die Besonderheiten der einzelnen Begriffe sind. 

Definition von Freelancer 

Freelancer:innen sind Selbstständige, die Privatkund:innen oder Unternehmen ihre Dienstleistungen meist projektbezogen in einem bestimmten Berufsfeld anbieten. Sie sind nicht an einen bestimmten Arbeitgeber oder ein Unternehmen gebunden, sondern arbeiten unabhängig und autonom. 

Im Gegensatz zu fest angestellten Arbeitnehmer:innen haben Freelancer:innen die Flexibilität, ihre Kund:innen, Projekte und Arbeitszeiten selbst zu wählen. Sie verhandeln in der Regel ihre Stundensätze direkt mit den Auftraggebenden und sind für ihre Steuern und Sozialabgaben selbst verantwortlich. Freelancer:innen können entweder als Einzelpersonen arbeiten oder kleine Unternehmen oder Agenturen gründen, um ihre Dienstleistungen anzubieten. Hier sind einige Beispiele für Freelancer:innen: 

• Software-Entwickler:innen, Programmierer:innen
• Berater:innen und Coaches
• Marketingexpert:innen
• Grafikdesigner:innen und Mediengestalter:innen

Definition von Freiberufler

Freiberufler:innen üben wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Berufe aus. Nach deutschem Recht liegt bei einer freiberuflichen Tätigkeit kein Gewerbe vor, daher unterliegt sie auch weder der Gewerbeordnung noch der Gewerbesteuer. Die Bezeichnung Freiberufler kennzeichnet die Angehörigkeit zu einer bestimmten Berufsgruppe nach § 18 Abs. 1 EStG. Typische Beispiele für Freiberufler:innen sind beispielweise: 

• Ärzt:innen, Apotheker:innen, Therapeut:innen, Heilpraktiker:innen und Krankengymnast:innen
• Architekt:innen und Ingenieur:innen
• Journalist:innen, Bildberichterstatter:innen, Autor:innen und Übersetzer:innen,
• freie Lehrer:innen oder Erzieher:innen 
• Künstler:innen, Schauspieler:innen und Musiker:innen

Definition Freie Mitarbeiter in Unternehmen 

Freie Mitarbeiter:innen sind Personen, die für ein Unternehmen oder eine Organisation arbeiten, aber nicht in einem festen Angestelltenverhältnis stehen. Freie Mitarbeiter:innen werden oft auch als "externe Mitarbeiter" bezeichnet. Im Gegensatz zu festangestellten Mitarbeitenden können freie Mitarbeiter:innen in der Regel flexibler über ihre Arbeitszeiten, Projektwahl und Kunden entscheiden.

Freie Mitarbeitende können auf unterschiedliche Weise in ein Unternehmen eingebunden sein. Sie können als Expert:innen oder Spezialist:innen auf ihrem Gebiet auf projektbezogener Basis engagiert werden. Oftmals werden sie für bestimmte Aufgaben oder Projekte herangezogen, für die das Unternehmen temporäre oder spezifische Expertise benötigt. Die genauen Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit, wie Arbeitszeit, Vergütung und Vertragsbedingungen, können zwischen dem Unternehmen und den freien Mitarbeitern individuell vereinbart werden. Die rechtliche Situation von freien Mitarbeitern je nach Land und Rechtsordnung unterschiedlich sein.

Freelancer, Freiberufler und freier Mitarbeiter: Diese Unterschiede sind wichtig

Der wesentliche Unterschied zwischen einem Freiberufler und einem Freelancer liegt darin, dass Freiberufler:innen von der Gewerbesteuer befreit sind, während Freelancer:innen ein Gewerbe betreiben und dementsprechend auch Gewerbesteuern an den Staat entrichten müssen. Freie Berufe sind explizit im § 18 Abs. 1 EStG festgehalten und daher eigene Berufsgruppen, die klar definiert sind. Daher ist die synonyme Verwendung von Freelancer und Freiberufler nicht korrekt. In einigen Fällen ist die Zuordnung zu den freien Berufen auf den ersten Blick nicht eindeutig. In diesen Fällen entscheidet das Finanzamt, ob es sich um eine Freiberuflichkeit oder um ein Gewerbe handelt. 

Von freien Mitarbeitenden spricht man bei einem bestimmten Anstellungsverhältnis in einem Unternehmen. Freie Mitarbeitende sind für ein Unternehmen tätig, dabei aber selbstständig. Einzelne Aufträge oder die Mitarbeit an Projekten werden in einem Werkvertrag geregelt und persönlich von ihnen ausgeführt. Bestimmte Vertragsverhältnisse ähneln denen von Festangestellten (Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Urlaubszeiten etc.), dann spricht man von „festen Freien“ – dies ist zum Beispiel bei Journalist:innen üblich. 

Freier Mitarbeit kann sowohl von Freiberufler:innen als auch von Freelancer:innen ausgeführt werden. Daher kann ein Freiberufler auch freier Mitarbeiter zur gleichen Zeit sein, jedoch können Freiberufler:innen auch unabhängig von Unternehmen arbeiten. Freier Mitarbeiter ist daher kein Überbegriff für Freelancer oder Freiberufler.  

Qualifikationen für Freiberufler

Während in einigen Freelancer-Jobs keine offizielle Berufsausbildung oder Anerkennung notwendig ist, müssen angehende Freiberufler:innen oft ihre fachlichen Qualifikationen für die Anerkennung nachweisen.  

In einigen Fällen ist die Mitgliedschaft in einer Kammer verpflichtend. Der Nachweis erfolgt dann in der Regel direkt bei der zuständigen Kammer. Zu den betreffenden Berufsgruppen gehören beispielweise:

• Ärzt:innen, Zahnärzt:innen, Tierärzt:innen, Apotheker:innen
• Notar:innen, Rechtsanwält:innen, Patentanwält:innen
• Steuerberater:innen, Wirtschaftsprüfer:innen
• Architekt:innen, sowie beratende Ingenieur:innen

Für angehende Freiberufler:innen ohne Kammerpflicht kann der benötigte Nachweis gegenüber einer öffentlichen Institutionen erbracht werden. Erst dann darf die freiberufliche Tätigkeit ggf. ausgeübt werden. 

Qualifikationen für Freelancer

Als Freelancer:in gibt es keine spezifischen Qualifikationen, die für alle Bereiche gelten. Die Qualifikationen, die du als FreelancerIn benötigst, hängen stark von der Art der Dienstleistung ab, die du anbieten möchtest. Hier sind jedoch einige allgemeine Qualifikationen, die für viele FreelancerInnen relevant sein können:

1. Fachliche Expertise: Du solltest über fundierte Kenntnisse und Fähigkeiten in deinem Fachgebiet verfügen. Das können beispielsweise Programmierung, Webdesign, Schreiben, Grafikdesign, Fotografie, Übersetzung, Marketing, Projektmanagement oder Buchhaltung sein. Die genauen Anforderungen variieren je nach Branche und Art der Dienstleistung, die du anbietest.
2. Erfahrung: Erfahrung ist oft ein wichtiger Faktor, der von potenziellen Kund:innen berücksichtigt wird. Wenn du als Freelancer:in startest, kannst du kleinere Projekte annehmen, um erste Referenzen aufzubauen. Mit der Zeit und zunehmender Erfahrung kannst du dich dann auf größere und anspruchsvollere Projekte bewerben.
3. Kommunikationsfähigkeit und Kundenorientierung: Als Freelancer:in solltest du effektiv und professionell mit deinen Kund:innen kommunizieren können. Das beinhaltet das Verständnis der Anforderungen, das Klären von Fragen, das Teilen von Updates und das Lösen von Problemen. Eine klare und professionelle Kommunikation ist entscheidend, um eine gute Beziehung zu deinen Kunden aufzubauen und erfolgreiche Projekte abzuschließen.
4. Selbstorganisation: Als Freelancer:in bist du für dein eigenes Zeitmanagement und die Organisation deiner Aufgaben verantwortlich. Du musst in der Lage sein, Deadlines einzuhalten, Prioritäten zu setzen und effizient zu arbeiten.  
5. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Freelancer:innen arbeiten oft an verschiedenen Projekten mit unterschiedlichen Anforderungen und Kunden. Flexibilität und die Fähigkeit, sich an wechselnde Situationen anzupassen, sind daher wichtige Qualifikationen. Du musst in der Lage sein, dich auf neue Aufgabenstellungen einzustellen und Lösungen zu finden.

Diese Qualifikationen dienen als allgemeine Leitlinien, können jedoch je nach Branche und Fachgebiet variieren.

Erfahre mehr über Selbstständigkeit und Steuern und informiere dich darüber, welche Versicherungen du als Freelancer:in haben solltest. Erfahre auch, wie du dich nebenberuflich selbstständig machen kannst und wie du als Freiberufler:in dein Honorar berechnest. 

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Autor - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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