Umsatzsteuerregeln für geschäftliche Einkäufe innerhalb oder außerhalb der EU

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Musst du Umsatzsteuer zahlen, wenn du für dein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen im Ausland kaufst? Und gibt es einen Unterschied, ob du etwas innerhalb oder außerhalb der EU kaufst? Wir erklären, welche Umsatzsteuervorschriften du bei deinem nächsten internationalen Einkauf beachten musst.

Umsatzsteuer auf geschäftliche Einkäufe innerhalb der EU

Wenn du Waren oder Dienstleistungen in einem anderen EU-Land kaufst, wird die Umsatzsteuer in der Regel nach dem Reverse Charge-Verfahren "verlagert". Doch was bedeutet das genau? Bei dieser Umkehrung der Steuerschuldnerschaft stellt der:die Verkäufer:in keine Umsatzsteuer in Rechnung.

Stattdessen musst du als Käufer:in die Umsatzsteuer in deiner eigenen Umsatzsteuervoranmeldung angeben, abziehen und abführen. In den meisten Fällen führt dies zu einem Nullsummenspiel, da die anfallende Umsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen werden kann.

➡️ Anleitung: So einfach machst du die Umsatzsteuervoranmeldung!

Ausnahmen für bestimmte Dienstleistungen

In bestimmten Fällen ist die Steuerschuldnerschaft nicht umgekehrt und du musst die im Land des Verkäufers oder Dienstleisters geltende Umsatzsteuer entrichten. Dies ist der Fall bei:

• Immobilien
• Eintritt zu Veranstaltungen in den Bereichen Kultur, Kunst, Sport, Wissenschaft, Unterhaltung oder Bildung
• Kurzfristiger Fahrzeugvermietung
• Personenbeförderung
• Lebensmitteldienstleistungen (z. B. Restaurants oder Catering)

➡️ An dieser Stelle erklären wir, wie du als Selbstständige:r die Mehrwertsteuer absetzen kannst.

Umsatzsteuer auf geschäftliche Einkäufe außerhalb der EU

Wenn du Dienstleistungen von einem Unternehmen oder Selbstständigen außerhalb der EU kaufst, gilt in der Regel ebenfalls der Reverse-Charge-Mechanismus und damit die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft. Das bedeutet, dass du die in deinem Heimatland geltende Umsatzsteuer zahlst (im Prinzip ist das so, als ob du die Dienstleistung selbst erbracht hättest) und diese in deiner Umsatzsteuervoranmeldung angibst.

Umsatzsteuer auf importierte Waren

Wenn du Waren von einem Lieferanten außerhalb der EU kaufst, zahlst du normalerweise die Umsatzsteuer, die in dem Land gilt, in dem die Waren in die EU gelangen. Diese zahlst du an die Steuerbehörden des betreffenden Landes und gibst dort auch eine entsprechende Zollanmeldung ab. Die Einfuhrumsatzsteuer  wird auf der Grundlage des Zollwerts der Waren berechnet.

Auch in diesem Fall kannst du die gezahlte Umsatzsteuer später in deiner eigenen Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer geltend machen.

💡Hinweis von Accountable: Leistungen in Länder außerhalb der EU („Nicht-EU-Ausland“) müssen in der Umsatzsteuervoranmeldung gesondert aufgeführt werden. Eine „Zusammenfassende Meldung“ an das Bundesamt für Steuern, wie bei Geschäften innerhalb der EU, gibt es in diesem Fall nicht.

➡️So bezahlst du die Umsatzsteuer ans Finanzamt.

Wie funktioniert das Reverse-Charge-Verfahren?

Wenn ein ausländischer Lieferant das Reverse-Charge-Verfahren anwendet, weist er:sie dies auf der Rechnung aus und berechnet die Umsatzsteuer mit 0 %. Es liegt dann an dir als Käufer:in, die Umsatzsteuer in deiner Umsatzsteuervoranmeldung zu berechnen und anzugeben. Diesen Betrag kannst du dann als Vorsteuer abziehen.

Als Verkäufer gilt für dich: Deine Lieferungen in Nicht-EU-Länder (Drittland) sind in der Regel umsatzsteuerfrei. Dies gilt sowohl für Warenlieferungen als auch für bestimmte Dienstleistungen. Du musst jedoch die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Du musst einen Ausfuhrnachweis erbringen, der belegt, dass die Ware tatsächlich in ein Drittland gelangt ist. Dies kann durch Zollunterlagen oder andere geeignete Nachweise erfolgen.
• Die Zollformalitäten müssen ordnungsgemäß erledigt sein. Du benötigst eine Ausfuhranmeldung und die Waren müssen vom Zoll freigegeben werden.

💡Tipp von Accountable: Du solltest dich immer über die Zolltarife und Einfuhrbestimmungen des Ziellandes informieren. Zum einen variieren die Tarife je nach Land und Produkt, zum anderen gibt es mit vielen Ländern Freihandelsabkommen, die Zollvergünstigungen oder -befreiungen ermöglichen.

Die Umsatzsteuerregelungen für Dienstleistungen sind komplexer und hängen von der Art der Dienstleistung ab. Für Dienstleistungen an Unternehmen im Drittland gilt grundsätzlich das Prinzip, dass der Leistungsort dort ist, wo der Leistungsempfänger ansässig ist.

Diese Dienstleistungen sind daher umsatzsteuerfrei. Allerdings gibt es die weiter oben erwähnten Ausnahmen (Immobilien, kurzfristige Fahrzeugvermietung, Lebensmitteldienstleistungen etc.).

Wenn du das Reverse-Charge-Verfahren anwendest, muss deine Rechnung bestimmte Hinweise zur Steuerfreiheit beinhalten:

• Steuerfreie Ausfuhrlieferung gemäß § 4 Nr. 1a UStG in Verbindung mit § 6 UStG.
• Im Falle von Dienstleistungen: Steuerfreie Dienstleistung gemäß § 3a Abs. 2 UStG.

➡️ Hier findest du weitere Informationen zum Reverse-Charge-Verfahren bei Lieferungen und Leistungen in Drittländer, zum Beispiel nach Großbritannien, in die Schweiz oder die USA.

Umsatzsteuer innerhalb und außerhalb der EU: Tipps & Tricks

Die Umsatzsteuerregelungen innerhalb und außerhalb der EU sind komplex und erfordern besondere Aufmerksamkeit. Es gibt viele Feinheiten zu beachten, um sicherzustellen, dass du keine unnötigen Steuern zahlst und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllst. Hier sind einige wichtige Tipps und Tricks, die dir helfen können, typische Fallstricke zu vermeiden:

1. Informiere dich immer über die Umsatzsteuerregelungen vor Ort

Es gibt keine einheitliche Rechtsgrundlage für die Umsatzsteuer außerhalb der EU. Die steuerrechtlichen Voraussetzungen für die Ausstellung von Rechnungen an Unternehmen variieren von Land zu Land erheblich. Daher ist es wichtig, dass du dich bereits im Vorfeld ausführlich und gründlich darüber informierst, wie die Umsatzsteuer an deinem Zielort geregelt ist.

2. Gib immer deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an

Wenn du im Ausland einkaufst, musst du immer deine Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) angeben. So verhinderst du, dass dein Lieferant dir die ausländische Umsatzsteuer in Rechnung stellt.

3. Umsatzsteuerbefreiung und Kleinunternehmerregelung

Bist du aufgrund deines Berufs von der Umsatzsteuer befreit oder liegt dein Jahresumsatz im vergangenen Jahr unter 22.000 € und im laufenden Geschäftsjahr unter 50.000 € (Kleinunternehmerregelung)? Wenn ja, vergewissere dich, dass dein Lieferant dies weiß, denn in diesem Fall kann die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft nicht angewendet werden.

➡️ Hier erfährst du mehr zum Reverse-Charge-Verfahren für Kleinunternehmer.

4. Fehlerhafte Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer

Hast du versehentlich eine Rechnung erhalten, auf der ausländische Umsatzsteuer ausgewiesen ist? Leider kannst du dir diese Umsatzsteuer nicht über deine deutsche Umsatzsteuervoranmeldung zurückholen. In diesem Fall solltest du den Lieferanten bitten, dir eine korrigierte Rechnung ohne ausländische Umsatzsteuer auszustellen.

5. Lokale Vertretungen für ausländische Handelspartner

In einigen Ländern müssen sich deutsche Handelspartner vorab registrieren lassen. Ebenso ist es in vielen Staaten üblich, einen sogenannten „Fiskalvertreter“ hinzuzuziehen. Dieser übernimmt als lokaler Vertreter die steuerlichen Aufgaben und die Kommunikation mit der Finanzverwaltung für dich als deutsche:n Unternehmer:in.

Zu kompliziert? Accountable hilft!

Auf den ersten Blick einfache Fragen rund um die Umsatzsteuer innerhalb und außerhalb der EU können, gelinde gesagt, ziemlich komplexe Antworten nach sich ziehen. Möchtest du sicherstellen, dass du die geltenden internationalen Umsatzsteuervorschriften einhältst?

Mit der Steuersoftware von Accountable kannst du sicher sein, dass deine Rechnungen immer den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und in deiner Umsatzsteuervoranmeldung korrekt erfasst werden.

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Autor - Tino Keller

Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.

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