Kostenvoranschlag schreiben: So erstellst du ihn richtig

Du möchtest einen Kostenvoranschlag schreiben, bist dir aber unsicher, wie verbindlich er ist, was hineinmuss und worin der Unterschied zum Angebot liegt? Damit bist du nicht allein. Ein sauber formulierter Kostenvoranschlag schafft Klarheit für deine Kund:innen – und schützt dich gleichzeitig vor Missverständnissen und Streit über Preise. In diesem Ratgeber erfährst du, welche rechtlichen Regeln gelten und wie du einen Kostenvoranschlag richtig schreibst.

Kostenvoranschlag schreiben – kurz zusammengefasst

• Ein Kostenvoranschlag dient zur Einschätzung der voraussichtlichen Kosten und ist meist unverbindlich.
• Bestimmte Pflichtangaben sind wichtig, damit es später keine Diskussionen mit Kund:innen gibt.
• Kostenüberschreitungen sind nur begrenzt erlaubt und müssen rechtzeitig kommuniziert werden.
• Mit einer Vorlage oder Softwarelösung wie Accountable kannst Angebote und Rechnungen schnell, professionell und fehlerfrei erstellen.

Was ist ein Kostenvoranschlag – und wofür brauchst du ihn?

Unter einem Kostenvoranschlag (früher auch als „Kostenanschlag“ bezeichnet) versteht man im Allgemeinen eine unverbindliche Einschätzung der voraussichtlichen Kosten für eine Leistung oder ein Projekt. Du zeigst deinen Kund:innen damit vorab, mit welchen Ausgaben sie ungefähr rechnen müssen, bevor sie sich entscheiden.

In der Praxis nutzen Selbstständige Kostenvoranschläge vor allem dann, wenn der genaue Aufwand noch nicht sicher feststeht. Das ist typisch bei individuellen Dienstleistungen, Reparaturen oder Projekten mit variablen Leistungen. Der Kostenvoranschlag schafft dabei Transparenz und Vertrauen, ohne dich direkt auf einen festen Preis festzulegen.

Für deine Kund:innen ist er eine wichtige Entscheidungsgrundlage. Für dich als Unternehmer:in ist er ein Werkzeug, um Erwartungen zu steuern und spätere Diskussionen über Kosten zu vermeiden – vorausgesetzt, er ist klar formuliert.

Kostenvoranschlag, Angebot oder Rechnung – wo liegt der Unterschied?

Kostenvoranschlag, Angebot und Rechnung klingen ähnlich – erfüllen aber ganz unterschiedliche Funktionen, was im Alltag schnell zu Verwirrung führen kann. Deshalb ist es wichtig zu wissen, welches Dokument du in welcher Situation nutzt und welche rechtliche Wirkung damit verbunden ist.

Kurz gesagt:

• Ein Kostenvoranschlag dient zur Orientierung über die voraussichtlichen Kosten,
• ein Angebot enthält ein konkretes Leistungsversprechen
• und eine Rechnung stellt die tatsächlich erbrachte Leistung in Rechnung.

Übersicht: Kostenvoranschlag vs. Angebot vs. Rechnung

Dokument	Zweck	Verbindlichkeit	Zeitpunkt
Kostenvoranschlag	Kosteneinschätzung	meist unverbindlich	vor Projektstart
Angebot	Vertragsgrundlage	meist verbindlich	vor Auftrag
Rechnung	Zahlungsforderung	verbindlich	nach Leistung

💡 Praxis-Tipp: In vielen Fällen ist die Reihenfolge sinnvoll: Kostenvoranschlag → Angebot → Rechnung. So wissen beide Seiten, woran sie sind, ohne dass du dich zu früh festlegen musst.

Ist ein Kostenvoranschlag verbindlich oder unverbindlich?

Ein Kostenvoranschlag ist grundsätzlich unverbindlich. Das bedeutet: Du gibst eine realistische Einschätzung der Kosten ab, ohne dich auf einen festen Preis festzulegen. Diese Regel ist auch gesetzlich verankert, nämlich in § 632 Abs. 3 BGB.

Im Regelfall gilt ein Kostenvoranschlag als unverbindlich, wenn keine ausdrückliche Vereinbarung zur Verbindlichkeit getroffen wurde. Typische Hinweise darauf sind Formulierungen wie:

• „voraussichtliche Kosten“
• „circa“ oder „ca.“
• „nach aktuellem Kenntnisstand“

Solche Angaben machen klar, dass es sich um eine Schätzung handelt. Kleinere Abweichungen nach oben sind damit grundsätzlich zulässig – solange sie im Rahmen bleiben.

Wann wird ein Kostenvoranschlag verbindlich?

Ein Kostenvoranschlag kann ausnahmsweise verbindlich werden, wenn du dich ausdrücklich dazu verpflichtest. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn:

• ein Festpreis vereinbart wird
• im Dokument ausdrücklich steht, dass der Preis verbindlich ist
• eine entsprechende Vereinbarung schriftlich oder mündlich getroffen wurde

In diesen Fällen gilt der Kostenvoranschlag praktisch wie ein Angebot. Überschreitungen sind dann nur in sehr engen Grenzen möglich – oder gar nicht.

Was passiert, wenn die Kosten höher ausfallen als im Kostenvoranschlag?

Auch bei einem unverbindlichen Kostenvoranschlag darfst du die veranschlagten Kosten nicht unbegrenzt überschreiten. Steigt der tatsächliche Aufwand deutlich, gelten klare Spielregeln. Ziel ist, unangenehme Überraschungen für deine Kund:innen zu vermeiden. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen geringfügigen und wesentlichen Kostenüberschreitungen.

Wann ist eine Kostenüberschreitung noch zulässig?

Eine geringfügige Überschreitung ist in der Praxis erlaubt, ohne dass du vorher Rücksprache halten musst. Gerichte orientieren sich dabei häufig an einem Richtwert von etwa 10 bis 20 Prozent über dem ursprünglich geschätzten Betrag.

Beispiel: Liegt dein Kostenvoranschlag bei 1.000 €, gelten Mehrkosten von bis zu rund 100 bis 200 € oft noch als zulässig – sofern sie sachlich begründet sind.

Wann musst du Kund:innen unbedingt informieren?

Sobald absehbar ist, dass die Kosten den Kostenvoranschlag wesentlich überschreiten, bist du verpflichtet, deine Kund:innen unverzüglich zu informieren. Das gilt auch dann, wenn der Kostenvoranschlag unverbindlich war.

Deine Kund:innen haben dann das Recht,

• den Auftrag anzupassen,
• ihn abzubrechen oder
• einer höheren Vergütung ausdrücklich zuzustimmen.

Unterlässt du diese Information, riskierst du, auf den Mehrkosten sitzen zu bleiben.

💡 Praxis-Tipp: Informiere lieber zu früh als zu spät über steigende Kosten. Ein kurzer Hinweis per E-Mail oder Telefon schützt dich vor Streit – und stärkt das Vertrauen.

Darfst du für einen Kostenvoranschlag Geld verlangen?

Grundsätzlich gilt: Ein Kostenvoranschlag ist kostenlos, wenn nichts anderes vereinbart wurde. Allerdings darfs du für einen Kostenvoranschlag Geld verlangen, wenn du das vorab klar kommunizierst und vereinbarst. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn:

• der Kostenvoranschlag sehr umfangreich oder technisch aufwendig ist,
• Messungen, Prüfungen oder Vorarbeiten nötig sind,
• du den Aufwand nicht anderweitig vergüten kannst,
• du dich gegenüber Betrugsmaschen (z.B. der Konkurrenz oder zahlungsunwilligen Kund:innen) absichern möchtest.

Wichtig ist: Der Hinweis auf die Kosten muss vor der Erstellung erfolgen. Ein späterer Vermerk auf dem Dokument reicht nicht aus.

Wie kommunizierst du das fair und transparent?

In der Praxis hat sich eine klare, einfache Formulierung bewährt, zum Beispiel:

„Für die Erstellung des Kostenvoranschlags berechnen wir pauschal 80 €.
Bei Auftragserteilung wird dieser Betrag verrechnet.“

Welche Pflichtangaben muss ein Kostenvoranschlag enthalten?

Damit dein Kostenvoranschlag professionell wirkt und es später keine Missverständnisse gibt, sollte er bestimmte Angaben unbedingt enthalten. Zwar gibt es keine gesetzlich festgelegte Pflichtliste wie bei Rechnungen, in der Praxis haben sich aber klare Standards etabliert.

Je vollständiger und eindeutiger dein Kostenvoranschlag ist, desto besser schützt er dich und deine Kund:innen.

Diese Angaben sollten immer enthalten sein

Ein vollständiger Kostenvoranschlag enthält in der Regel:

• Name und Anschrift von dir und deinen Kund:innen
• Datum der Erstellung und ggf. eine Referenznummer
• eine klare und verständliche Leistungsbeschreibung
• Einzelpreise sowie einen Gesamtpreis
• einen Hinweis zur Umsatzsteuer
• einen Hinweis auf die Unverbindlichkeit
• eine Gültigkeitsdauer des Kostenvoranschlags

Gerade die Leistungsbeschreibung ist entscheidend. Je genauer du erklärst, was im Preis enthalten ist, desto geringer ist später das Streitpotenzial.

Umsatzsteuer richtig ausweisen – darauf solltest du achten

Bist du umsatzsteuerpflichtig, solltest du im Kostenvoranschlag klar angeben, ob sich die Preise netto oder brutto verstehen und welcher Steuersatz gilt.

Nutzt du die Kleinunternehmerregelung(§ 19 UStG), darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen gehört ein Hinweis wie dieser in den Kostenvoranschlag:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Anschreiben zum Kostenvoranschlag – sinnvoll oder überflüssig?

Ein Anschreiben zum Kostenvoranschlag ist nicht verpflichtend, kann aber in vielen Fällen sehr sinnvoll sein. Vor allem bei neuen Kund:innen, erklärungsbedürftigen Projekten oder wenn es sich um komplexe oder individuelle Leistungen handelt, hilft ein kurzer Begleittext, den Kostenvoranschlag richtig einzuordnen. In einfachen Fällen – etwa bei klar umrissenen Standardleistungen – kannst du darauf verzichten.

Kostenvoranschlag: Muster, Vorlagen oder feste Formulare?

Wenn du einen Kostenvoranschlag erstellen möchtest, findest du online ganz unterschiedliche Hilfsmittel: Beispiele, bearbeitbare Vorlagen oder vorgefertigte Formulare. Auch wenn die Begriffe oft ähnlich verwendet werden, erfüllen sie unterschiedliche Zwecke.

Muster für einen Kostenvoranschlag: Zur Orientierung

Ein Muster zeigt dir, wie ein Kostenvoranschlag aufgebaut sein kann und welche Inhalte üblich sind. Solche Schreiben helfen vor allem dabei, ein Gefühl für Struktur, Formulierungen und Reihenfolge zu bekommen.

Sie eignen sich gut als Inspiration, sollten aber nie ungeprüft übernommen werden. Jeder Auftrag ist anders – und dein Kostenvoranschlag sollte das widerspiegeln.

Bearbeitbare Vorlagen: Praktisch im Alltag

Deutlich hilfreicher sind anpassbare Vorlagen, etwa als Word- oder Excel-Dokument. Sie geben dir eine feste Struktur vor, lassen aber genug Spielraum, um Leistungen, Preise und Hinweise individuell einzutragen.

Gerade wenn du häufiger ähnliche Aufträge hast, kannst du mit einer guten Vorlage Zeit sparen und trotzdem professionell arbeiten – auch ohne jedes Mal neu anzufangen.

Feste Vordrucke: Für standardisierte Leistungen

Vordrucke sind meist stark standardisiert und eignen sich vor allem dann, wenn Leistungen immer gleich aufgebaut sind. Für individuelle Projekte oder Dienstleistungen sind sie oft zu unflexibel, weil sich Inhalte nur begrenzt anpassen lassen.

Kostenvoranschlag selber schreiben oder Software nutzen – was ist sinnvoller?

Ob du deinen Kostenvoranschlag selber schreibst oder dafür eine Software nutzt, hängt vor allem davon ab, wie oft du solche Dokumente erstellst und wie komplex deine Leistungen sind. Beide Wege haben ihre Berechtigung – wichtig ist, dass das Ergebnis klar, nachvollziehbar und rechtssicher ist.

Kostenvoranschlag selber schreiben: flexibel, aber fehleranfällig

Gerade am Anfang greifen viele Selbstständige zu Word, Excel oder einer eigenen Vorlage. Das ist schnell erledigt und kostet nichts. Für einzelne, überschaubare Projekte kann das völlig ausreichen.

Der Nachteil: Du musst selbst darauf achten, keine Pflichtangaben zu vergessen, Preise korrekt zu berechnen und Formulierungen sauber zu wählen. Kleine Fehler – etwa bei der Umsatzsteuer oder der Unverbindlichkeit – führen später schnell zu Rückfragen oder Diskussionen.

Kostenvoranschlag mit Software erstellen: strukturiert und zeitsparend

Mit einer Buchhaltungssoftware arbeitest du deutlich strukturierter. Leistungen, Preise und Kund:innendaten sind sauber erfasst, Rechenfehler werden vermieden und das Layout wirkt automatisch professionell. Außerdem kannst du Dokumente leichter wiederverwenden oder weiterverarbeiten.

Gerade wenn du regelmäßig Kostenvoranschläge erstellst, sparst du damit Zeit und reduzierst typische Fehlerquellen.

💡 Praxis-Tipp: Um einen Kostenvoranschlag in der Accountable-App zu erstellen, nutzt du die Angebotsfunktion. Du legst ein Angebot an, trägst die Leistungen und Preise ein und kennzeichnest das Dokument im Text klar als unverbindlichen Kostenvoranschlag. So erhältst du ein professionelles PDF zur Kostenabschätzung. Wird das Projekt später konkret, kannst du den Kostenvoranschlag in ein verbindliches Angebot oder direkt in eine Rechnung überführen. Wichtig ist, dass du die Unverbindlichkeit eindeutig formulierst, damit das Dokument rechtlich nicht als Angebot gilt.

Fazit: Kostenvoranschlag schreiben – klar, fair und rechtssicher

Ein Kostenvoranschlag hilft dir, Kosten realistisch einzuschätzen und Erwartungen früh zu klären – ohne dich direkt festzulegen. Wichtig ist, dass du Leistungen verständlich beschreibst, Preise sauber kalkulierst und die Unverbindlichkeit klar formulierst. So vermeidest du Missverständnisse und unnötige Diskussionen.

Ob du mit einer Vorlage arbeitest oder Software nutzt, hängt von deinem Alltag ab. Entscheidend ist nicht das Tool, sondern dass dein Kostenvoranschlag transparent, nachvollziehbar und professionell aufgebaut ist. Dann wird er zu einem sinnvollen Zwischenschritt auf dem Weg von der Anfrage bis zur Rechnung.

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FAQs: Häufige Fragen zum Kostenvoranschlag

Ist ein Kostenvoranschlag verpflichtend?

Nein. Einen Kostenvoranschlag musst du nicht zwingend erstellen, es sei denn, er wird ausdrücklich verlangt oder branchenüblich erwartet. In vielen Fällen ist er aber sinnvoll, um Kosten vorab zu klären und Streit zu vermeiden.

Wie lange ist ein Kostenvoranschlag gültig?

Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht. Üblich sind 14 oder 30 Tage. Eine klare Gültigkeitsdauer schützt dich davor, dass alte Preise später noch als Grundlage herangezogen werden.

Muss ein Kostenvoranschlag schriftlich erfolgen?

Nein, rechtlich kann ein Kostenvoranschlag auch mündlich erfolgen. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Beweissicherheit ist eine schriftliche Form – zum Beispiel als PDF per E-Mail – aber dringend zu empfehlen.