Angebotskalkulation: So kalkulierst du deine Aufträge richtig

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Bevor du einen Auftrag annimmst, solltest du immer genau durchkalkulieren, ob sich das Projekt wirtschaftlich für dich lohnt. Als Methode kannst du dabei auf die sogenannte Vor- bzw. Angebotskalkulation zurückgreifen. Sie folgt einem klaren Schema und hilft dir dabei, alle relevanten Kosten, Risiken und Zielmargen zu berücksichtigen, bevor du ein Angebot abgibst. In diesem Artikel erfährst du, wie die Angebotskalkulation funktioniert, welche Verfahren es gibt und worauf Selbstständige besonders achten sollten.

Angebotskalkulation – kurz zusammengefasst

• Die Angebotskalkulation ermittelt vor Auftragsannahme einen wirtschaftlich sinnvollen Angebotspreis.
• Sie unterscheidet sich klar von Auftrags- und Nachkalkulation.
• Berücksichtigt werden Einzelkosten, Gemeinkosten, Zuschläge, Rabatte, Skonto und Risiken.
• Ein festes Kalkulationsschema führt von den Kosten zum marktfähigen Angebotspreis.

Definition: Angebots- vs. Auftragskalkulation

Die Angebots- und Auftragskalkulation stammen aus dem Rechnungswesen und zählen zu den betriebswirtschaftlichen Grundlagen jeder selbstständigen Tätigkeit. Manchmal spricht man auch von Vor- oder Zuschlagskalkulation. 

Die Angebotskalkulation ist immer dann wichtig und sinnvoll, wenn du ein neues Angebot erstellst, in das variable Informationen zu Maschinen- und Arbeitsstunden, Kapazitäten, Deadlines oder Rabatte einfließen. Wenn du dagegen einfach einen festen Stundensatz anlegen kannst, ist eine detaillierte Vorkalkulation meist nicht notwendig. 

Ziel ist es, einen angemessenen Verkaufspreis zu ermitteln – also einen Preis, der alle Kosten deckt und einen Gewinn ermöglicht. „Angemessener Verkaufspreis“ bedeutet, dass du bei der Kalkulation sämtliche Ausgaben berücksichtigst, um mit Gewinn zu arbeiten. Was für Dienstleistungen noch relativ überschaubar ist, erweist sich in anderen Branchen als deutlich aufwendiger. 

Während die Angebotskalkulation vor Abgabe eines Angebots erfolgt, dient die Auftrags- bzw. Vertragskalkulation dazu, den Preis an die final vereinbarten Bedingungen anzupassen. Die Nachkalkulation prüft schließlich, ob die Planung realistisch war. Für Selbstständige besonders wichtig: Ein „angemessener Verkaufspreis“ ist nicht automatisch der Marktpreis, sondern der Preis, ab dem dein Geschäft wirtschaftlich tragfähig bleibt.

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Angebots-, Auftrags- und Nachkalkulation: Die 3 Phasen im Überblick

Viele verwechseln Angebotskalkulation und Auftragskalkulation, dabei erfüllen beide unterschiedliche Aufgaben. Kurz gesagt: In der Angebotskalkulation wird der Preis vor Auftragsannahme geplant, in der Auftrags-/Vertragskalkulation wird die Kalkulation ggf. final an den verhandelten Auftrag angepasst, und die Nachkalkulation vergleicht später Plan (Soll) und Realität (Ist), um aus Abweichungen zu lernen.

„Die Nachkalkulation ist ein unterschätztes Instrument. Wer regelmäßig Soll- und Ist-Zahlen vergleicht, verbessert nicht nur seine Preise, sondern auch seine Projektplanung nachhaltig.“

Andreas Reichert - Steuerberater und Partner von Accountable

Welche Faktoren fließen in die Angebotskalkulation ein? 

Damit die Angebotskalkulation möglichst realistisch ausfällt, müssen alle Kosten und Rahmenbedingungen erfasst werden, die mit dem Produkt oder der Dienstleistung verbunden sind. Grundlage bilden zunächst die direkt und indirekt zurechenbaren Kosten:

• Materialkosten
• Kosten für Fremdleistungen
• Kosten für Arbeitsstunden (Anzahl benötigter Arbeitsstunden x Stundenlohn)
• Maschinen- oder Nutzungskosten
• Reisekosten, Verpackung, Versand, Auslagen
• Gemeinkosten (z.B. Verwaltung, Software, Marketing, Versicherungen)

Diese „harten“ Zahlen allein reichen jedoch nicht aus. Eine wirtschaftlich sinnvolle Angebotskalkulation berücksichtigt zusätzlich organisatorische, zeitliche und unternehmerische Faktoren, die den tatsächlichen Aufwand und das Risiko beeinflussen: 

• Kundenanforderungen: Handelt es sich um Standardleistungen oder um individuelle Anpassungen mit zusätzlichem Aufwand?
• Zeitliche Rahmenbedingungen: Auftragsbeginn, -ende sowie mögliche Meilensteine oder enge Deadlines.
• Kapazitätsprüfung: Lässt sich der Auftrag im geplanten Zeitraum umsetzen, ohne andere Projekte zu gefährden?
• Eigenlohn: Der eigene Unternehmerlohn ist kein „Restbetrag“, sondern ein fester Bestandteil der Kalkulation.
• Risikozuschläge: Etwa bei unklaren Anforderungen, Zeitdruck oder neuen Kund:innen.
• Opportunitätskosten: Welche besser vergüteten Aufträge können währenddessen nicht angenommen werden?
• Kapazitätskosten: Welche finanziellen Auswirkungen hat es, wenn durch diesen Auftrag andere Projekte abgelehnt werden müssen?

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Bonitätsprüfung: Wann sie sich vor dem Angebot lohnt

Eine Angebotskalkulation beantwortet nicht nur „Was kostet mich der Auftrag?“, sondern auch „Wie hoch ist mein Risiko?“. Gerade bei neuen Kund:innen, größeren Auftragsvolumina oder längeren Zahlungszielen kann es sinnvoll sein, die Bonität des Kunden vor Abgabe des Angebots zumindest grob zu prüfen. Denn selbst eine sauber kalkulierte Marge hilft wenig, wenn Rechnungen verspätet oder gar nicht beglichen werden.

Bei Unternehmen können öffentlich zugängliche Informationen aus dem Bundesanzeiger bzw. dem Unternehmensregister erste Hinweise liefern, etwa zu veröffentlichten Jahresabschlüssen, Rechtsform oder wirtschaftlicher Entwicklung.

In der Praxis spielt die Bonität vor allem dann eine Rolle, wenn der Auftrag einen hohen Materialeinsatz erfordert oder über einen längeren Zeitraum läuft. In solchen Fällen kann es passieren, dass erhebliche Vorleistungen getroffen werden müssen – etwa für Material oder externe Dienstleistungen. Ist die Zahlungsfähigkeit des Kunden unsicher, sollte dieses Risiko bereits in der Angebotskalkulation berücksichtigt werden, etwa durch Abschlagszahlungen, kürzere Zahlungsziele oder (je nach Branche) durch Vorkasse bei materialintensiven Leistungen.

💡 Tipp: Auch qualitative Hinweise aus dem Angebotsprozess können ein Signal sein. Drängt ein Kunde auf einen sehr schnellen Projektstart, fordert aber gleichzeitig lange Zahlungsziele oder weitgehende Preisnachlässe, lohnt es sich, genauer hinzusehen. 

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Angebotskalkulation richtig durchführen

Die Angebotskalkulation ist ein internes Steuerungs- und Planungsinstrument, das Kund:innen in dieser Form nicht zu Gesicht bekommt. Hier kannst du alle Kostenpositionen detailliert erfassen und sauber kalkulieren. In der späteren Auftrags- bzw. Angebotsdarstellung werden diese Posten in der Regel zu übergeordneten Kategorien wie Material-, Lohn- oder Fremdkosten zusammengefasst.

Kosten und Verfügbarkeiten realistisch erfassen

Die Kosten für Material und Fremdleistungen ermittelst du anhand konkreter Angebote deiner Lieferanten oder potenziellen Subunternehmer:innen. In diesem Schritt solltest du auch direkt klären, ob Materialien und externe Leistungen zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar sind.
Erst wenn Lieferfähigkeit und Zuarbeiten bestätigt sind, solltest du deinem Kunden verbindliche Start- und Endtermine zusagen.

Zeitaufwand und Wirtschaftlichkeit planen

Ein zentraler Bestandteil der Angebotskalkulation ist die realistische Planung des Zeitaufwands. Lege fest, wie viele Stunden du maximal in das Projekt investieren kannst, ohne dass die Wirtschaftlichkeit leidet. Denn klar ist: Arbeitest du deutlich mehr, als bezahlt wird, sinkt deine Gewinnmarge – im ungünstigsten Fall arbeitest du unter Kostendeckung.

Zusatzkosten nicht vergessen

In die Angebotskalkulation gehören außerdem alle Kosten, die du gegebenenfalls separat in Rechnung stellen kannst, etwa:

• Anfahrt und Reisekosten
• Verpackungen
• Versand- oder Frachtgebühren

Wie detailliert diese Posten ausgewiesen werden, hängt von Branche, Marktstandards und Kundenstruktur ab.

💡 Tipp: Berücksichtige deinen geplanten Gewinnzuschlag bereits in der Angebotskalkulation, zum Beispiel direkt im Stunden- oder Tagessatz. Das erleichtert die Übertragung ins finale Angebot und verhindert, dass der Gewinn erst „am Ende“ dazugerechnet wird.

Rabatt und Skonto korrekt berücksichtigen

Nicht vergessen werden sollten Rabatte und Skonto, deren Berechnung häufig fehlerhaft erfolgt. Wichtig ist dabei: Sie werden nicht auf den kostendeckenden Mindestpreis aufgeschlagen („auf Hundert“), sondern vom Zielverkaufspreis abgezogen („im Hundert“).

• Skonto 3 Prozent: 100 × 3 / 97
• Rabatt 5 Prozent: 100 × 5 / 95

Beispiel: 

Hat ein Auftrag einen Zielverkaufspreis von 1.000 Euro, ergeben 3 Prozent Skonto „auf Hundert“ lediglich 1.030,00 Euro. Korrekt nach der Im-Hundert-Methode kalkuliert sind es hingegen 1.030,92 Euro. Der Unterschied wirkt gering, kann sich bei größeren Aufträgen oder über viele Projekte hinweg jedoch spürbar auf den Gewinn auswirken.

Wie sieht das Schema einer Angebotskalkulation aus? 

Eine einfache Angebotskalkulation folgt einem festen Schema, bei dem alle Kosten schrittweise zusammengeführt werden:

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Beispiel für eine Angebotskalkulation

Folgendes Beispiel zeigt dir, wie eine Angebotskalkulation für ein bestimmtes Produkt aufgebaut sein könnte. Gemeinkosten werden mit Hilfe prozentualer Zuschläge (Höhe variiert nach Umfang und Unternehmen) berechnet. 

(*) berechnet nach der Im-Hundert-Methode

In der Praxis treten häufig Abweichungen auf, etwa durch zusätzliche Arbeitsstunden oder Preisänderungen. Um solche Risiken abzufedern, empfiehlt es sich, bereits in der Angebotskalkulation einen Puffer einzuplanen. Üblich sind Reserven von etwa 5–10 Prozent, die in die Gesamtkalkulation einfließen.

💡 Tipp: Eine einfache Angebotskalkulation kannst du bequem in Excel selbst machen. Spezielle kostenpflichtige Software eignet sich eher für die Kalkulation komplexer Angebote, zum Beispiel am Bau, im Handwerk oder bei großen Projekten. 

Nachkalkulation: Prüfe nachträglich den Erfolg eines Auftrags

War die Angebots- bzw. Auftragskalkulation erfolgreich und hast du den Auftrag erhalten, solltest du dich nach Abschluss nicht sofort dem nächsten Projekt widmen. Stattdessen lohnt es sich, den erledigten Auftrag systematisch nachzukalkulieren.

Gerade bei größeren Projekten sollte die Nachkalkulation fester Bestandteil deines Arbeitsprozesses sein. Zusätzlich ist es sinnvoll, eine klare Wertgrenze festzulegen (z.B. 500 oder 1.000 Euro Auftragsvolumen), ab der du grundsätzlich eine Nachkalkulation durchführst.

Die Auftragsnachkalkulation bedeutet, dass du die geplanten Werte (Soll) den tatsächlich angefallenen Kosten (Ist) gegenüberstellst. Dabei kannst du auf dasselbe Schema zurückgreifen, das du bereits bei der Angebotskalkulation verwendet hast. Auf diese Weise werden Abweichungen besonders schnell sichtbar.

So erkennst du nicht nur, ob ein Auftrag wirtschaftlich war, sondern auch warum es zu Abweichungen gekommen ist – etwa durch verspätete Materiallieferungen, zu knapp kalkulierte Zeitbudgets oder zu hohe Rabatte.

Ziel der Nachkalkulation ist es, herauszufinden, ob du mit dem Auftrag die gewünschten Einnahmen erzielt hast und welche Stellschrauben künftig angepasst werden sollten. Das kann zum Beispiel bedeuten, andere Lieferanten zu wählen, mehr Zeit für bestimmte Projekttypen einzuplanen oder den Fokus weniger auf Preisnachlässe und stärker auf Qualität und eigene Stärken zu legen. 

Auch positive Abweichungen können interessant sein: Konntest du zum Beispiel den Auftrag schneller erledigen als gedacht, kannst du in Zukunft mehr Aufträge annehmen und deinen Gewinn steigern. 

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Fazit: Angebotskalkulation schafft wirtschaftliche Sicherheit

Eine saubere Angebotskalkulation ist für Selbstständige weit mehr als eine reine Rechenaufgabe. Sie hilft dabei, Aufträge realistisch zu bewerten, Risiken frühzeitig zu erkennen und Preise so zu gestalten, dass alle Kosten gedeckt sind und ein Gewinn erzielt wird. Wer nicht nur kalkuliert, sondern seine Angebote regelmäßig nachkalkuliert und daraus lernt, verbessert langfristig seine Preisstrategie und arbeitet wirtschaftlich stabiler. Kurz gesagt: Eine durchdachte Angebotskalkulation ist die Grundlage für nachhaltigen Erfolg und unternehmerische Planungssicherheit.

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FAQ – Häufige Fragen zur Angebotskalkulation

Was ist eine Angebotskalkulation und wozu dient sie?
Die Angebotskalkulation dient dazu, vor der Auftragsannahme einen wirtschaftlich sinnvollen Angebotspreis zu ermitteln. Sie stellt sicher, dass alle Kosten berücksichtigt werden und ein Gewinn erzielt wird.

Was ist der Unterschied zwischen Angebotskalkulation und Auftragskalkulation?
Die Angebotskalkulation erfolgt vor Abgabe des Angebots. Die Auftragskalkulation passt die Kalkulation nach Verhandlungen oder Leistungsänderungen an. Die Nachkalkulation prüft anschließend den tatsächlichen Auftragserfolg.

Wie funktioniert das Schema der Angebotskalkulation?
Das Schema der Angebotskalkulation führt schrittweise von den Einzel- und Gemeinkosten über Selbstkosten und Gewinn zum finalen Angebotspreis. Es sorgt für Transparenz und Vergleichbarkeit.

Kann man eine Angebotskalkulation mit Excel erstellen?
Ja, eine Angebotskalkulation in Excel ist für viele Selbstständige völlig ausreichend. Spezielle Angebotskalkulation-Software lohnt sich vor allem bei komplexen Projekten oder vielen Kostenpositionen.

Warum ist die Nachkalkulation von Aufträgen wichtig?
Die Auftragsnachkalkulation zeigt, ob ein Auftrag tatsächlich profitabel war. Sie hilft dabei, Kalkulationsfehler zu erkennen und zukünftige Angebotspreise realistischer zu kalkulieren.

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Autor - Robert Jödicke

Robert Jödicke ist ein erfahrener Steuerexperte und Autor bei Accountable, spezialisiert auf Steuertipps und Steuerersparnisse für Selbstständige.

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