Als Anbieter:in von Seminaren weißt du, wie wichtig eine rechtssichere Abrechnung ist. Besonders bei der digitalen Abwicklung gewinnt die E-Rechnung an Bedeutung. Sie erleichtert die Abrechnung, sodass du Zeit sparst und das Risiko für Fehler reduzierst.
Wir zeigen dir, worauf du bei der E-Rechnung für Seminarbuchungen achten solltest und welche Tools dir bei der Rechnungserstellung helfen können.
Viele Seminaranbieter:innen setzen auf E-Rechnungen, um den Buchhaltungsprozess zu vereinfachen. Mittlerweile ist sie gesetzlich vorgeschrieben, wenn du mit öffentlichen Auftraggebern arbeitest oder internationale Kundschaft hast. Gerade bei wiederkehrenden Buchungen oder großen Teilnehmerzahlen erleichtert die E-Rechnung die Verwaltung, da sie schnell und rechtssicher erstellt und archiviert werden kann. Hier siehst du die Vorteile im Überblick:
Sobald du selbst als Anbieter:in eine E-Rechnung nach einer Seminarbuchung erstellen möchtest, solltest du unbedingt die gesetzlichen Voraussetzungen beachten. In unserem Ratgeberartikel erfährst du, wie du professionelle E-Rechnungen erstellst.
💡Tipp von Accountable: Ab dem 1. Januar 2025 wird die Definition einer E-Rechnung in Deutschland durch das Wachstumschancengesetz angepasst. Einfache PDF-Dateien reichen nicht mehr aus. Das Ziel dieser Änderung ist es, die Rechnungsdaten maschinell lesbar und vollständig digital verarbeitbar zu machen, um den Rechnungsversand effizienter und fehlerfreier zu gestalten.
➡️ Wir klären alle Fragen zum Thema E-Rechnung: Dein Leitfaden
Wenn du selbst Seminare anbietest oder Schulungen durchführst, kannst du mithilfe von Softwarelösungen ganz einfach E-Rechnungen erstellen. Wir stellen dir die besten Tools vor und beantworten häufige Fragen.
Ja, es gibt Tools, die Seminarbuchungen und E-Rechnungen kombinieren. Beispielsweise bietet dir Software Butlerapp die Möglichkeit, alle Schritte von der Buchung bis zur Abrechnung zentral zu steuern.
Wenn jemand eine Veranstaltung über die Plattform bucht, wird die Rechnung automatisch erstellt und kann direkt an die Kund:innen gesendet werden. Die Software unterstützt die Verwaltung von Teilnehmer:innen, Zahlungen und Rechnungen in einem System. Du kannst Buchungen verwalten, Rechnungen erstellen und verschicken sowie Zahlungen nachverfolgen.
Alternativ kannst du zwei Tools kombinieren – nutze zum Beispiel die Steuerlösung von Accountable für deine Buchhaltung und deine Steuererklärung, während du Seminarbuchungen über ein Buchungssystem wie Eventbrite verwaltest.
Mit den richtigen Tools kannst du E-Rechnungen für Seminare vollständig automatisiert generieren. Das geht beispielsweise mit Lexoffice. Sobald du eine Buchung erfasst hast, erstellt die Software die Rechnung GoBD-konform. Das spart Zeit, reduziert den Verwaltungsaufwand und sorgt für eine fehlerfreie Abrechnung.
So erstellst du automatisch eine E-Rechnung bei der Buchung eines Seminars:
💡 Die GoBD spielen eine zentrale Rolle bei der E-Rechnung. Sie regeln, wie elektronische Rechnungen aufbewahrt und archiviert werden müssen. Für dich als Selbstständige:r bedeutet das, dass du E-Rechnungen revisionssicher abspeichern und jederzeit zugänglich machen musst.
Für Seminaranbieter:innen sind spezialisierte E-Rechnungssoftware-Lösungen eine große Hilfe. Die Auswahl der besten Software hängt von deinen spezifischen Anforderungen ab. Automatisierung und Fehlervermeidung stehen bei allen Lösungen im Vordergrund, sodass du dich auf dein Geschäft konzentrieren kannst.
Programme wie Butlerapp bieten umfangreiche Funktionen zur Verwaltung von Seminarbuchungen, während andere sich auf die automatische Rechnungsstellung konzentrieren.
Accountable hingegen hält eine speziell für Selbstständige entwickelte Software bereit, die es dir erlaubt, E-Rechnungen schnell und einfach zu erstellen. Du kannst mit Accountable Rechnungen generieren und sicherstellen, dass alle Pflichtangaben korrekt sind und die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Darüber hinaus unterstützt dich Accountable bei der Steuererklärung: Betriebsausgaben wie Seminarkosten werden erfasst und in die Steuerdokumentation eingebunden.
Weitere empfehlenswerte Softwarelösungen sind sevDESK und Lexware Office. Mit diesen beiden umfangreichen Programmen kannst du unter anderem Rechnungen erstellen. Kombiniere eine solche Buchhaltungssoftware mit einer Verwaltungssoftware wie Eventbrite für Seminarbuchungen.
Für Selbstständige gehört die Teilnahme an Seminaren zur ständigen Weiterentwicklung. Auch wenn du selbst ein Seminar buchst, spielt die E-Rechnung eine wichtige Rolle – denn es fallen Seminarkosten an, die du in vielen Fällen als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen kannst.
Wenn du selbst ein Seminar buchst, solltest du sicherstellen, dass du eine Rechnung erhältst, die allen gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen entspricht. Fehlen auf der E-Rechnung wichtige Pflichtangaben, kann das Finanzamt die Anerkennung der Kosten verweigern. Deine Rechnung dient als offizieller Nachweis für das Finanzamt. Stelle sicher, dass du sie ordnungsgemäß aufbewahrst.
Wichtig ist auch, dass das Seminar in einem klaren Zusammenhang mit deiner beruflichen Tätigkeit steht. Die Teilnahme an einem branchenspezifischen Seminar, das deine Fachkenntnisse erweitert, wird in der Regel anerkannt.
20 Kapitel knallhart recherchiert und vom Steuerprofi geprüft
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Autor - Sophia Merzbach
Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.
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Hilfreich
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Ardalan Zamanimehr
Die App ist super! Intuitiv und perfekt für Selbstständige. Leider ist meine Position noch zu exotisch für Accountable um genau diese Leichtigkeit auch in Anspruch zu nehmen. Es gibt noch keine einfache Lösung für Selbstständige mit zwei Steuernummern da zwei Berufe. Sollte sich das mal ändern, Wechsel ich von meinem Steuerberater wieder zu Accountable!
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Meine Erfahrung mit Accountable ist wirklich klasse! Alles ist sehr übersichtlich und gut strukturiert und das Wichtigste: es funktioniert wie es soll! Es gibt online Webinare, einen KI Steuerberater der Zugriff auf die persönlichen Dokumente hat und die Steuer Coaches von welchen ich extrem begeistert bin. Sehr klare, ausführliche, vorausschauende und freundliche Antworten auf meine Fragen. Als selbsständiger Dienstleister fühle ich mich sehr gut aufgehoben und kann Accountable nur empfehlen.
Sven Schöffel
Ich finde es gut, dass ich als Kunde des Max Plans jetzt deutlich schnellere Antworten bekomme. Das war eine Zeit lang nicht zuverlässig so, umso positiver fällt mir die Verbesserung auf. Die Steuer Coaches sind stets bemüht zu helfen. Sie antworten freundlich, klar und lösungsorientiert. Ich bin damit wirklich sehr happy. Für mich war es außerdem die beste Entscheidung, meine Steuer selbst zu machen. Ich habe jetzt mehr Überblick über meine Zahlen und verstehe die Abläufe besser. Dadurch fühle ich mich deutlich sicherer, auch in der Kommunikation mit den Steuerbehörden. Ich kann Rückfragen schneller einordnen und gezielter reagieren. Das nimmt mir viel Stress und gibt mir das Gefühl, die Kontrolle zu haben. Der Live Call ist ein sinnvoller Zusatz. Du kannst offene Punkte direkt klären, ohne lange hin und her zu schreiben. Das spart Zeit und bringt schnell Klarheit. Fazit: Liebs 😊
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