Bewirtungsbeleg: So setzt du Bewirtungskosten richtig ab

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Für Selbständige gehört es zu einem gut funktionierenden Business einfach dazu, Geschäftspartner:innen oder Kunden:innen zum Essen einzuladen. Und egal, ob es sich dabei um die Feier eines Vertragsabschlusses im feinen Restaurant oder ein Meeting beim Italiener um die Ecke handelt – Bewirtungen können auf die Dauer ganz schön ins Geld gehen. 

Die gute Nachricht: Einen Großteil der betrieblichen Bewirtungskosten kannst du steuerlich geltend machen. Allerdings ist hier einiges zu beachten, denn das Finanzamt prüft bei der Abrechnung von Geschäftsessen sehr genau. Hier sollten keine Fehler passieren. Im Folgenden erklären wir dir, wie das genau funktioniert.

Kosten für Bewirtung sind in § 4 EStG geregelt 

Die gesetzlichen Regelungen, Voraussetzungen und die Pflicht zur Dokumentation im Rahmen der Bewirtungskosten sind im Einkommenssteuergesetz im §4 Abs 5 Nr. 2 aufgelistet. Dabei gilt:

Kosten, die du steuerlich geltend machen möchtest, müssen stets mit deiner Selbständigkeit (bzw. deinem Unternehmen oder Betrieb) in Zusammenhang stehen, also betriebsbedingter Natur sein bzw. einen geschäftlichen Anlass haben. Das Finanzamt geht sonst davon aus, dass eine Restauranteinladung eher privat ist. Außerdem müssen die Kosten angemessen sein. Dies hängt unter anderem vom Berufsfeld, der Größe und dem Umsatz deines Unternehmens ab. 

Achte also darauf, dass deine Bewirtungsaufwendungen stets erklär- & nachvollziehbar sind. Es gibt Branchen, wie zum Beispiel selbständige Außendienstler:innen, für die betriebsbedingte Termine und Meetings (also auch Bewirtungen) mit Kund:innen oder Geschäftspartner:innen von essentieller Bedeutung sind. 

Einfach formuliert: Lädst du also Kunden (Bestands- oder Neukunden) oder Geschäftspartner:innen aus betrieblichen Gründen zum Essen ein, zählen die anfallenden Kosten zu den Betriebsausgaben.

💡Tipp von Accountable: Dabei gilt, dass das Geschäftsessen auf jeden Fall in einem Restaurant und nicht in deinem Büro oder dem Firmengelände stattfindet. Dein Unternehmen darf auch nicht Teil der Bewirtung sein, sprich: Essen oder Getränke liefern. 

Maximal 70 Prozent der Bewirtungskosten absetzbar

Bewirtungskosten (inklusive Trinkgeld, Park- & Garderobengebühr) kannst du als Gastgeber:in/Bewirtende:r zu 70 Prozent von der Steuer absetzen. Die restlichen 30 Prozent der Kosten sind nicht absetzbar, denn das Gesetz definiert diesen Teil der Kosten grundsätzlich als privat.Die Begründung: "Der Bewirtende spart durch den Restaurantbesuch private Kosten für den eigenen Haushalt. Schließlich isst er ja mit." Bei eigenen Mitarbeiter:innen kannst du eine Restaurantrechnung voll ansetzen. Als Gastgeber:in hast du zudem bei jeder Bewirtung eine Dokumentations- und Nachweispflicht.

Die in der Bewirtungsrechnung enthaltene Umsatzsteuer lässt sich in voller Höhe als Vorsteuer geltend machen, das heißt sie ist voll abzugsfähig. Der Mehrwertsteuersatz bei im Restaurant verzehrten Speisen beträgt in der Regel 19 Prozent.

💡Tipp von Accountable: Gehe bei Trinkgeld auf Nummer sicher. Lasse dir von der oder dem Kellner:in auf dem Beleg das empfangene Trinkgeld bestätigen. 

Besonderheiten bei Betriebsveranstaltungen

 Bei Betriebsveranstaltungen kannst du als selbständige:r Unternehmer:in mit Angestellten von Freibeträgen profitieren. Ausgaben von 110 Euro pro Mitarbeiter:in sind steuerfrei. Für deine Steuererklärung benötigst du einen maschinellen Beleg (=Bewirtungsbeleg) der Gaststätte. Eine allgemeine Quittung über „Speisen und Getränke“ reicht nicht. 

💡Tipp von Accountable: Um bei den Bewirtungskosten stets den Überblick zu behalten und Schwierigkeiten mit dem Finanzamt zu vermeiden, nutze die Accountable Steuerlösung. Mit der App und Web Version kannst du Bewirtungskosten direkt absetzen und erhältst automatisch einen Hinweis, wenn du den angemessenen Betrag für die Bewirtung überschreitest! 

Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen

Bei den folgenden Punkten handelt es sich um Pflichtangaben, damit das Finanzamt den Bewirtungsbeleg auch akzeptiert:

• Auflistung aller Speisen und Getränke mit Einzel- und Gesamtpreisen
• genaue Angabe des Bewirtungsanlasses und die bewirteten Personen mit Namen
• Name, Datum und Unterschrift des/der Bewirtenden
• die enthaltene Mehrwertsteuer mit angewendetem Steuersatz
• fehlt der maschinelle Beleg, musst du die Angaben schriftlich festhalten

Bewirtungsbeleg - darauf musst du achten!

Da gerade bei Bewirtungen Geschäftliches und Privates häufig nur schwer trennen lassen, schauen die Finanzämter bei diesem Punkt sehr genau hin. Folgende Stolpersteine solltest du besser vermeiden, damit der Bewirtungsbeleg auch als Betriebsausgabe anerkannt wird.

Anlass für Bewirtung so konkret wie möglich formulieren

Lediglich mit "Geschäftsessen" oder "Projektbesprechung" titulierte Anlässe erkennt das Finanzamt meist nicht an. Ein Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang muss klar ersichtlich sein.  Empfehlenswert sind die Nennung und die konkrete Erklärung des geschäftlichen Zwecks bzw. Anlasses. Allerdings verhält sich das Finanzamt bei den Dokumentations- und Nachweispflichten bei Rechnungsbeträgen bis 150 Euro in der Regel etwas nachsichtiger. 

Aber: Wenn nur eine der erforderlichen Angaben fehlt, wird das Finanzamt Bewirtungskosten nicht anerkennen. Allein dieser Grundsatz zeigt die Dringlichkeit, alle Angaben korrekt zu machen. 

Sonderfall Schweigepflicht

Eine Ausnahme besteht für Journalist:innen und Anwält:innen, die berufsgemäß einer Schweigepflicht unterliegen. Da sie nicht ohne Weiteres den konkreten Anlass nennen dürfen, weil hier Rückschlüsse auf den Inhalt des Gesprächs möglich wären, kommt das Prinzip der Verhältnismäßigkeit zur Anwendung: Alle Angaben sind möglichst so zu formulieren, dass das Finanzamt den geschäftlichen Anlass nachvollziehen kann, zugleich aber die Schweigepflicht nicht verletzt wird.

Verkostungen in voller Höhe absetzbar

Verkostungen oder Produkttestungen können im Gegensatz zu den Bewirtungskosten in voller Höhe als Werbungskosten abgesetzt werden. Auch betriebsbedingte Geschenke an Kunden oder Geschäftspartner:innen können steuerlich als Betriebsausgabe angerechnet werden.

Bewirtung zu Hause nicht absetzbar

Anders verhält es sich bei Einladungen in deinem Zuhause: Diese Bewirtungskosten kannst du steuerlich nicht geltend machen. Das zählt nämlich als Privatvergnügen - auch wenn es sich um Kund:innen oder Geschäftspartner:innen handelt. 

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Autor - Robert Jödicke

Robert Jödicke ist ein erfahrener Steuerexperte und Autor bei Accountable, spezialisiert auf Steuertipps und Steuerersparnisse für Selbstständige.

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