Eine saubere Buchhaltung ist das A und O für dein Unternehmen. Doch leider schleichen sich manchmal Fehler in die Buchhaltung ein.
Die Folge: Chaos, verärgerte Kund:innen, Ärger mit dem Finanzamt und im schlimmsten Fall sogar rechtliche Konsequenzen. Mit unseren Tipps kannst du die häufigsten Fehler in der Buchhaltung vermeiden.
Irren ist menschlich. Fehler passieren überall – auch in der Buchhaltung. Fehler in der Buchhaltung sind wie Sand im Getriebe: Sie behindern den reibungslosen Geschäftsalltag und kosten Zeit und Nerven. Sobald ein Buchhaltungsfehler entdeckt wird, musst du ihn korrigieren. Das bedeutet, manuelle Nachbearbeitung verbunden mit hohem Zeitaufwand.
Fehler in der Buchhaltung lassen sich nicht immer vollständig vermeiden. Um die negativen Folgen zu minimieren, ist es daher umso wichtiger, Präventionsmaßnahmen zu ergreifen. Dazu gehören regelmäßige Kontrollen der Buchhaltung, der Einsatz von einer Buchhaltungssoftware, Schulung der Mitarbeiter:innen im Bereich Buchhaltung, die Beauftragung eines/einer Steuerberater:in für komplexe steuerliche Sachverhalte.
Der Fehler: Kennst du das Bild von der Schuhschachtel voller Belege? Ein beliebtes Klischee, das leider oft Realität für viele Gründer:innen ist. Sich durch einen Berg unsortierter Belege zu wühlen, ist nicht nur mühsam, sondern kostet dich oder deinem/r Steuerberater/in bzw. Buchhalter:in viel Zeit – und damit bares Geld. Mit der Schuhschachtel-Buchhaltung verlierst du auch einfach schnell den Überblick über deine Finanzen.
Die Lösung: Mit einer digitalen Buchhaltungssoftware wie Accountable bringst du deine Belege in Ordnung. Scanne deine Rechnungen und Quittungen ein oder fotografiere sie mit deinem Smartphone. Die Software sortiert die Belege automatisch und ordnet sie den richtigen Kategorien zu. So hast du jederzeit einen lückenlosen Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben.
Der Fehler: Alles auf ein Konto? Bloß nicht! Damit lässt du jedem:r Steuerberater:in die Haare zu Berge stehen. Getrennte Konten für deine privaten und geschäftlichen Finanzen sind ein absolutes Muss in der Buchhaltung. Sonst drohen Fehler und Chaos. Und: Falls es zu einer Betriebsprüfung kommt, hast du mit getrennten Konten alles Wichtige griffbereit und vermeidest unnötigen Stress.
Die Lösung: Private Finanzen und Geschäftsfinanzen gehören strikt getrennt. Richte ein separates Konto für dein Unternehmen ein. Mittlerweile gibt es zahlreiche Angebote, auch für Gründer:innen, günstig an ein Geschäftskonto zu kommen. Nutze dieses Konto ausschließlich für geschäftliche Einnahmen und Ausgaben.
➡️Warum du ein separates Geschäftskonto eröffnen solltest
Der Fehler: Schnell bezahlt werden und Geld verdienen – wer will das nicht? Um deine Kunden fristgerecht abrechnen zu können, gehört das Schreiben professioneller Rechnungen zu den wichtigsten Aufgaben in deiner Buchhaltung. Deine Rechnungen müssen alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten und korrekt erstellt sein. Sie dienen schließlich nicht nur als Nachweis über erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren, sondern sind auch für die korrekte Steuerabführung relevant. Ein Beispiel: Keine Umsatzsteuer auf der Rechnung? Dann ist auch der Vorsteuerabzug futsch.
Die Lösung: Stelle sicher, dass deine Rechnungen korrekt und rechtskonform sind. Manchmal reicht auch schon ein kleiner Zahlendreher, um große Probleme zu verursachen. Prüfe alle Pflichtangaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Nutze eine Rechnungsvorlage oder Buchhaltungssoftware, um die Erstellung deiner Rechnungen zu vereinfachen und Fehler in der Buchhaltung zu vermeiden.
💡Tipp: Mit Steuersoftware wie Accountable erstellst du automatisch korrekte Rechnungen die auch den Vorgaben für E-Rechnungen entsprechen. Erfahre mehr über Accountable.
Der Fehler: Doppelt hält besser? Nicht in der Buchhaltung. Duplizierte Rechnungen und Belege verzerren das Bild deiner Finanzsituation und im schlimmsten Fall geht das Finanzamt von bewusster Irreführung aus.
Die Lösung: Eine Digitale Buchhaltungssoftware erkennt Duplikate automatisch und weist dich darauf hin. Prüfe die Reihenfolge der Rechnungsnummern regelmäßig auf Korrektheit und stell sicher, dass deine Mitarbeiter:innen die Buchhaltungssoftware richtig verwenden.
Der Fehler: Thermopapier ist das Material, auf dem die meisten Kassenbons gedruckt werden. Das ist ein entscheidender Nachteil für deine Buchhaltung, denn Thermopapier ist lichtempfindlich und verblasst mit der Zeit. Die gedruckten Informationen werden unleserlich und das kann zu Fehlern in der Buchhaltung führen, denn im Falle einer Betriebsprüfung musst du dem Finanzamt deine Quittungen vorlegen können.
Die Lösung: Scanne deine Thermopapier-Belege immer ein. Mit der App von Accountable erledigst du dies on-the-go und in wenigen Sekunden. So hast du sie auch in digitaler Form gespeichert und kannst sie jederzeit wieder ausdrucken, wenn das Original verblasst ist. Bewahre deine Belege an einem dunklen, trockenen Ort auf. So verlangsamst du den Verblassungsprozess.
➡️ Eigenbelege: Ersatz für verlorene oder nicht ausgestellte Belege
Der Fehler: Rechnung gestellt, aber keine Zahlung in Sicht? „Irgendwann wird er/sie schon zahlen“ – diese Einstellung kann gerade für Gründer:innen schnell zum Verhängnis werden. Denn nicht alle Kund:innen sind so zuverlässig wie manch eine:r hofft. Gerade in der Gründungsphase ist jeder Euro wichtig. Zahlungsausfälle können deine Liquidität gefährden und im Worst Case sogar die Existenz deines Unternehmens bedrohen.
Die Lösung: Verlass dich nicht auf die Hoffnung, dass deine Kund:innen irgendwann zahlen werden. Mit einer Buchhaltungssoftware behältst du deine Zahlungseingänge stets im Blick und kannst überfällige Rechnungen mit wenigen Klicks mahnen. Die Software erinnert dich automatisch an Zahlungstermine und erstellt professionelle Mahnschreiben. Bei besonders hartnäckigen säumigen Zahlern kann es allerdings sinnvoll sein, ein Inkassobüro einzuschalten.
➡️ Buchhaltung für Selbstständige: Hilfreiche Tipps für weniger Stress
Du haftest als Unternehmer:in im Zweifelsfall immer selbst für Fehler in der Buchhaltung. Wenn du Angestellte hast, haften diese in den meisten Fällen nicht. Anders verhält es sich allerdings bei vorsätzlichem Handeln oder grober Fahrlässigkeit. Vorsatz liegt vor, wenn ein:e Mitarbeiter:in absichtlich einen Fehler begeht, um beispielsweise den Arbeitgeber zu schädigen.
Grobe Fahrlässigkeit hingegen zeichnet sich durch ein besonders leichtfertiges und unachtsames Verhalten aus. In beiden Fällen könnte der/die Mitarbeiter:in für den entstandenen Schaden haftbar gemacht werden.
20 Kapitel knallhart recherchiert und vom Steuerprofi geprüft
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Autor - Robert Jödicke
Robert Jödicke ist ein erfahrener Steuerexperte und Autor bei Accountable, spezialisiert auf Steuertipps und Steuerersparnisse für Selbstständige.
Wer ist Robert ?Danke für dein Feedback!
Hilfreich
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Ardalan Zamanimehr
Die App ist super! Intuitiv und perfekt für Selbstständige. Leider ist meine Position noch zu exotisch für Accountable um genau diese Leichtigkeit auch in Anspruch zu nehmen. Es gibt noch keine einfache Lösung für Selbstständige mit zwei Steuernummern da zwei Berufe. Sollte sich das mal ändern, Wechsel ich von meinem Steuerberater wieder zu Accountable!
Viktor Rosin
Sehr freundlich und gezielte , verständliche Angaben und Erklärungen
Pascal Koopmann
Auf meine Anfrage habe ich sehr schnell eine sehr nette und kompetente Antwort bekommen. Die Mitarbeiterin hat mein als Verbesserungsvorschlag weitergegeben - und schon nach kurzer Zeit kam die Antwort, dass das entsprechende Feature eingearbeitet wurde. Tolle Arbeit!
Dr. Annika Krummacher
Sehr nette und kompetente Beratung - vielen Dank!
Annika Schirmer
Sehr gute App sehr einfach zu verstehen und leichte Bedienung
Johannes Sen
Schnelle Antwort mit Hilfestellung die das Problem sofort gelöst hat. Danke
Albert Friedrich Vontz
Meine Erfahrung mit Accountable ist wirklich klasse! Alles ist sehr übersichtlich und gut strukturiert und das Wichtigste: es funktioniert wie es soll! Es gibt online Webinare, einen KI Steuerberater der Zugriff auf die persönlichen Dokumente hat und die Steuer Coaches von welchen ich extrem begeistert bin. Sehr klare, ausführliche, vorausschauende und freundliche Antworten auf meine Fragen. Als selbsständiger Dienstleister fühle ich mich sehr gut aufgehoben und kann Accountable nur empfehlen.
Sven Schöffel
Ich finde es gut, dass ich als Kunde des Max Plans jetzt deutlich schnellere Antworten bekomme. Das war eine Zeit lang nicht zuverlässig so, umso positiver fällt mir die Verbesserung auf. Die Steuer Coaches sind stets bemüht zu helfen. Sie antworten freundlich, klar und lösungsorientiert. Ich bin damit wirklich sehr happy. Für mich war es außerdem die beste Entscheidung, meine Steuer selbst zu machen. Ich habe jetzt mehr Überblick über meine Zahlen und verstehe die Abläufe besser. Dadurch fühle ich mich deutlich sicherer, auch in der Kommunikation mit den Steuerbehörden. Ich kann Rückfragen schneller einordnen und gezielter reagieren. Das nimmt mir viel Stress und gibt mir das Gefühl, die Kontrolle zu haben. Der Live Call ist ein sinnvoller Zusatz. Du kannst offene Punkte direkt klären, ohne lange hin und her zu schreiben. Das spart Zeit und bringt schnell Klarheit. Fazit: Liebs 😊
Marco Richter
Top Team! Top Service!
Anonym
