Der Weg zur E-Rechnung: Alle Voraussetzungen und Anforderungen

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Seit 2025 ist die ERechnung für B2B-Geschäfte in Deutschland verpflichtend. Damit endet die Wahlfreiheit zwischen Papier- und Digitalrechnungen. Für Selbstständige, Freiberufler:innen und Unternehmen bedeutet das: Nur wer die gesetzlichen und technischen Voraussetzungen erfüllt, darf weiterhin Rechnungen rechtskonform stellen – und empfangen.

Doch welche Anforderungen gelten genau für ERechnungen? Was unterscheidet sie von einfachen PDF-Rechnungen – und welche Formate sind zulässig? In diesem Ratgeber erfährst du alles Wichtige zu den gesetzlichen Vorgaben, technischen Standards und zur digitalen Aufbewahrungspflicht. So stellst du sicher, dass dein Rechnungswesen den neuen Pflichten entspricht – effizient, rechtssicher und zukunftsfähig.

Gesetzliche Voraussetzungen für ERechnungen

Damit eine ERechnung rechtskonform ist, müssen klare gesetzliche Grundlagen erfüllt sein. Diese definieren nicht nur, was unter einer „echten“ ERechnung zu verstehen ist, sondern auch, wie sie aufgebaut, übermittelt, verarbeitet und archiviert werden muss. Seit 2025 gelten neue Rahmenbedingungen, die insbesondere Selbstständige und kleine Unternehmen vor organisatorische und technische Herausforderungen stellen.

Zentral ist dabei die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die bereits für den öffentlichen Sektor (B2G) verpflichtend war und nun auch auf den B2B-Bereich ausgeweitet wurde. Sie schreibt vor, dass ERechnungen ein strukturiertes elektronisches Format aufweisen müssen – also nicht einfach nur als PDF verschickt werden dürfen. Grundlage ist der sogenannte europäische Rechnungsstandard EN 16931, der technische und inhaltliche Mindestanforderungen an strukturierte Rechnungsdaten definiert – darunter Pflichtangaben wie Steuernummer, Leistungszeitraum oder Rechnungsnummer.

Auch das Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) spielt eine zentrale Rolle: Es legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss – unabhängig davon, ob sie in Papierform oder elektronisch ausgestellt wird. Für ERechnungen bedeutet das konkret: Alle formellen Anforderungen, die für klassische Rechnungen gelten, müssen ebenfalls erfüllt sein – nur eben in digitaler, maschinenlesbarer Form. Dazu zählen zum Beispiel der Name und die Anschrift von Rechnungssteller:in und -empfänger:in, das Ausstellungsdatum, die Menge und Art der Leistung sowie der Steuerbetrag.

Seit 2025 ist auch eine Änderung in der Abgabenordnung (§ 147 AO) relevant: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für ERechnungen wurde von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Pflicht zur Archivierung beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde, und gilt ausschließlich für elektronische Belege. Wichtig dabei: Die ERechnung muss im Originalzustand, also unverändert und jederzeit lesbar, digital gespeichert werden – und zwar revisionssicher.

Darüber hinaus greifen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung und Dokumentation). Sie geben detailliert vor, wie ERechnungen in der digitalen Buchführung zu behandeln sind. Neben der unveränderbaren Archivierung spielt hier auch die Verfahrensdokumentation eine große Rolle. Diese muss genau beschreiben, wie Rechnungen im Betrieb erstellt, empfangen, geprüft, verarbeitet, gespeichert und wiedergefunden werden – inklusive eingesetzter Softwarelösungen und interner Kontrollprozesse.

Auch das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen. ERechnungen gelten rechtlich als Buchungsbelege und müssen laut § 257 HGB vollständig und nachvollziehbar abgelegt werden – inklusive der Möglichkeit, sie bei Bedarf maschinell auszuwerten.

Nicht zuletzt ist das Wachstumschancengesetz zu nennen, das für die flächendeckende Einführung der ERechnung im B2B-Bereich ab 2025 gesorgt hat. Unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche gilt: Wenn du anderen Unternehmen Rechnungen stellst, musst du diese nun im strukturierten ERechnungsformat übermitteln – auch für Selbstständige und Freiberufler:innen.

➡️ In diesem Beitrag erfährst du, was genau hinter der ERechnungspflicht steckt und wen sie betrifft

Technische Voraussetzungen für E-Rechnungen

Neben den rechtlichen Anforderungen spielen auch technische Rahmenbedingungen eine zentrale Rolle, wenn du ERechnungen korrekt erstellen, versenden und archivieren möchtest. Denn: Nur strukturierte, maschinenlesbare Formate gelten als echte ERechnungen im Sinne der aktuellen Vorgaben. Es reicht also nicht aus, eine PDF-Datei per EMail zu verschicken – auch wenn das bislang vielerorts üblich war.

Format: Strukturierte XML-Dateien statt einfache PDFs

Das zentrale Merkmal jeder gültigen ERechnung ist ihr strukturiertes Datenformat – meist auf Basis von XML. Damit wird sichergestellt, dass die enthaltenen Informationen automatisch ausgelesen und verarbeitet werden können – etwa durch Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme. In Deutschland kommen dafür vor allem zwei Formate zum Einsatz:

• XRechnung: Dieses Format ist standardisiert und wird vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber:innen (B2G) eingesetzt. Es ist rein datenbasiert und enthält keine visuelle Darstellung.
• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Dieses Hybridformat kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Struktur. Es eignet sich besonders gut für Unternehmen, die sowohl digitale Workflows als auch optische Rechnungsansichten benötigen.

Beide Formate erfüllen die Anforderungen des europäischen Rechnungsstandards EN 16931 und ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung.

Authentizität und Integrität sicherstellen

ERechnungen müssen jederzeit nachvollziehbar und vor Manipulation geschützt sein. Dafür bist du verpflichtet, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einzurichten. Dieses Verfahren dokumentiert, wie du sicherstellst, dass eine Rechnung tatsächlich von dir stammt (Authentizität) und dass ihr Inhalt seit der Erstellung nicht verändert wurde (Integrität). Das kann durch festgelegte Freigabeprozesse, Protokollierungen oder technische Maßnahmen wie elektronische Signaturen oder sichere Archivierungssysteme erfolgen.

Lesbarkeit für Menschen und Maschinen

Auch wenn ERechnungen primär maschinenlesbar sein müssen, dürfen sie für Menschen nicht unverständlich sein. Du solltest daher Tools einsetzen, mit denen du die Inhalte auch visuell darstellen kannst – etwa über eine Buchhaltungs- oder Steuersoftware wie Accountable, die ERechnungen automatisch lesbar aufbereitet und mit den nötigen Buchhaltungsprozessen verknüpft.

Medienbruchfreie, digitale Verarbeitung

Ein weiterer zentraler technischer Aspekt ist die vollständige Digitalisierung des Rechnungsprozesses – vom Erstellen über den Versand bis zur Archivierung. Medienbrüche, also der Wechsel zwischen digitalen und analogen Formaten (z. B. Ausdrucke), sind zu vermeiden. Der Versand kann zum Beispiel über eine EMail mit XML-Anhang, über Plattformen wie PEPPOL oder via API-Schnittstellen zwischen Softwarelösungen erfolgen. Wichtig ist, dass die Rechnung in strukturierter Form beim Empfänger ankommt – nicht nur als visuelles PDF.

Maschinelle Auswertbarkeit und Pflichtangaben

ERechnungen müssen im Fall einer Betriebsprüfung sofort und maschinell auswertbar sein. Das bedeutet: Die Finanzverwaltung muss alle relevanten Informationen automatisiert erfassen können – ohne manuelles Nacharbeiten. Deshalb sind vollständige Pflichtangaben unerlässlich. Diese umfassen zum Beispiel:

• Name und Anschrift von Rechnungssteller:in und -empfänger:in
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum und -nummer
• Leistungsbeschreibung, Zeitraum und Betrag
• Netto- und Bruttosummen sowie die enthaltenen Umsatzsteuerbeträge

💡 Diese Angaben sind nicht nur für die steuerliche Korrektheit von entscheidender Bedeutung, sondern auch Voraussetzung für die automatisierte Buchhaltung und das Einhalten der GoBD.

➡️ So erstellst du eine E-Rechnung mit Accountable.

Digitale Aufbewahrung und Dokumentation: Was seit 2025 gilt

Mit der Umstellung auf ERechnungen gehen auch konkrete Anforderungen an die digitale Archivierung einher. Rechnungen in strukturierter elektronischer Form gelten steuerlich als Buchungsbelege – und müssen dementsprechend sicher, nachvollziehbar und dauerhaft gespeichert werden. Seit 2025 gelten dabei neue gesetzliche Fristen und technische Vorgaben, die du unbedingt beachten solltest.

Acht Jahre Aufbewahrung – digital, lesbar, revisionssicher

Laut § 147 der Abgabenordnung musst du elektronische Rechnungen acht Jahre lang aufbewahren – und zwar vollständig, unverändert und im Originalzustand. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Eine Rechnung vom Juni 2025 muss also bis mindestens zum 31.12.2033 elektronisch verfügbar bleiben.

Wichtig dabei: Die Rechnungen dürfen nicht einfach nur gespeichert, sondern müssen auch jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Das bedeutet, dass du eine Lösung brauchst, mit der du die Inhalte auch Jahre später problemlos abrufen und im Zweifel gegenüber der Finanzverwaltung belegen kannst.

GoBD-konforme Archivierung sicherstellen

Die Anforderungen an die Aufbewahrung digitaler Rechnungen ergeben sich auch aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD). Diese schreiben vor, dass deine Archivierung:

• revisionssicher ist, also keine nachträglichen Änderungen zulässt,
• vollständig und lückenlos dokumentiert ist,
• maschinell auswertbar bleibt, auch im Prüfungsfall,
• und alle Schritte im Lebenszyklus der Rechnung nachvollziehbar abbildet – vom Eingang über die Buchung bis zur Archivierung.

Papierausdrucke oder Screenshots reichen dafür nicht aus. Auch das reine Speichern auf einer Festplatte ohne Systematik oder Sicherung genügt nicht den Anforderungen.

Verfahrensdokumentation: Pflicht für jedes Unternehmen

Ein oft unterschätzter Punkt ist die sogenannte Verfahrensdokumentation. Dabei handelt es sich um ein internes Dokument, das detailliert beschreibt, wie dein Rechnungsprozess technisch und organisatorisch abläuft. Es geht also darum zu dokumentieren:

• welche Software du verwendest (z. B. Buchhaltungs- oder DMS-Systeme),
• wie Rechnungen empfangen, geprüft, gebucht und archiviert werden,
• wer im Unternehmen dafür zuständig ist,
• welche Sicherungs- und Kontrollmechanismen eingesetzt werden.

💡 Diese Dokumentation ist verpflichtend – und wird im Falle einer Betriebsprüfung aktiv eingefordert. Sie hilft nicht nur der Finanzverwaltung, sondern auch dir selbst, den Überblick über alle Prozessschritte zu behalten und rechtssicher zu agieren.

➡️ E-Rechnungssoftware richtig nutzen: So gelingt der Umstieg ohne Stolperfallen

Fazit: E-Rechnung nur mit den richtigen Voraussetzungen gültig

Seit 2025 gilt: Nur wer die gesetzlichen und technischen Voraussetzungen erfüllt, darf ERechnungen stellen und empfangen. Für Selbstständige, Freiberufler:innen und kleine Unternehmen bedeutet das eine Umstellung – aber auch eine große Chance.

Die Anforderungen sind klar definiert: ERechnungen müssen strukturiert, maschinell auswertbar und rechtssicher archiviert sein. Neben Formatvorgaben wie XRechnung oder ZUGFeRD sind vor allem Aspekte wie Authentizität, Lesbarkeit und Verfahrensdokumentation entscheidend. Ohne passende Software und klar geregelte Prozesse lässt sich das kaum effizient umsetzen.

Wenn du diese Voraussetzungen kennst und rechtzeitig erfüllst, bleibst du nicht nur gesetzlich auf der sicheren Seite – du profitierst auch von effizienteren Abläufen, reduzierst Fehler und bereitest dein Business optimal auf die digitale Zukunft vor.

💡 Tipp:Steuerexperte und Accountable-Gründer Tino Keller beantwortet hier die wichtigsten Fragen rund um die E-Rechnung.

➡️ Diese Anforderungen und Ausnahmen in Bezug auf die E-Rechnung gelten für spezielle Branchen und Berufsgruppen.

FAQ: Häufige Fragen zu den Voraussetzungen für ERechnungen

Was gilt seit 2025 für ERechnungen im B2B-Bereich?

Seit 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, im B2B-Geschäft strukturierte elektronische Rechnungen zu verwenden. Die Übergangsfristen und Umsetzungsdetails regelt das Wachstumschancengesetz.

Was ist eine „echte“ ERechnung im rechtlichen Sinne?

Eine ERechnung muss maschinenlesbar, strukturiert (z. B. XML-Format), vollständig und elektronisch übermittelt werden. PDF-Dateien ohne eingebettete Struktur zählen nicht dazu.

Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für ERechnungen?

Wichtige Vorschriften findest du im Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG), in der Abgabenordnung (§ 147 AO), den GoBD und der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Auch das Handelsgesetzbuch (HGB) enthält relevante Vorgaben zur Aufbewahrung.

Welche technischen Voraussetzungen muss ich erfüllen?

Du benötigst ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, ein Kontrollverfahren zur Sicherstellung der Echtheit und Integrität sowie ein System zur revisionssicheren Archivierung.

Wie lange muss ich ERechnungen aufbewahren?

Seit 2025 beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für elektronische Rechnungen 8 Jahre – digital, unverändert und jederzeit lesbar.

Welche Pflichtangaben muss eine ERechnung enthalten?

Zu den Pflichtangaben zählen unter anderem Name und Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung sowie der Steuerbetrag.

Brauche ich eine spezielle Software, um ERechnungen zu erstellen?

Ja, denn nur spezielle Tools ermöglichen die Erstellung strukturierter, maschinenlesbarer Formate. Mit Lösungen wie Accountable kannst du ERechnungen GoBD-konform erstellen, versenden und archivieren.

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Autor - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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