Was ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer?

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Seit November 2024 wird die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) Schritt für Schritt eingeführt. Sie ist das neue, zentrale Erkennungsmerkmal für alle, die wirtschaftlich tätig sind – und soll Steuer- und Verwaltungsprozesse einfacher und digitaler machen. Wir erklären, was es mit der Wirtschafts-Identifikationsnummer auf sich hat, wo sie zu finden ist und ob man die W-IdNr. gegebenenfalls beantragen muss. 

Warum die Wirtschafts-Identifikationsnummer wichtig ist

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer sorgt dafür, dass du in Steuer- und Verwaltungsverfahren eindeutig identifiziert werden kannst – ähnlich wie die Steuer-Identifikationsnummer für Privatpersonen. Sie bleibt dein ganzes „Wirtschaftsleben“ lang gültig, selbst wenn sich bei dir Stammdaten wie Adresse, Name oder Geschäftsleitung ändern.

Wer bekommt eine Wirtschafts-Identifikationsnummer?

Die W-IdNr. soll alle „wirtschaftlich tätige Personen“ eindeutig identifizieren und umfasst damit alle Anbieter von Waren oder Dienstleistungen. Dazu zählen nicht nur klassische Unternehmen und Gewerbetreibende, sondern auch Einzelpersonen, Freiberufler:innen und gemeinnützige Organisationen, die ohne Gewinnabsicht agieren. Selbst Organisationen aus der öffentlichen Verwaltung oder solche, die soziale, kulturelle oder sportliche Dienstleistungen anbieten, gelten als wirtschaftlich tätig – vorausgesetzt, sie erbringen ihre Leistungen gegen Entgelt.

➡️ Hier erklären wir, welche Rolle die Wirtschafts-Identifikationsnummer bei der Umstellung auf E-Rechnungen spielt.

Vorteile der Wirtschafts-Identifikationsnummer

Langfristig macht die W-IdNr. vieles einfacher: Behörden können mit weniger Bürokratie untereinander kommunizieren, und das „Once-Only-Prinzip“ wird umgesetzt. Das bedeutet, dass du bestimmte Angaben nur einmal machen musst – und die Behörden sie dann selbstständig weiter nutzen können.

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer basiert auf § 139c der Abgabenordnung (AO) und ergänzt die bereits bekannten Nummern im Steuerwesen. Die Steuernummer sowie die persönliche Steuer-Identifikationsnummer (IdNr.), die seit 2008 für natürliche Personen gilt, bleiben weiterhin bestehen. 

➡️ Das bedeuten die verschiedenen Steuernummern

➡️ Post vom Finanzamt – Das Schreiben zur Steuernummer

Aufbau der Wirtschafts-Identifikationsnummer

Die W-IdNr. besteht aus zwei Teilen:

1. Der Basisnummer: Die W-IdNr. startet immer mit „DE“, gefolgt von einer 9-stelligen Ziffernfolge (z. B. DE123456789).
2. Das Unterscheidungsmerkmal: Für jede deiner wirtschaftlichen Tätigkeiten wird eine zusätzliche Ziffernfolge vergeben, die mit „-00001“ beginnt und fortlaufend erweitert wird (z. B. DE123456789-00001).

💡 In der W-IdNr. sind keine persönlichen oder betrieblichen Daten hinterlegt – sie dient ausschließlich der Identifikation.

Ab wann wird die Wirtschafts-Identifikationsnummer vergeben?

Die W-IdNr. wird automatisch vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben. Du musst weder einen Antrag stellen noch dich irgendwo registrieren – alles passiert im Hintergrund. Bei der Einführung unterscheidet man drei Stufen:

• Stufe 1 (seit November 2024):
  Du bekommst eine W-IdNr., wenn du umsatzsteuerpflichtig bist oder Kleinunternehmer:in nach § 19 UStG.
• Stufe 2 (ab 3. Quartal 2025):
  Alle anderen wirtschaftlich Tätigen erhalten ihre W-IdNr. in dieser Phase.
• Stufe 3 (ab 2026):
  Hast du mehrere wirtschaftliche Tätigkeiten? Dann bekommst du für jede weitere Tätigkeit ein zusätzliches Unterscheidungsmerkmal (z. B. -00002 für die zweite Tätigkeit).

Beispiele für die Wirtschafts-Identifikationsnummer: 

Wie wird die Wirtschafts-Identifikationsnummer mitgeteilt?

Um an deine W-IdNr. zu kommen, musst du nichts weiter tun. Es gibt zwei Wege der Mitteilung: öffentlich und per ELSTER.

Öffentliche Mitteilung für USt-IdNr.-Inhaber

Hast du bereits eine USt-IdNr.? Dann ändert sich wenig für dich:

• Deine USt-IdNr. wird automatisch zu deiner W-IdNr.
• Eine individuelle Benachrichtigung bekommst du nicht, weil die Nummern identisch sind.

Ab dem 3. Dezember 2024 kannst du deine USt-IdNr. ganz einfach als W-IdNr. verwenden. Das wird in einer öffentlichen Bekanntmachung, zum Beispiel im Bundessteuerblatt, bestätigt. Diese Mitteilung findest du auch im Downloadbereich des BZSt.

Mitteilung über ELSTER

Wenn du keine USt-IdNr. hast oder gerade eine neue wirtschaftliche Tätigkeit aufnimmst, läuft alles über dein ELSTER-Benutzerkonto:

• Deine W-IdNr. wird dir dort direkt mitgeteilt, sobald du der Mitteilung über ELSTER zugestimmt hast.
• Hast du einen Empfangsbevollmächtigten, erhält diese Person deine W-IdNr. über ELSTER – auch wenn die Vollmacht nur für die Umsatzsteuer gilt.

💡 Stelle sicher, dass du ein ELSTER-Benutzerkonto hast und der Mitteilung über diesen Weg zustimmst. Nur so bekommst du deine W-IdNr. problemlos. Eine Weitergabe per E-Mail oder Telefon ist aus Datenschutzgründen nicht möglich.

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Häufige Fragen (FAQ) zur Wirtschafts-Identifikationsnummer

Muss man die Wirtschafts-Identifikationsnummer beantragen?

Nein, du musst die W-IdNr. nicht beantragen. Sie wird automatisch vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) auf Anforderung der zuständigen Finanzbehörde vergeben.

Wer bekommt die W-IdNr.?

1. Wirtschaftlich Tätige mit USt-IdNr.: Wenn du bis zum 30. September 2024 eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) hast, wird diese automatisch auch deine W-IdNr.
2. Wirtschaftlich Tätige ohne USt-IdNr.: Hast du keine USt-IdNr., bekommst du die W-IdNr. automatisch, wenn du ein Benutzerkonto auf der sicheren Kommunikationsplattform der Finanzbehörden hast (§ 87a Abs. 6 AO).
3. Weitere Fälle: Wenn weder eine USt-IdNr. noch ein Benutzerkonto vorliegt, wird die W-IdNr. zugeteilt, sobald die nötigen rechtlichen und technischen Voraussetzungen erfüllt sind.

Wo kann ich meine Wirtschafts-Identifikationsnummer finden?

Wenn du bereits eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) hast, ist das einfach: Deine W-IdNr. ist mit deiner USt-IdNr. identisch. Du findest sie in den Unterlagen deiner Steuer- oder Umsatzsteuerregistrierung.

Falls du keine USt-IdNr. hast, wird dir deine Wirtschafts-Identifikationsnummer über dein ELSTER-Benutzerkonto mitgeteilt. Logge dich einfach dort ein, sobald du die Benachrichtigung über die Vergabe erhalten hast. Alternativ kannst du dich bei weiteren Fragen an dein zuständiges Finanzamt oder das Bundeszentralamt für Steuern wenden.

Ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer das Gleiche wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Fast, aber nicht ganz. Die W-IdNr. und die USt-IdNr. ähneln sich im Aufbau: Beide bestehen aus „DE“ gefolgt von neun Ziffern. Wenn du bereits eine USt-IdNr. hast, wird diese automatisch auch als W-IdNr. genutzt. Das bedeutet, du musst nichts zusätzlich beantragen.

Die beiden Nummern haben unterschiedliche Aufgaben: Die USt-IdNr. wird für umsatzsteuerliche Vorgänge genutzt, insbesondere im EU-Ausland. Die W-IdNr. hingegen dient als neues Identifikationsmerkmal, das speziell eingeführt wurde, um betriebliche und private Steuerangelegenheiten besser zu trennen. Während die USt-IdNr. primär auf die Umsatzsteuer fokussiert ist, wird die W-IdNr. zukünftig in einer breiteren Palette von steuerlichen und behördlichen Prozessen eingesetzt. Sie ist ein zentraler Baustein für die Digitalisierung und Entbürokratisierung der Verwaltung. Auch wer keine USt-IdNr. besitzt, erhält eine W-IdNr., die in ihrem Aufbau identisch ist.

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Autor - Tino Keller

Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.

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