E-Rechnung und die Wirtschafts-Identifikationsnummer: Was Selbstständige jetzt wissen müssen

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Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 und der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) ab November 2024 forciert Deutschland die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Doch wie hängen diese beiden Neuerungen zusammen? Wer benötigt die W-IdNr. und welche Rolle spielt sie für Selbstständige? Wir geben dir einen Überblick.

Was ist eine Wirtschafts-Identifikationsnummer?

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) ist eine bundesweit einheitliche Identifikationsnummer, die ab November 2024 schrittweise vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) an alle wirtschaftlich tätigen Personen und Unternehmen vergeben wird. Sie dient der eindeutigen Identifikation im nationalen Steuer- und Verwaltungsbereich und soll den Datenaustausch mit Finanzbehörden vereinfachen und transparenter gestalten.

Diese neue Nummer ergänzt bestehende Identifikationsnummern wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) und wird langfristig als zentrale Kennnummer im inländischen Geschäftsverkehr eingesetzt.

💡Steuer-Identifikationsnummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – was bedeutet das eigentlich? In unserem Blog erklären wir dir, welche Steuernummern es in Deutschland gibt.

Was hat die Einführung der W-IdNr. mit der E-Rechnung zu tun?

Die W-IdNr. und die E-Rechnungspflicht werden unabhängig voneinander eingeführt, verfolgen jedoch das gleiche Ziel: Die Vereinfachung und Effizienzsteigerung im Geschäftsverkehr. Ab 2025 müssen Unternehmen, die Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen, diese elektronisch und in einem maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD versenden.

Die E-Rechnungspflicht soll sicherstellen, dass Rechnungen schneller bearbeitet, automatisch archiviert und digital verwaltet werden können. Die Vorteile dieser digitalen Umstellung sind vielfältig. Sie ermöglicht nicht nur eine zügigere Verarbeitung von Rechnungen, sondern reduziert auch die Anzahl der Fehler, die häufig durch manuelle Eingaben entstehen. Durch den Wegfall von Papierformaten wird der gesamte Rechnungsprozess nicht nur umweltfreundlicher, sondern auch kosteneffizienter.

💡Die XRechnung ist der offizielle Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland. Sie ermöglicht eine maschinelle Verarbeitung der Rechnungen und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.

Brauche ich eine Wirtschafts-Identifikationsnummer für die E-Rechnung?

Die Angabe der W-IdNr. auf E-Rechnungen ist aktuell freiwillig und keine gesetzliche Pflicht. Sie kann jedoch im B2B-Bereich hilfreich sein, da sie die maschinelle Verarbeitung und eine eindeutige Zuordnung von Rechnungen erleichtert. Dies fördert eine effizientere Bearbeitung und Verwaltung. Langfristig könnte die Angabe der W-IdNr. im Rechnungswesen üblich werden, um den digitalen Geschäftsverkehr weiter zu vereinfachen.

💡2028 soll eine ausnahmslose E-Rechnungspflicht in Deutschland beginnen. Ab diesem Zeitpunkt wird es nicht mehr möglich sein, Papier- oder PDF-Rechnungen zu nutzen – sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich müssen dann E-Rechnungen ausgestellt werden.

Muss ich die Wirtschafts-Identifikationsnummer beantragen?

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) muss nicht beantragt werden. Sie wird ab November 2024 automatisch durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) an alle wirtschaftlich tätigen Personen und Unternehmen vergeben. Wer bereits eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) besitzt, erhält die W-IdNr. zuerst, ohne dass eine zusätzliche Aktion erforderlich ist. Weitere wirtschaftlich Tätige, z. B. Kleinunternehmer:innen, erhalten die W-IdNr. im Laufe des dritten Quartals 2025. Die Zuteilung ist kostenfrei und wird über das ELSTER-Portal einsehbar sein.

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Unterschied zwischen der USt-ID und der Wirtschafts-Identifikationsnummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Wirtschafts-Identifikationsnummer haben beide das Ziel, wirtschaftliche Aktivitäten zu identifizieren, unterscheiden sich jedoch in Funktion und Anwendungsbereich:

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Die USt-ID ist vor allem für den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der Europäischen Union relevant. Sie dient dazu, Unternehmen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen eindeutig zu identifizieren, um die Umsatzsteuerpflicht korrekt zu erfassen. Die USt-ID ist also primär im internationalen Kontext nützlich.
• W-IdNr.: Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) ist für den nationalen Einsatz vorgesehen und soll langfristig als zentrale Identifikationsnummer im deutschen Steuer- und Verwaltungsbereich dienen. Sie soll den Datenaustausch mit Finanzbehörden vereinfachen und eine transparente Identifikation wirtschaftlich tätiger Personen und Unternehmen ermöglichen.

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Nutze die Chancen der Digitalisierung: E-Rechnung und W-IdNr. für Selbstständige

Die Einführung der E-Rechnungspflicht und der Wirtschafts-Identifikationsnummer stellt einen bedeutenden Schritt in der Digitalisierung des deutschen Verwaltungswesens dar. Selbstständige und Kleinunternehmer:innen sollten sich frühzeitig mit diesen Neuerungen auseinandersetzen, um die Vorteile der digitalen Transformation optimal zu nutzen.

Die W-IdNr. und die E-Rechnung bieten nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch die Möglichkeit, administrative Prozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit mit den Finanzbehörden zu erleichtern. Indem du dich proaktiv mit diesen Änderungen befassen, kannst du sicherstellen, dass du gut auf die Zukunft vorbereitet bist.

Möchtest du dich selbstständig machen? In unserem Blog erhältst du hilfreiche Informationen, von der Findung der Geschäftsidee bis hin zur Steuererklärung für Selbstständige.

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Autor - Tino Keller

Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.

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