Freelancer und Steuern: Grundlagen, Tipps und Einsparpotenziale

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Du spielst mit dem Gedanken, dich als Freelancer:in selbstständig zu machen oder bist diesen Schritt bereits gegangen? Dann ist der Begriff Steuern mittlerweile bestimmt fester Teil deines Wortschatzes. Denn jetzt kommen auf dich einige zusätzliche steuerliche Pflichten zu. Doch keine Sorge: Wir helfen dir mit grundlegenden Infos und fünf Steuertipps für Freelancer:innen.

Kurz und knapp: Was bedeutet eigentlich Freelancer?

Bei Freelancer:innen handelt es sich um Personen, die auf selbstständiger Basis arbeiten – also nicht als Arbeitnehmer:innen bei einer Firma angestellt ist. Ins Deutsche übersetzt spricht man von freien Mitarbeiter:innen.

Dabei spielt das Wörtchen „frei“ eine übergeordnete Rolle, denn Freelancer:innen können sich ihre Auftraggeber:innen frei aussuchen. Damit sind sie wirtschaftlich, örtlich und zeitlich unabhängig. Für ihre erbrachten Leistungen bezahlt werden sie auf eigene Rechnung. Und an dieser Stelle treten die besonderen Freelancer:innen-Steuern auf den Plan.

💡Achtung! Der Begriff „Freelancer:in“ wird häufig synonym mit der Bezeichnung „Freiberufler:in“ verwendet. Das ist nicht ganz richtig. Zwar zählen die Freiberufler:innen ebenso zur Kategorie der Selbstständigen bzw. Freelancer:innen, jedoch sind Letztere nicht automatisch Freiberufler:innen. Vielmehr gelten für diesen Status besondere Voraussetzungen.

Welche Steuern kommen auf dich als Freelancer zu?

Wie jeder Nichtselbstständige bist du auch als freie:r Mitarbeiter:in dazu verpflichtet, Steuern an das Finanzamt abzuführen. Im Gegensatz zu Ersteren ist es hier jedoch nicht mit der Abgabe der jährlichen Einkommensteuererklärung getan. Vielmehr musst du dich als Freelancer:in in Deutschland mit Steuern weiterer Arten auseinandersetzen. Zu den wichtigsten Freelancer:innen-Steuern gehören:

Die Einkommensteuer

Als Basis für die Berechnung der Einkommensteuer dient der von dir im abgelaufenen Kalenderjahr erzielte Gewinn – Stichwort Gewinnermittlung. Dieser, der ausschlaggebend für die Steuern für Freelancer:innen in Deutschland ist, wird mittels der sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt. Das dazugehörige Finanzamt-Formular trägt den Namen „Anlage EÜR“. Ein weiterer Teil der Einkommensteuererklärung für Freelancer:innen ist die „Anlage S“. Sie fasst all deine Einnahmen aus selbstständiger Arbeit zusammen.

Mit Accountable lässt sich deine EÜR allerdings ganz automatisch erstellen, ohne das du ein kompliziertes ELSTER Formular ausfüllen musst! 

💡Nicht vergessen! Abhängig von der Höhe deiner eventuellen Einkommensteuernachzahlung kann das Finanzamt im Folgejahr eine vierteljährliche Einkommensteuervorauszahlung festlegen. Behalte das im Hinterkopf, wenn du Investitionen tätigen möchtest.

Die Gewerbesteuer

Wenn du nicht in den Genuss eines Freiberufler:innen-Status kommst, bleibt dir nichts anderes übrig, als ein Gewerbe anzumelden. Dabei ist es zweitrangig, ob du als Einzelunternehmer:in auftrittst oder als Personen- oder Kapitalgesellschaft firmierst.

Die entsprechende Gewerbesteuer fällt von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlich aus. Entscheidend ist an dieser Stelle, in welchem Ort sich der Sitz deines Unternehmens befindet. An das Finanzamt muss sie einmal im Jahr – ebenso wie die Einkommen- und Umsatzsteuererklärung – abgegeben werden. Doch auch die Gewerbesteuer zu erstellen ist mit Accountable kein Problem und selbst ohne Vorkenntnisse schnell gemacht.

Die Umsatzsteuer

Die Zahlung von Umsatzsteuer ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft. So wird diese Steuer für dich als Freelancer:in nur dann fällig, wenn folgende zwei Punkte erfüllt sind:

1. Du nimmst nicht die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz) in Anspruch.
2. Dein Vorjahresumsatz übersteigt nicht die Marke von 22.000 Euro.

💡Gut zu wissen! Als Kleinunternehmer:in darfst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Im Umkehrschluss können deine Kund:innen auch keine Umsatzsteuer bei ihrem Finanzamt geltend machen.

Für eine korrekte Abwicklung der Umsatzsteuerabfuhr gilt in Deutschland das Prinzip der Umsatzsteuervoranmeldung. Diese soll dafür sorgen, dass deine Steuerschuld nicht mittels eines – unter Umständen hohen – Einmalbetrags getilgt, sondern auf das Jahr aufgeteilt wird. Natürlich profitiert auch das Finanzamt von der Regelung, denn es muss nicht allzu lange auf die Zahlung deiner Freelancer:innen-Steuern warten.

Die Abgabefristen für die Umsatzsteuervoranmeldung sind streng geregelt und staffeln sich wie folgt:

Die Voranmeldung zur Umsatzsteuer musst du jeweils bis zum 10. des Monats, der auf den Voranmeldezeitraum folgt, tätigen. Dies erledigst du ganz einfach mit der Accountable App oder Web Version. Du kannst es hier kostenlos testen!

Die Lohnsteuer

Die Lohnsteuer wird nur dann für dich interessant, wenn du beschließt, Mitarbeiter:innen einzustellen. Abhängig von der Einkommenshöhe, der Steuerklasse und vielen weiteren Aspekten behältst du die Steuer direkt vom Lohn ein und führst sie an dein Finanzamt ab.

Steuertipps für Freelancer: Welche Einsparpotenziale gibt es?

Wenn du als haupt- oder nebenberufliche:r Freelancer:in Steuern zahlen musst, bietet sich oftmals die Möglichkeit, einen gewissen Anteil einzusparen. Am einfachsten geht das, indem du Betriebsausgaben absetzt, denn sie verringern deinen Gewinn. Zu diesen gehören all deine betrieblichen Ausgaben. Abzugsfähig sind zum Beispiel:

• die Miete für deine Unternehmensräume (z.B. Büro oder Werkstatt)
• Kraftfahrzeugkosten
• Personalkosten
• Büromaterial und Arbeitsmittel
• Telefon- und Stromkosten
• Reinigungskosten
• Verwaltungskosten

Tipp 1: Belege sammeln

Belege sind in vielen Fällen unerlässlich, nicht nur im Zusammenhang mit deinen Fahrtkosten, sondern genauso zur Anrechnung von Firmen- und Kundenessen – Stichwort Bewirtungsbeleg. Ebenso musst du mit Rechnungen und Quittungen nachweisen, welche Ausgaben du beispielsweise für Arbeitsmittel oder Büromaterial hattest. Eine gewissenhafte Belegführung kann deine Steuerlast erheblich senken.

💡So einfach gehts! Mit der kostenlosen App von Accountable scannst du Quittungen einfach ein, kannst so deine Buchhaltung ganz einfach up-to-date halten und sparst dir das Zettelchaos!

Tipp 2: Fristen einhalten

Ein vergessener Voranmeldetermin hier und eine zu späte Vorauszahlung dort: Bei nicht termingerechter Begleichung von Steuerschulden versteht das Finanzamt keinen Spaß. Also achte penibel auf die Fristen. So vermeidest du unnötige Verzugszinsen.

Hier gehts zu den Steuerfristen, die du als Selbstständige:r kennen solltest!

Tipp 3: Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen

Sofern du weniger als 22.000 Euro Umsatz im Jahr erwartest, darfst du beantragen, dass du als Kleinunternehmer gelistet wirst. Das kannst du entweder direkt bei Gründung deines Unternehmens tun oder zu einem späteren Zeitpunkt einen Antrag beim Finanzamt stellen.

Tipp 4: Investitionsabzugsbetrag nutzen

Du planst in den kommenden drei Jahren größere Investitionen in deinem Betrieb? Dann kannst du 50 Prozent davon als Investitionsabzugsbetrag geltend machen. Die gesetzlichen Bestimmungen sehen hierbei vor, dass der Aufwand nicht mehr als 200.000 Euro betragen darf und mindestens 90 Prozent davon als rein betriebliche Investition gilt.

Geringwertige Wirtschaftsgüter abschreiben

Als geringwertige Wirtschaftsgüter – kurz GWG – werden alle Gegenstände beschrieben, die beweglich und abnutzbar sind und die du eigenständig verwenden kannst. Bestes Beispiel hierfür ist ein Laptop.

Während du GWGs mit einem Wert zwischen 250 und 800 Euro sofort vollständig im Anschaffungsjahr als Betriebsausgabe abziehen kannst, ist das bei teureren Objekten nicht möglich. Sie gelten nicht als klassische Betriebsausgabe und müssen über einen festgelegten Zeitraum hinweg abgeschrieben werden. Auf diese Weise minderst du Jahr für Jahr deinen Gewinn.

Tipp 5: Als Spender:in oder Sponsor:in auftreten

Wenn du als Freelancer:in arbeitest und Steuern bezahlst, kannst du grundsätzlich keine gemeinnützigen Spenden geltend machen. Anders sieht es bei einer Spende mit betrieblichem Anlass aus. Mit dem Abschluss eines Sponsoringvertrags wirbst du nicht nur offensiv für dein Unternehmen, sondern kannst die anfallenden Werbekosten auch als Betriebsausgabe absetzen.

💡 Zusatztipp: Mit einer Entscheidung für die sogenannte Ist-Besteuerung sparst du zwar keine Steuern ein, jedoch wirst du erst dann in die Pflicht genommen, wenn dein Kunde bzw. deine Kundin den Rechnungsbetrag ausgeglichen hat und das Geld auf deinem Konto ist.

Tipp 6: Eine digitale Steuerprogramm nutzen

Mit einer Steuerlösung wie Accountable erleichterst du dir nicht nur enorm die Arbeit mit deiner Buchhaltung, du behältst auch stets die Kontrolle über dein Geld und deine Finanzen. Mit Accountable erstellst du Rechnungen und speicherst Ausgaben und brauchst keine Vorkenntnisse, um deine gesamten Steuererklärungen zu erledigen. Erfahre mehr!

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Autor - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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