So weist du die Umsatzsteuer korrekt auf deinen Rechnungen aus

Wenn du als Selbstständige:r oder Freelancer:in Rechnungen schreibst, kommst du früher oder später mit der Umsatzsteuer in Berührung. Und genau da passieren häufig Fehler – nicht selten mit unangenehmen Folgen. Falsch ausgewiesene Umsatzsteuer kann etwa dazu führen, dass deine Kund:innen Rechnungen nicht bezahlen, weil sie nicht korrekt sind. Noch gravierender: Das Finanzamt erkennt die Rechnung nicht an – und du gerätst unnötig in Schwierigkeiten.

Die gute Nachricht: Es ist gar nicht so kompliziert, die Umsatzsteuer korrekt auf deiner Rechnung auszuweisen – wenn du ein paar einfache Grundregeln beachtest. In diesem Beitrag erfährst du, wann du Umsatzsteuer ausweisen musst, wie du sie richtig berechnest und welche Angaben auf keinen Fall fehlen dürfen. 

Was ist die Umsatzsteuer und wann musst du sie ausweisen?

Die Umsatzsteuer – oft auch Mehrwertsteuer genannt – ist eine Steuer, die auf nahezu alle Lieferungen und Leistungen erhoben wird. Du zahlst sie zum Beispiel beim Einkaufen oder beim Buchen eines Services. Als Unternehmer:in bist du gesetzlich dazu verpflichtet, diese Steuer bei deinen eigenen Leistungen zu berechnen und ans Finanzamt abzuführen – sofern du nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst.

Was bedeutet das für dich in der Praxis?

Wenn du regelbesteuert bist (also nicht als Kleinunternehmer:in giltst), musst du auf deinen Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen – in der Regel mit 19 %, in bestimmten Fällen mit 7 %. Deine Kund:innen zahlen also den Nettobetrag plus Umsatzsteuer. Du leitest die eingenommene Steuer dann im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt weiter.

Wenn du hingegen Kleinunternehmer:in nach § 19 UStG bist, darfst (und musst!) du keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen gehört ein klarer Hinweis auf deiner Rechnung, dass du gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnest. Auch dazu findest du später im Beitrag ein Beispiel.

Kurz gesagt:

• Ja, du musst Umsatzsteuer ausweisen, wenn du unter die Regelbesteuerung fällst.
• Nein, du darfst keine Umsatzsteuer ausweisen, wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt.

Pflichtangaben auf Rechnungen mit Umsatzsteuer

Sobald du umsatzsteuerpflichtig bist, muss deine Rechnung bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen – andernfalls kann sie vom Finanzamt oder deinen Kund:innen beanstandet werden. Die gesetzlichen Vorgaben findest du in § 14 UStG. Wichtig ist: Es geht nicht nur darum, irgendeine Steuer aufzuschreiben – sondern die Umsatzsteuer korrekt und vollständig auszuweisen.

Pflichtangaben laut § 14 UStG (für Rechnungen mit Umsatzsteuer)

Hier sind die wichtigsten Pflichtangaben im Überblick:

1. Vollständiger Name und Anschrift von dir und deiner Kund:in
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
3. Ausstellungsdatum der Rechnung
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
5. Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang und Art der Dienstleistung
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (falls dieser vom Rechnungsdatum abweicht)
7. Rechnungsbetrag (netto)
8. Angewendeter Umsatzsteuersatz (z. B. 19 % oder 7 %)
9. Der Betrag der Umsatzsteuer in Euro
10. Gesamtbetrag (brutto)
11. Hinweis auf Steuerbefreiung, falls du ausnahmsweise keine Umsatzsteuer berechnest (z. B. bei Leistungen ins Ausland)

Rechnung mit Umsatzsteuer ausweisen: Beispiele

Damit du siehst, wie der korrekte Ausweis der Umsatzsteuer in der Praxis aussieht, findest du hier verschiedene Musterrechnungen – speziell zugeschnitten auf typische Freelancer-Berufe und selbstständige Tätigkeiten, die man von zuhause ausüben kann. So erkennst du schnell, wie du deine Leistungen richtig abrechnest.

Beispiel 1: Grafikdesigner (Rechnung mit 19 % Umsatzsteuer)

Leistung: Erstellung eines Corporate Designs für ein Start-up
Rechnungsbetrag: 2.000 € netto
Umsatzsteuer: 19 %

Auszug aus der Rechnung:

Position	Betrag
Leistung: Corporate Design
Zeitraum: 02.04.2025 – 10.04.2025
Nettobetrag	2.000,00 €
zzgl. 19 % USt	380,00 €
Gesamtbetrag	2.380,00 €

💡 Der Umsatzsteuerbetrag muss gesondert ausgewiesen sein – eine bloße Angabe wie „inkl. MwSt.“ reicht nicht aus.

Beispiel 2: Webentwickler + Hosting (gemischte Steuersätze)

Leistung 1 (Dienstleistung): Erstellung einer Website (19 %)
Leistung 2 (Hosting weiterberechnet): Domain & Hostingkosten (7 %)

Auszug aus der Rechnung:

Position	Betrag
Webentwicklung Unternehmensseite	1.500,00 €
Domain & Hosting März 2025 (7 % USt)	50,00 €
Nettobetrag gesamt	1.550,00 €
zzgl. 19 % USt auf Webentwicklung	285,00 €
zzgl. 7 % USt auf Hosting	3,50 €
Gesamtbetrag	1.838,50 €

💡 Wichtig: Für gemischte Steuersätze müssen Nettobeträge und Steuerbeträge jeweils getrennt ausgewiesen werden.

Beispiel 3: Beratung (z. B. Unternehmensberatung, Coachings)

Leistung: Strategieberatung zur Markteinführung eines Produkts
Rechnungsbetrag: 1.200 € netto
Umsatzsteuer: 19 %

Auszug aus der Rechnung:

Position	Betrag
Strategieberatung (3 Sitzungen)
Zeitraum: 05.04.2025 – 12.04.2025
Nettobetrag	1.200,00 €
zzgl. 19 % USt	228,00 €
Gesamtbetrag	1.428,00 €

➡️ Umsatzsteuer ans Finanzamt bezahlen: So geht’s

Besonderheiten für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Nicht jede:r Selbstständige:r muss Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen. Wenn du die sogenannte Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, gilt für dich eine wichtige Ausnahme: Du darfst keine Umsatzsteuer berechnen – und musst sie auch nicht ans Finanzamt abführen.

Wer gilt ab 2025 als Kleinunternehmer?

Zum 1. Januar 2025 wurden die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer:innen angepasst. Du kannst die Regelung nutzen, wenn dein Umsatz

• im vergangenen Kalenderjahr (inkl. Umsatzsteuer) nicht mehr als 25.000 € betrug und
• im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 € nicht überschreiten wird.

💡 Es zählt der Bruttoumsatz, also inklusive Umsatzsteuer (auch wenn du sie als Kleinunternehmer:in nicht erhebst).

Wenn du diese beiden Bedingungen erfüllst und dich nicht freiwillig für die Regelbesteuerung entschieden hast, darfst du als Kleinunternehmer:in keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen.

Was bedeutet das für deine Rechnung?

Wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest:

• Darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen (auch nicht freiwillig!)
• Musst du einen Hinweis auf die Steuerbefreiung gemäß § 19 UStG geben
• Rechnest du mit Bruttobeträgen, da keine Umsatzsteuer separat ausgewiesen wird

Beispielrechnung für Kleinunternehmer

Position	Betrag
Social-Media-Beratung
Zeitraum: 01.04.2025 – 03.04.2025
Gesamtbetrag	450,00 €
Hinweis:	„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Noch wichtig:

• Als Kleinunternehmer:in darfst du keine Vorsteuer geltend machen
• Wenn du dich freiwillig für die Umsatzsteuer entscheidest, bist du mindestens fünf Jahre gebunden
• Achte darauf, dass dein Rechnungsprogramm oder deine Vorlage nicht automatisch Umsatzsteuer ausweist

Rechnung ins Ausland: Wie ist die Umsatzsteuer auszuweisen?

Sobald du Leistungen oder Produkte an Kund:innen im Ausland verkaufst, stellt sich oft die Frage: Muss ich Umsatzsteuer ausweisen oder nicht? Die Antwort hängt davon ab, wo dein:e Kund:in sitzt und ob es sich um ein Unternehmen oder eine Privatperson handelt. Hier findest du einen Überblick über die wichtigsten Fälle.

Lieferung oder Leistung an Unternehmen in der EU (Reverse-Charge-Verfahren)

Wenn du als Unternehmer:in eine Leistung an ein Unternehmen mit gültiger USt-IdNr. in einem anderen EU-Land erbringst, stellst du die Rechnung ohne Umsatzsteuer. Stattdessen greift das Reverse-Charge-Verfahren: Die Umsatzsteuer wird im Empfangsland vom Leistungsempfänger abgeführt.

Wichtig:

• Die USt-IdNr. beider Parteien muss auf der Rechnung stehen
• Du musst den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder einen vergleichbaren Text anbringen
• Die Leistung muss in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) aufgeführt werden

Beispiel (ohne USt):

Webentwicklung für Firma in Frankreich (B2B, EU-Ausland)

Position	Betrag
Webdesign Firmenwebsite
Zeitraum: 01.04.2025 – 07.04.2025
Gesamtbetrag	1.800,00 €
Hinweis:	„Rechnung erfolgt ohne Umsatzsteuer gemäß § 13b UStG (Reverse-Charge). Der Leistungsempfänger ist Steuerschuldner.“ USt-IdNr. Auftraggeber: FR123456789

Lieferung oder Leistung an Privatperson in der EU

In diesem Fall musst du deutsche Umsatzsteuer berechnen, sofern du die sogenannte Versandhandelsregelung (OSS) nicht nutzt oder überschreitest. Für viele digitale Leistungen gelten jedoch Sonderregelungen (z. B. bei E-Books, Online-Kursen).

💡 Tipp: Bei digitalen B2C-Leistungen in der EU kann das OSS-Verfahren (One-Stop-Shop), das 2021 eingeführt wurde, eine einfache Lösung sein, um Umsatzsteuer korrekt abzuführen.

Lieferung oder Leistung in ein Drittland (außerhalb der EU)

Bei Leistungen an Unternehmen oder Privatpersonen außerhalb der EU (z. B. USA, Schweiz, UK nach Brexit) gilt:

• Dienstleistungen an Unternehmen sind in der Regel nicht steuerbar in Deutschland → keine USt
• Dienstleistungen an Privatpersonen: abhängig vom Leistungsort – bei vielen digitalen Leistungen ebenfalls nicht steuerbar

Hinweis auf der Rechnung:

„Nicht im Inland steuerbare Leistung gemäß § 3a Abs. 2 UStG.“

Mehr dazu: Umsatzsteuer bei Lieferungen und Leistungen im Drittland: Das musst du als Freelancer beachten

Umsatzsteuer bei Gutschriften und Stornos

Nicht immer läuft alles nach Plan – manchmal muss eine bereits gestellte Rechnung korrigiert oder storniert werden. Oder dein:e Kund:in erhält eine Gutschrift, etwa wegen eines Rabatts, einer Rückerstattung oder einer Teilleistung. Auch hier ist es wichtig, dass der Ausweis der Umsatzsteuer korrekt und nachvollziehbar erfolgt.

Stornorechnungen

Wenn du eine Rechnung vollständig rückgängig machen musst, brauchst du eine sogenannte Stornorechnung. Diese hebt die ursprüngliche Rechnung in vollem Umfang auf – inklusive der Umsatzsteuer.

Wichtig:

• Die Stornorechnung enthält alle Angaben der Originalrechnung (mit negativen Beträgen)
• Sie muss eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweisen (z. B. durch Rechnungsnummer und -datum)
• Auch der Umsatzsteuerbetrag wird negativ ausgewiesen

Beispiel Stornorechnung (Designleistung):

Position	Betrag
Stornierung Rechnung Nr. 1023 vom 12.04.2025
Nettobetrag	-1.000,00 €
19 % Umsatzsteuer	-190,00 €
Gesamtbetrag	-1.190,00 €

➡️ Fehler bei der Rechnungsstellung vermeiden: So geht’s

Gutschriften

Eine Gutschrift ist eine Rechnung „in umgekehrter Richtung“ – du als Leistungsempfänger:in stellst sie aus oder erstellst eine korrigierende Rechnung, etwa bei Rückzahlungen oder Boni.

Unabhängig vom Grund gilt:

• Die Gutschrift muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine normale Rechnung
• Der Umsatzsteuerbetrag muss korrekt berechnet und gesondert ausgewiesen werden
• Falls du Kleinunternehmer:in bist: Kein USt-Ausweis, aber Hinweis auf § 19 UStG

Beispiel: Teilweise Rückzahlung bei Beratung (Gutschrift)

Position	Betrag
Gutschrift für abgesagte Sitzung am 08.04.2025
Nettobetrag	-200,00 €
19 % Umsatzsteuer	-38,00 €
Gesamtbetrag	-238,00 €

💡 Tipp: Nutze in deiner Buchhaltungssoftware idealerweise die Funktion für Stornos oder Gutschriften – viele Tools helfen dir dabei, die Umsatzsteuer automatisch korrekt zu berechnen und zuzuordnen.

Fazit

Der korrekte Ausweis der Umsatzsteuer ist keine Raketenwissenschaft – aber er gehört zum Einmaleins für jede:n Selbstständige:n. Ob du kreativ arbeitest, beratend tätig bist oder technische Leistungen anbietest: Wenn du weißt, wann du Umsatzsteuer berechnen musst und wie du sie auf der Rechnung ausweist, hast du eine Sorge weniger im Alltag.

Nutze Excel mit Bedacht, achte auf saubere Angaben und kenn die Regeln – vor allem, wenn du Kleinunternehmer:in bist oder mit Kund:innen im Ausland arbeitest. So vermeidest du Fehler, Rückfragen und Stress mit dem Finanzamt.

➡️ Buchhaltung für Selbstständige: Grundlagen, Möglichkeiten und hilfreiche Tipps

FAQs: Häufige Fragen zum Ausweis der Umsatz auf Rechnungen

Was passiert, wenn ich die Umsatzsteuer falsch ausweise?

Dann kann das Finanzamt die Rechnung zurückweisen oder dich verpflichten, eine zu viel ausgewiesene Steuer abzuführen – auch wenn du sie gar nicht eingenommen hast.

Muss ich bei Rechnungen an Privatpersonen im Ausland Umsatzsteuer ausweisen?

In der Regel ja – es sei denn, es handelt sich um bestimmte digitale Leistungen oder du nutzt das OSS-Verfahren. Bei Unternehmen greift oft das Reverse-Charge-Verfahren.

Kann ich eine Rechnung nachträglich korrigieren?

Ja, das ist möglich – entweder per Stornorechnung und neuer Rechnung oder durch eine berichtigte Version mit Bezug zur Originalrechnung.

Gilt die Kleinunternehmerregelung auch für das Ausland?

Nein. Sie bezieht sich auf deine Umsätze in Deutschland. Sobald du international tätig wirst, gelten teilweise andere Regeln – z. B. Reverse-Charge im EU-Ausland.