E-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt mit Accountable

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Ob für deine Dienstleistungen, dein Coaching oder dein Kreativprojekt – Rechnungen schreiben gehört für Selbstständige und Freelancer:innen zum Alltag. Doch seit 2025 wird’s ernst: Nun gilt in Deutschland für Unternehmen im B2B-Bereich die Pflicht, strukturierte elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Doch es lohnt sich, wenn du dich schon jetzt auch mit der Erstellung von E-Rechnungen vertraut machst.

Klingt kompliziert? Keine Sorge. In diesem Artikel zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du mit Accountable deine E-Rechnungen selbst erstellen kannst – und das sogar kostenlos! Falls du lieber zuschaust statt liest, findest du hier auch eine praktische Video-Anleitung. Dafür musst du einfach weiter nach unten scrollen!

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Vielleicht hast du dich schon gefragt, was genau eine E-Rechnung eigentlich von einer normalen PDF-Rechnung unterscheidet. Die Antwort: Eine echte E-Rechnung ist mehr als nur ein digitales Dokument – sie ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, der von Buchhaltungsprogrammen direkt eingelesen und verarbeitet werden kann.

Statt einer bloßen Bild- oder Textdatei (wie bei einem einfachen PDF) enthält eine E-Rechnung wichtige Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Umsatzsteuer im XML-Format. Dadurch kann deine Buchhaltungssoftware diese Daten automatisch auslesen, ohne dass du sie manuell abtippen musst.

💡 Gut zu wissen: Seit 2025 bist du als Selbstständige:r oder Unternehmer:in verpflichtet, im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Für die Erstellung existieren Übergangsregelungen: Bis einschließlich 2026 sind weiterhin auch Papierrechnungen und PDF-Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers) erlaubt. Erst ab 2027 wird das Erstellen von E-Rechnungen für alle Unternehmen zur Pflicht. E-Rechnungen an Privatpersonen sind im Moment nicht vorgesehen.

➡️ Hier erfährst du alles, was du über Rechnungen im Allgemeinen wissen musst.

➡️ Welche Voraussetzungen und Anforderungen musst du bei der Einführung von E-Rechnungen erfüllen?

➡️ E-Rechnungen für spezielle Branchen und Berufsgruppen: Anforderungen und Ausnahmen

Wie erstellt man eine E-Rechnung mit Accountable?

Eine E-Rechnung klingt im ersten Moment vielleicht kompliziert, ist mit der richtigen Software aber kinderleicht erstellt. Mit Accountable brauchst du dafür nur ein paar Klicks – und schon ist deine E-Rechnung inklusive strukturierter XML-Daten bereit zum Versand. Wir zeigen dir Schritt für Schritt, wie es funktioniert:

1. In Accountable einloggen

Öffne Accountable im Browser oder in der App und melde dich mit deinem Account an. Nach dem Login landest du direkt auf deiner Übersichtsseite, wo du deine Einnahmen, Ausgaben und offenen Rechnungen siehst.

2. Einnahmen aufrufen und neue Rechnung erstellen

Klicke im Menü auf „Einnahmen“. Dort findest du alle Rechnungen, die du bisher erstellt hast.
Um eine neue E-Rechnung zu schreiben, klickst du einfach auf „+ Neue Rechnung erstellen“.

3. Kundendaten einfügen

Wähle einen deiner gespeicherten Kund:innen aus oder trage neue Daten ein.
Accountable übernimmt automatisch deine eigenen Angaben (Name, Adresse, Steuernummer), sodass du weniger tippen musst.

4. Leistung oder Produkt hinzufügen

Jetzt fügst du deine Dienstleistung oder Ware hinzu, wählst den Umsatzsteuersatz aus und gibst den Nettobetrag an. Das Tool berechnet automatisch die Mehrwertsteuer und zeigt dir den Endbetrag an.

5. Layout und Farben anpassen (optional)

Wenn du möchtest, kannst du noch dein Logo hochladen, ein Layout auswählen oder deine Unternehmensfarben hinterlegen. So sieht deine Rechnung gleich professionell aus.

6. E-Rechnung generieren und verschicken

Jetzt entscheidest du, in welchem Format du deine E-Rechnung ausgeben möchtest:

• Als ZUGFeRD: Eine PDF mit eingebettetem XML, die dein Kunde direkt lesen kann.
• Als XRechnung: Eine reine XML-Datei, z. B. für Behörden.

Accountable erstellt die Datei automatisch und hängt den entsprechenden Anhang direkt an die E-Mail an. Du musst nur noch die E-Mail-Adresse deines Kunden eingeben, ggf. einen kurzen Begleittext schreiben – fertig!

💡 Tipp: Dein:e Kund:in erhält die Rechnung nicht nur als PDF, sondern gleichzeitig als E-Rechnung im vorgeschriebenen strukturierten Format (ZUGFeRD oder XRechnung). So bist du rechtlich auf der sicheren Seite, und dein Kunde kann die Datei direkt in seine Buchhaltung importieren.

Was, wenn dir ein Fehler auffällt?

Kein Grund zur Panik: Sollte dir nach dem Versenden noch ein Zahlendreher oder eine falsche Leistungsbeschreibung auffallen, kannst du in Accountable einfach eine Stornorechnung erstellen und im Anschluss sofort eine neue, korrekte E-Rechnung verschicken. So bleibst du rechtlich auf der sicheren Seite und alles ist ordentlich dokumentiert.

➡️ Hier erklären wir dir, was du bei der Prüfung von E-Rechnungen beachten musst, und geben Tipps für Validatoren.

Video-Anleitung: So erstellst du deine E-Rechnung in unter 2 Minuten

Du möchtest dir den Prozess lieber einmal live anschauen, statt ihn nur zu lesen? Kein Problem!
In unserem kurzen Video zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du mit Accountable in weniger als zwei Minuten eine professionelle E-Rechnung erstellst und direkt per E-Mail an deine Kund:innen verschickst.

Dabei siehst du genau:

• wie du deine Kundendaten auswählst,
• deine Leistungen einträgst,
• und die Rechnung als ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei erstellst.

💡 Tipp: Das Video eignet sich auch super, wenn du es einmal parallel mit deiner eigenen Accountable-Oberfläche durchspielst. So hast du deine erste E-Rechnung in Rekordzeit fertig.

ZUGFeRD oder XRechnung? So findest du das richtige Format

Wenn du eine E-Rechnung erstellen willst, stellt sich schnell die Frage: „Welches Format ist das richtige – ZUGFeRD oder XRechnung?“ Die Antwort hängt davon ab, wer dein:e Rechnungsempfänger:in ist und welche Anforderungen dort gelten.

Für die meisten geschäftlichen Kund:innen im B2B-Bereich ist ZUGFeRD die passende Wahl. Dieses hybride Format kombiniert eine klassische PDF-Rechnung mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Das bedeutet: Deine Kund:innen können die Datei ganz normal öffnen und ausdrucken, während ihre Buchhaltungssoftware die strukturierten Daten automatisch auslesen kann. Du brauchst dir also keine Sorgen zu machen, ob spezielle Software vorhanden ist – das PDF funktioniert überall.

Ganz anders bei öffentlichen Auftraggeber:innen: Hier ist seit 2020 die XRechnung Pflicht. Dabei handelt es sich um ein reines XML-Format, das speziell für den elektronischen Rechnungsaustausch mit Behörden entwickelt wurde. Eine visuelle Darstellung, wie du sie von PDF-Rechnungen kennst, gibt es hier nicht – dafür ist die XRechnung zu 100 % maschinenlesbar und entspricht den strengen Vorgaben der Verwaltung.

Wie archiviere ich meine E-Rechnung richtig?

Wenn du eine E-Rechnung verschickst, ist damit noch längst nicht alles erledigt – denn du musst sie auch ordnungsgemäß archivieren. Das Finanzamt verlangt, dass du deine Rechnungen vollständig, unveränderbar und jederzeit lesbar speichern kannst. Besonders bei einer Betriebsprüfung kommt es darauf an, dass alle Belege schnell auffindbar und formal korrekt archiviert sind.

In Deutschland gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren – das betrifft nicht nur Papierbelege, sondern eben auch digitale Rechnungen. Entscheidend ist dabei, dass du die Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung und Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form) erfüllst. Diese schreiben vor, dass E-Rechnungen:

• nicht nachträglich verändert werden dürfen,
• vollständig und lesbar abrufbar bleiben,
• und bei Bedarf auch maschinell ausgewertet werden können – was besonders bei strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD wichtig ist.

Die gute Nachricht: Mit einer modernen Buchhaltungssoftware musst du dich um diese technischen Anforderungen kaum selbst kümmern. Tools wie Accountable speichern deine E-Rechnungen automatisch GoBD-konform ab, sorgen für eine revisionssichere Ablage und stellen sicher, dass du auch in mehreren Jahren noch problemlos auf alle Belege zugreifen kannst – ganz ohne Papierordner oder langes Suchen.

Fazit: E-Rechnung erstellen war noch nie so einfach

E-Rechnungen sind keine Zukunftsmusik mehr, sondern schon heute Pflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Gleichzeitig bringen sie dir als Selbstständige:r oder Freelancer:in jede Menge Vorteile: weniger Fehler, schnellere Zahlungen, weniger manueller Aufwand und eine Buchhaltung, die bei einer Betriebsprüfung jederzeit standhält.

Mit Accountable kannst du deine E-Rechnungen in wenigen Klicks erstellen, egal ob als ZUGFeRD- oder XRechnung, sie direkt an deine Kund:innen verschicken und revisionssicher archivieren. So sparst du Zeit und behältst trotzdem alle Anforderungen im Blick – und kannst dich wieder voll auf deine Projekte konzentrieren.

➡️ Steuerexperte Tino Keller beantwortet die wichtigsten Fragen rund um die E-Rechnung.

FAQ: Häufige Fragen rund ums Erstellen von E-Rechnungen

Muss ich ab sofort immer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt im B2B-Bereich zwar seit Januar 2025 – aber erstmal nur für Rechnungen über 250 €. Für Kleinbetragsrechnungen oder Privatkunden (B2C) besteht keine Pflicht. Trotzdem lohnt es sich, jetzt schon E-Rechnungen zu erstellen – so vermeidest du Fehler und machst deine Buchhaltung fit für die Zukunft.

Wie erstelle ich eine E-Rechnung – und geht das auch kostenlos?

Mit Accountable kannst du E-Rechnungen kostenlos erstellen und versenden – direkt im Basis-Tarif. Du gibst einfach deine Firmendaten und Kundendaten ein, wählst das gewünschte Format (PDF, ZUGFeRD oder XRechnung) – und kannst sofort loslegen. So kannst du eine E-Rechnung selbst erstellen, ohne technisches Vorwissen oder Zusatzsoftware.

Welche Software brauche ich, um E-Rechnungen zu erstellen?

Am einfachsten geht’s mit einer E-Rechnung-Software wie Accountable. Die Anwendung erstellt Rechnungen im gesetzeskonformen Format, prüft Pflichtangaben automatisch und übernimmt die GoBD-konforme Archivierung für dich. Ideal, wenn du Zeit sparen und rechtlich auf der sicheren Seite sein willst.

Kann ich bestehende Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln?

Ja. In Accountable kannst du auch bestehende Rechnungen nachträglich als ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei exportieren. So hast du auch ältere Vorgänge direkt im richtigen Format parat – z. B. für deine Unterlagen oder bei Anfragen vom Finanzamt.

Wie speichere ich meine E-Rechnungen korrekt ab?

Accountable übernimmt die digitale Archivierung automatisch: Deine E-Rechnungen werden GoBD-konform und revisionssicher gespeichert – und bleiben acht Jahre lang abrufbar. Du musst dich also nicht um Ordnerstrukturen oder Dateiformate kümmern.

Was mache ich, wenn mein:e Kund:in ein anderes Format haben möchte?

Mit Accountable kein Problem: Du kannst deine Rechnungen als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung exportieren – je nachdem, was dein:e Kund:in benötigt. So bist du maximal flexibel und erfüllst alle Anforderungen ohne Mehraufwand.

Wie schnell kann ich meine erste E-Rechnung schreiben?

Sehr schnell! Die meisten Nutzer:innen erstellen ihre erste E-Rechnung mit Accountable in unter 5 Minuten. Einfach registrieren, Daten eingeben, Rechnung schreiben – fertig.

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Autor - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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