Handelsregisterauszug beantragen: So gehst du vor

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Ein Handelsregisterauszug liefert wichtige Informationen über dein Unternehmen aus dem Handelsregistereintrag. Dazu zählen der Firmenname, die Rechtsform, Geschäftsführer und Gesellschafter oder der Unternehmenssitz. Du benötigst ihn typischerweise für Gewerbeanmeldungen, Vertragsabschlüsse oder um dir Informationen über Unternehmen zu verschaffen.

Erfahre hier, wie du einen amtlichen Handelsregisterauszuganfordern kannst, wann du einen beglaubigten Handelsregisterauszug brauchst und was das Ganze kostet.

Handelsregisterauszug: Was ist das eigentlich?

Der Handelsregisterauszug enthält ausgewählte Informationen über Unternehmen aus dem Handelsregister. Das Handelsregister dient als offizielles, elektronisches Verzeichnis für angemeldete Kaufleute, das öffentlich Einsicht in Informationen wie Jahresabschlüsse und Bilanzen von Unternehmen ermöglicht. 

Die Veröffentlichung von Handelsregistereinträgen erfolgt im elektronischen Unternehmensregister. Wie der Name andeutet, bietet der Handelsregisterauszug nur eine Zusammenfassung der relevanten Informationen, während das Handelsregister die offizielle, vollständige Datenbank verkörpert.

Wozu dient ein Handelsregisterauszug?

Ein Auszug aus dem Handelsregister wird aus verschiedenen Gründen benötigt, abhängig von der Person und dem Zweck. Die gängigsten Gründe sind:

• Gewerbeanmeldung: Abhängig von der Rechtsform benötigst du deinen Handelsregisterauszug für eine Gewerbeanmeldung, zum Beispiel wenn du eine Kapitalgesellschaft oder eine oHG gründen willst.
• Nachweis für Geschäftspartner:innen: Ob zur Anmeldung bei neuen Lieferanten oder vor anderweitigen Vertragsabschlüssen, kann ein Auszug aus dem Handelsregister von Geschäftspartner:innen, Kund:innen oder Unternehmen gefordert werden.
• Kreditanfragen: Bei Kreditanfragen kann ein schriftlicher Auszug erforderlich sein, um relevante Informationen über den Unternehmensstatus nachzuweisen.
• Investor:innen: Investor:innen können vor Investitionen wichtigen Informationen über die Unternehmensstruktur und die Rechtsform durch einen Registerauszug erhalten.

Unabhängig aus welchem Anlass, die Motive für einen Handelsregisterauszug sind oft ähnlich: Eine Partei möchte sich mehr Informationen über deine wirtschaftliche und rechtliche Unternehmenssituation, Unternehmensstruktur und geschäftliche Aktivitäten erhalten.

Was steht im Handelsregisterauszug?

Wenn du dich fragst, wie ein Handelsregisterauszug aussieht, dann lautet die Antwort: Es kommt darauf an. Abhängig vom Bundesland können sich die Inhalte aus dem Handelsregister unterscheiden. In der Regel enthält ein Handelsregisterauszug zum Beispiel folgende Informationen:

• Firma/Firmenname
• Sitz und Kontaktadresse der Firma
• Rechtsform
• Handelsregisternummer
• Zuständiges Registergericht
• Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder oder Gesellschafter
• Gründungsdatum
• Grund- und Stammkapital
• Gegenstand des Unternehmens (Unternehmenszweck und Hauptgeschäftstätigkeit)
• Bisherige Eintragung und letzte Eintragung
• Anzahl bisheriger Änderungen

Handelsregisterauszug online beantragen – so geht´s

Die Beantragung eines amtlichen, beglaubigten Handelsregisterauszugs erfolgt beim zuständigen Registergericht gegen Gebühr – entweder schriftlich oder persönlich vor Ort. Beachte, dass Bearbeitung und postalische Versand Zeit in Anspruch nimmt. 

Eine schnellere Option ist die Online-Beantragung einfacher, unbeglaubigter Auszüge aus dem Handelsregister über das Registerportal des Amtsgerichts. Hier kannst du zwischen aktuellen, historischen und chronologischen Handelsregisterauszügen wählen. Übrigens kann jeder einen Auszug anfordern, denn das Handelsregister ist öffentlich zugänglich.

Um einen Handelsregisterauszug online zu beantragen, gehst du wie folgt vor:

• Nutze entweder die jeweilige Handelsregister-Plattform der bundesweit zuständigen Registergerichte oder das offizielle deutsche Registerportal der Länder.
• Die Suche nach Unternehmen und zugehörigen Daten im Handelsregister ist kostenlos und erfordert keine Registrierung.
• Um einen Auszug aus dem Online-Handelsregister anzufordern, registriere dich zunächst.
• Für die Registrierung im Registerportal musst du deinen ausgefüllten Registrierungsantrag postalisch an die zuständige Stelle des Registerportals schicken.
• Nach Freischaltung kannst du im Portal nach Firmen suchen und einen aktuellen, chronologischen oder historischen Ausdruck anfordern.
• Pro Auszug fällt eine geringe Gebühr an.

Unterschied zwischen aktuellem und chronologischem Handelsregisterauszug

Handelsregisterauszüge lassen sich grundsätzlich in amtliche und nicht-amtliche Auszüge unterscheiden. Bei Online-Anfragen wählst du in der Regel zwischen einem nicht-amtlichen Auszug in aktueller, chronologischer und historischer Version.

Die am häufigsten angeforderten sind der aktuelle und der chronologische Auszug. Der aktuelle Auszug umfasst alle Eintragungen zum aktuellen Registrierstand ohne Einträge zu Änderungen. Der chronologische Auszug enthält alle Eintragungen ab der Umstellung auf das elektronische Handelsregister. Eine dritte, seltener angeforderte Variante ist der historische Abdruck mit allen Informationen vor der Umstellung auf das elektronische Handelsregister.

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Unterschied zwischen Handelsregisterauszug und Firmenbuchauszug

Wenn du der Suche nach dem Handelsregisterauszug häufiger auf die Bezeichnung „Firmenbuchauszug“ stößt, lass dich nicht verwirren. Der Firmenbuchauszug wird in Österreich verwendet und entspricht als Auszug aus dem Unternehmensregister dem Handelsregisterauszug in Deutschland.

Was kostet ein Handelsregisterauszug?

Für die Beantragung eines amtlichen oder nicht-amtlichen Handelsregisterauszugs fallen Gebühren an. Die Kosten variieren je nach Art des Auszugs (beglaubigt oder unbeglaubigt) und liegen zwischen 5 und 50 Euro. Die Gebührenhöhe hängt zudem vom Bundesland sowie von der Art der Zustellung ab. Bei der Online-Beantragung wählst du beispielsweise zwischen einer schriftlichen Version oder einem PDF. Beim amtlichen Auszug wählst du wiederum zwischen Post-Versand oder persönlicher Abholung.

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So kannst du deinen Handelsregisterauszug beglaubigen lassen

Einen beglaubigten Handelsregisterauszug kannst du direkt beim zuständigen Handelsregister des Bundeslandes schriftlich oder vor Ort anfordern. Die jeweiligen Gebühren des Bundeslandes erhältst du auf der entsprechenden Online-Plattform der Stadt oder des Landes oder per telefonischer Auskunft.

Wann brauchst du eine Legalisierung für deinen Handelsregisterauszug?

Möchtest du im Ausland Geschäfte tätigen, eine Tochtergesellschaft gründen oder rechtliche Angelegenheiten klären, brauchst du für deinen Handelsregisterauszug eine Apostille. Eine Apostille bzw. eine Legalisierung von Dokumenten oder Urkunden wird von dazu befugten öffentlichen Behörden gegen eine entsprechende Gebühr erstellt. Die Legalisierung bestätigt den Behörden im Zielland die Echtheit und Authentizität von Dokumenten oder Unterschriften und garantiert, dass dein Handelsregisterauszug anerkannt wird.

Lässt sich ein Handelsregisterauszug ändern?

Da es sich beim Handelsregisterauszug um ein offizielles Dokument handelt, kannst du die darauf abgebildeten Informationen nicht ohne weiteres ändern. Für den Fall, dass sich Informationen über dein Unternehmen ändern, bist du verpflichtet, diese Änderungen im Handelsregister zu aktualisieren und einen angepassten Auszug anzufordern.

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Autor - Tino Keller

Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.

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