Gewinn- und Verlustrechnung erstellen – Schritt für Schritt erklärt

Eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zeigt dir auf einen Blick, ob dein Business Gewinn oder Verlust macht. Trotzdem sind viele Selbstständige unsicher: Brauche ich überhaupt eine GuV? Reicht eine EÜR? Und wie erstelle ich das Ganze richtig?

In diesem Artikel erfährst du praxisnah und ohne Fachchinesisch, wie du eine Gewinn- und Verlustrechnung selbst erstellen kannst. Wir zeigen dir, welche Zahlen du brauchst, wie du Schritt für Schritt vorgehst und worauf du unbedingt achten solltest. 

Gewinn- und Verlustrechnung kurz zusammengefasst

• Die Gewinn- und Verlustrechnung stellt Einnahmen und Ausgaben eines Zeitraums gegenüber.
• Sie zeigt dir, ob du Gewinn oder Verlust gemacht hast.
• Für viele Selbstständige reicht die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) – eine GuV ist oft freiwillig.
• Eine GuV wird vor allem dann Pflicht, wenn du bilanzierungspflichtig wirst oder freiwillig bilanzierst.

Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung?

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist eine Übersicht über alle betrieblichen Einnahmen und Ausgaben eines bestimmten Zeitraums, meist eines Geschäftsjahres. Ziel ist es, am Ende klar zu sehen, ob dein Unternehmen Gewinn oder Verlust erwirtschaftet hat – zunächst auch unabhängig davon, ob das Geld schon auf deinem Konto angekommen ist oder nicht.

Ganz einfach gesagt: Einnahmen minus Ausgaben ergeben den Gewinn oder Verlust.

Gesetzlich geregelt ist die Gewinn- und Verlustrechnung im Handelsgesetzbuch (HGB). Hier ist auch festgelegt, wie eine Gewinn- und Verlustrechnung aufgebaut sein kann. In der Praxis wird sie meist in der übersichtlichen Staffelform dargestellt. Dabei werden die Erträge und Aufwendungen schrittweise gegenübergestellt, bis am Ende der Gewinn oder Verlust des Jahres entsteht.

§ 275 HGB erlaubt zwei Verfahren: das Gesamtkostenverfahren, bei dem alle im Zeitraum angefallenen Kosten berücksichtigt werden, und das Umsatzkostenverfahren, bei dem nur die Kosten den Umsätzen gegenübergestellt werden, die tatsächlich erzielt wurden. Für viele Selbstständige ist das Gesamtkostenverfahren der Regelfall.

Alternativ kann die GuV auch in der Kontenform (T-Konto) dargestellt werden. Diese Form ist eher buchhalterisch und wird bei kleinen Unternehmen so gut wie nie angewendet.

Für Selbstständige ist die Gewinn- und Verlustrechnung daher vor allem eine Rechengrundlage. Sie dient unter anderem dazu, deinen steuerpflichtigen Gewinn zu ermitteln und deine wirtschaftliche Entwicklung besser zu verstehen. Gleichzeitig ist sie Teil der Buchhaltung, wenn du bilanzierungspflichtig bist oder freiwillig eine Bilanz erstellst.

Wer muss eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen?

Ob du eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen musst, hängt nicht davon ab, wie klein oder groß dein Business ist, sondern davon, wie du deinen Gewinn ermittelst. Entscheidend ist also die Frage: EÜR oder Bilanz?

Kleingewerbe und kleine Einzelunternehmen

Betreibst du ein Kleingewerbe bzw. ein kleines Einzelunternehmen, reicht in der Regel die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) aus. In diesem Fall bist du nicht verpflichtet, eine Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen.

Eine GuV wird erst dann Pflicht, wenn du zur doppelten Buchführung verpflichtet bist. Das betrifft vor allem Unternehmen, die bilanzieren müssen, etwa weil sie als Kaufleute gelten oder freiwillig bilanzieren.

Für Einzelunternehmen gelten in der Praxis hohe Schwellenwerte, bevor diese Pflicht greift. Üblich ist, dass eine Bilanzierung – und damit auch eine Gewinn- und Verlustrechnung – erst bei dauerhaft hohen Umsätzen im sechsstelligen Bereich oder der Überschreitung bestimmter Gewinngrenzen relevant wird (häufig: mehr als 600.000 € Umsatz oder mehr als 60.000 € Gewinn). Solange du deinen Gewinn per EÜR ermittelst, ist eine GuV freiwillig.

Freiberufler:innen

Auch Freiberufler:innen dürfen ihren Gewinn grundsätzlich über die EÜR ermitteln – unabhängig von Umsatz oder Gewinn. Eine GuV ist hier also freiwillig, kann aber sinnvoll sein, um einen besseren Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu bekommen.

Achtung: Der Begriff „Kleinunternehmer“ wird umgangssprachlich oft für kleine Selbstständige verwendet. Steuerlich meint er jedoch die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, die ausschließlich die Umsatzsteuer betrifft. Für die Frage, ob du eine GuV erstellen musst, ist diese Regelung nicht entscheidend.

Gewinn- und Verlustrechnung erstellen – Schritt für Schritt

Eine Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen ist einfacher, als viele denken. Wenn du deine Einnahmen und Ausgaben sauber erfasst hast, lässt sich die GuV in wenigen klaren Schritten aufbauen.

Schritt 1: Einnahmen vollständig erfassen

Im ersten Schritt sammelst du alle betrieblichen Einnahmen des gewählten Zeitraums. Dazu gehören zum Beispiel Umsätze aus Dienstleistungen, Produktverkäufe oder Provisionen. Entscheidend ist, dass du alle Einnahmen vollständig berücksichtigst.

Für die Gewinn- und Verlustrechnung arbeitest du mit Nettobeträgen, also ohne Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer ist kein Ertrag, sondern ein durchlaufender Posten für das Finanzamt.

💡 Tipp: Nutze alle Rechnungen, Kontoauszüge oder deine Buchhaltungssoftware als Grundlage der GuV. So stellst du sicher, dass nichts fehlt.

Schritt 2: Betriebsausgaben auflisten

Als Nächstes erfasst du alle betrieblichen Ausgaben, die im gleichen Zeitraum angefallen sind. Dazu zählen unter anderem:

• Miete und Nebenkosten
• Versicherungen
• Telefon, Internet und Software
• Büromaterial
• Marketing- und Werbekosten

Wichtig ist die klare Trennung zwischen betrieblichen und privaten Kosten. Private Ausgaben dürfen nicht in der GuV auftauchen, auch wenn sie über dasselbe Konto bezahlt wurden.

💡 Tipp: Du legst fest, für welchen Zeitraum du die GuV erstellst – meist ein Kalenderjahr. Alle Einnahmen und Ausgaben müssen eindeutig diesem Zeitraum zugeordnet sein.

Schritt 3: Abschreibungen berücksichtigen

Teurere Anschaffungen wie ein Laptop oder Büromöbel werden grundsätzlich über ihre typische Nutzungsdauer berücksichtigt. Der jährliche Anteil wird über die Absetzung für Abnutzung (AfA) ermittelt. Abschreibungen zählen als Ausgaben in deiner Gewinn- und Verlustrechnung.

Für Laptops und Computer gilt jedoch eine Besonderheit: Sie können steuerlich oft mit einer Nutzungsdauer von nur einem Jahr angesetzt werden. In der Praxis bedeutet das, dass du die Anschaffungskosten im Jahr der Anschaffung vollständig absetzen kannst – auch wenn der Preis für den Laptop die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) überschreitet. 

➡️Was kann man als Selbstständiger von der Steuer absetzen?

Schritt 4: Gewinn oder Verlust berechnen

Jetzt kommt der einfache Rechenteil. Du ziehst von deinen Einnahmen alle Ausgaben und Abschreibungen ab:

Gewinn = Einnahmen – Ausgaben – Abschreibungen

Ist das Ergebnis positiv, hast du Gewinn gemacht. Ist es negativ, handelt es sich um einen Verlust. Genau dieses Ergebnis ist der Kern deiner Gewinn- und Verlustrechnung.

Gewinn- und Verlustrechnung: Beispiel für ein Kleingewerbe

Ein konkretes Beispiel hilft oft mehr als jede Theorie. So kann eine einfache Gewinn- und Verlustrechnung für ein Kleingewerbe bzw. kleines Einzelunternehmen aussehen.

Beispiel: Einzelunternehmer:in (Dienstleistung)

Einnahmen im Jahr:

• Umsätze aus Dienstleistungen: 42.000 €

Ausgaben im Jahr:

• Miete & Nebenkosten: 6.000 €
• Versicherungen: 1.200 €
• Software & Tools: 1.800 €
• Telefon & Internet: 1.000 €
• Marketing: 2.000 €

Abschreibungen:

• Laptop (Abschreibung): 1.000 €

Berechnung der GuV

• Gesamteinnahmen: 42.000 €
• Gesamtausgaben inkl. Abschreibungen: 13.000 €

Gewinn:
42.000 € – 13.000 € = 29.000 €

Gewinn- und Verlustrechnung – Vorlage, Muster oder Software?

Wenn du eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen willst, hast du grundsätzlich zwei Möglichkeiten: eine Vorlage nutzen oder mit einer Buchhaltungssoftware arbeiten. Welche Lösung für dich passt, hängt vor allem vom Umfang deiner Buchhaltung ab.

Gewinn- und Verlustrechnung mit Vorlage oder Muster

Viele Selbstständige starten mit einer Excel- oder Word-Vorlage. Das kann für sehr einfache Fälle funktionieren, etwa wenn du nur wenige Einnahmen und Ausgaben hast. Der Vorteil liegt auf der Hand: Vorlagen sind schnell verfügbar und verursachen keine laufenden Kosten.

Allerdings steigt mit jeder zusätzlichen Buchung das Fehlerrisiko. Abschreibungen, saubere Trennungen zwischen netto und brutto oder die richtige Zuordnung zum Zeitraum musst du selbst im Blick behalten. Gerade bei wachsendem Geschäft wird das schnell unübersichtlich.

Gewinn- und Verlustrechnung mit Software-Unterstützung

Eine Buchhaltungssoftware nimmt dir viele dieser Schritte ab. Einnahmen und Ausgaben werden automatisch erfasst, Abschreibungen korrekt berechnet und die Gewinn- und Verlustrechnung per Klick erstellt. Das spart Zeit und reduziert Fehler deutlich.

Als Faustregel gilt: Je mehr Belege du hast, desto sinnvoller ist die Unterstützung durch eine Softwarelösung. Vor allem, wenn du deine Buchhaltung selbst machst.

GuV mit Accountable erstellen

Mit Accountable kannst du deine Gewinn- und Verlustrechnung bzw. Gewinnübersicht direkt aus deiner laufenden Buchhaltung heraus erstellen. Die App richtet sich speziell an Selbstständige, Freelancer:innen und kleine Einzelunternehmen, die ihren Gewinn einfach und ohne komplizierte Buchhaltung ermitteln möchten.

Accountable erfasst deine Einnahmen und Ausgaben automatisch, sobald du Rechnungen schreibst oder Belege hochlädst. Auf dieser Basis erhältst du jederzeit eine Übersicht über deinen Gewinn, die einer vereinfachten Gewinn- und Verlustrechnung entspricht. Zusätzlich kannst du Auswertungen wie eine betriebswirtschaftliche Übersicht (BWA) erstellen und als PDF exportieren – ideal für den Überblick oder für den Austausch mit deiner Steuerberatung.

Wichtig zu wissen: Accountable ist auf die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ausgelegt. Eine vollständige GuV im Rahmen der doppelten Buchführung oder für bilanzierungspflichtige Unternehmen (z. B. GmbH) bildet die App nicht ab. Für typische Kleingewerbe und Selbstständige ohne Bilanzpflicht ist Accountable jedoch eine praxisnahe und zeitsparende Lösung.

Typische Fehler beim Erstellen der Gewinn- und Verlustrechnung

Beim Erstellen der Gewinn- und Verlustrechnung schleichen sich häufig Fehler ein, die den ausgewiesenen Gewinn verfälschen. Viele davon lassen sich mit etwas Aufmerksamkeit leicht vermeiden.

Ein klassischer Fehler ist es, private und betriebliche Ausgaben zu vermischen. Auch wenn alles über dasselbe Konto läuft: In die GuV gehören nur Kosten, die eindeutig betrieblich veranlasst sind. Private Ausgaben verfälschen das Ergebnis und können bei einer Prüfung problematisch werden.

Ebenfalls häufig: Brutto- statt Nettobeträge zu verwenden. Die Umsatzsteuer ist kein Aufwand und kein Ertrag, sondern ein durchlaufender Posten. Für die GuV arbeitest du grundsätzlich mit Nettobeträgen.

Viele Selbstständige vergessen außerdem Abschreibungen. Teure Anschaffungen dürfen nicht komplett in einem Jahr angesetzt werden. Wird dieser Punkt übersehen, fällt der Gewinn rechnerisch zu niedrig oder zu hoch aus.

Ein weiterer Fehler ist die falsche zeitliche Zuordnung. Einnahmen und Ausgaben müssen dem richtigen Zeitraum zugeordnet werden. Wer hier unsauber arbeitet, verzerrt das Ergebnis seiner Gewinn- und Verlustrechnung.

Fazit: Gewinn- und Verlustrechnung selbst erstellen

Eine Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen ist für viele Selbstständige einfacher, als es zunächst wirkt. Wenn du weißt, welche Zahlen du brauchst und strukturiert vorgehst, lässt sich dein Gewinn schnell und nachvollziehbar ermitteln. Gerade für Kleingewerbe und kleine Einzelunternehmen ist die GuV ein hilfreiches Werkzeug, um den eigenen Geschäftserfolg besser einzuschätzen – auch dann, wenn sie noch nicht verpflichtend ist.

Wichtig ist vor allem, sauber zu arbeiten: Einnahmen und Ausgaben trennen, Abschreibungen berücksichtigen und den richtigen Zeitraum wählen. Ob du dafür eine Vorlage nutzt oder auf Software setzt, hängt von deinem Umfang und deinen persönlichen Vorlieben ab. Mit der richtigen Struktur behältst du deine Zahlen im Blick und vermeidest unangenehme Überraschungen bei der Steuer.

Häufige Fragen zur Gewinn- und Verlustrechnung (FAQs)

Muss ich als Kleingewerbe eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen?

In der Regel nicht. Für Kleingewerbe und kleine Einzelunternehmen reicht meist die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) aus. Eine GuV wird erst verpflichtend, wenn du bilanzierungspflichtig wirst.

Reicht eine Excel-Vorlage für die Gewinn- und Verlustrechnung?

Für sehr einfache Fälle kann eine Vorlage ausreichen. Sobald du jedoch viele Belege hast oder Abschreibungen berücksichtigen musst, ist eine Buchhaltungssoftware meist die sicherere und zeitsparendere Lösung.

Was ist der Unterschied zwischen GuV und EÜR?

Beide ermitteln deinen Gewinn. Die EÜR arbeitet nach dem Zufluss- und Abflussprinzip und ist einfacher. Die GuV ist Teil der doppelten Buchführung und wird bei bilanzierungspflichtigen Unternehmen verwendet.

Muss ich die Gewinn- und Verlustrechnung beim Finanzamt einreichen?

Nur, wenn du bilanzierungspflichtig bist oder freiwillig bilanzierst. Bei einer EÜR gibst du stattdessen die Einnahmenüberschussrechnung ab.