Mit der Digitalisierung von Dokumenten schaffst du Ordnung, reduzierst Kosten und machst deine Arbeitsabläufe effizienter. Doch was musst du beachten, wenn du deine Dokumente digitalisieren möchtest? Die Antworten erhältst du in diesem Artikel.
Dokumente zu digitalisieren spart nicht nur Platz, sondern bietet viele weitere Vorteile:
➡️ Auch die Buchhaltung kann digital effizienter gestaltet werden. Mit der Accountable App kannst du kostenlos deine Belege scannen und für deine Steuererklärung direkt digital erfassen – das spart Zeit und macht die Steuer leichter.
Für eine erfolgreiche Digitalisierung solltest du folgende Schritte beachten:
Bevor du mit dem Scannen beginnst, solltest du deine Unterlagen sortieren. Entferne Heftklammern und achte darauf, dass die Seiten unbeschädigt sind. Je besser vorbereitet deine Dokumente sind, desto reibungsloser läuft der Scanvorgang.
Nutze einen Scanner, am besten einen mit automatischem Dokumenteneinzug, damit du mehrere Unterlagen hintereinander digitalisieren kannst. Idealerweise speicherst du die Dokumente im PDF-Format, da diese Dateien platzsparend sind und von den meisten Softwarelösungen problemlos verarbeitet werden können.
💡 Hinweis: Große Mengen an Papier lassen sich auch an externe Dienstleister zum Scannen abgeben. Das spart Zeit und erlaubt es dir, dich auf deine eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.
Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) hilft dir, deine gescannten Dokumente durchsuchbar zu machen. Das bedeutet, dass Texte innerhalb der Dokumente erkannt werden, sodass du später gezielt nach Schlagwörtern suchen kannst, ohne jede Seite manuell durchblättern zu müssen.
💡 Viele moderne Scanner kommen mit einer integrierten OCR-Funktion. Alternativ gibt es Softwarelösungen, mit denen du gescannte Dokumente in durchsuchbare PDFs umwandeln. Der Prozess ist meist sehr einfach: Du scannst ein Dokument, öffnest es in der OCR-Software und lässt es analysieren.
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Ein gutes Dokumentenmanagementsystem erleichtert dir die Arbeit nach dem Digitalisieren. Es bietet unter anderem folgende Vorteile:
Der zweite Schritt nach der Digitalisierung ist die Archivierung. Es gibt verschiedene Optionen, die je nach deinen Bedürfnissen sinnvoll sind:
Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine ideale Lösung, wenn du eine zentrale Plattform für die Verwaltung deiner digitalisierten Dokumente suchst. Die Vorteile:
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Cloud-Lösungen
Ein Cloud-basiertes DMS ermöglicht dir den Zugriff von überall aus und bietet zusätzliche Funktionen für die Zusammenarbeit im Team. Durch eine Cloud-Lösung kannst du deine Dokumente problemlos mit anderen teilen oder gemeinsam bearbeiten.
💡 Tipp: Die Cloud bietet nicht nur Flexibilität, sondern sorgt auch dafür, dass deine Dokumente sicher gesichert sind – egal, was mit deinen Geräten passiert.
Lokale Speicheroptionen
Externe Festplatten oder USB-Sticks sind als Backup-Lösung für den privaten Gebrauch praktisch. Für professionelle Anforderungen sind diese Speichermethoden jedoch nur bedingt geeignet, da sie keine guten Möglichkeiten zur Zusammenarbeit bieten und beim Verlust des Mediums auch die Daten verloren sind.
In Deutschland gelten klare Vorschriften zur Archivierung von digitalen Dokumenten. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern) regeln, wie digitale Unterlagen geführt werden müssen, damit sie steuerlich anerkannt werden. Die wichtigsten Punkte:
💡 Hinweis: Viele Dokumentenmanagementsysteme bieten GoBD-konforme Lösungen an. Achte bei der Auswahl eines Systems darauf, dass es die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, um späteren Ärger zu vermeiden.
Natürlich gibt es auch einige Stolpersteine, wenn man seine Dokumente digitalisieren möchte. Hier ein paar häufige Herausforderungen und Lösungen:
Eine unzureichende Scanqualität kann dazu führen, dass wichtige Informationen verloren gehen oder unleserlich werden. Achte darauf, die Auflösung entsprechend hoch zu wählen (mindestens 300 dpi), um gut lesbare Ergebnisse zu erhalten.
Die Digitalisierung kann zeitintensiv sein, besonders bei großen Papiermengen. Plane hierfür ausreichend Zeit ein oder nutze die Dienste professioneller Anbieter, die den Digitalisierungsprozess für dich übernehmen.
Die Datensicherheit ist beim Digitalisieren von Unterlagen besonders wichtig, insbesondere wenn es um sensible oder personenbezogene Daten geht. Verschlüsselte Cloud-Speicher und klare Zugriffsrechte sorgen dafür, dass nur autorisierte Personen auf die Daten zugreifen können.
💡 Tipp: Um deine Dokumente nach dem Digitalisieren bestmöglich zu schützen, setze auf Passwörter und Zugriffsrechte und mache regelmäßige Backups.
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Autor - Robert Jödicke
Robert Jödicke ist ein erfahrener Steuerexperte und Autor bei Accountable, spezialisiert auf Steuertipps und Steuerersparnisse für Selbstständige.
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Sven Schöffel
Ich finde es gut, dass ich als Kunde des Max Plans jetzt deutlich schnellere Antworten bekomme. Das war eine Zeit lang nicht zuverlässig so, umso positiver fällt mir die Verbesserung auf. Die Steuer Coaches sind stets bemüht zu helfen. Sie antworten freundlich, klar und lösungsorientiert. Ich bin damit wirklich sehr happy. Für mich war es außerdem die beste Entscheidung, meine Steuer selbst zu machen. Ich habe jetzt mehr Überblick über meine Zahlen und verstehe die Abläufe besser. Dadurch fühle ich mich deutlich sicherer, auch in der Kommunikation mit den Steuerbehörden. Ich kann Rückfragen schneller einordnen und gezielter reagieren. Das nimmt mir viel Stress und gibt mir das Gefühl, die Kontrolle zu haben. Der Live Call ist ein sinnvoller Zusatz. Du kannst offene Punkte direkt klären, ohne lange hin und her zu schreiben. Das spart Zeit und bringt schnell Klarheit. Fazit: Liebs 😊
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