Umsatzsteuer bei der Soll- und Istbesteuerung: Das solltest du wissen!

In der Buchhaltung wird zwischen Soll- und Istbesteuerung unterschieden. Besonders für kleine Unternehmen und Freelancer:innen ist dabei die Istbesteuerung eine interessantere Variante, da du in diesem Fall die Umsatzsteuer nicht vorfinanzieren und somit kein finanzielles Risiko eingehen musst. Das gibt dir gerade in der Gründungsphase mehr Sicherheit.

In diesem Artikel zeigen wir dir, worin der Unterschied zwischen Soll- und Istbesteuerung liegt, wie du die Istbesteuerung beantragen kannst und welche Beispiele es für die Soll- und Istbesteuerung gibt. Weitere hilfreiche Tipps und Informationen zum Thema Steuern für Selbstständige und Freelancer:innen findest du auf unserem Blog.

Was versteht man unter der Sollbesteuerung?

Bei der Sollbesteuerung wird die Umsatzsteuer direkt, nachdem du die Rechnung an deine Kunden gestellt hast, an das Finanzamt abgeführt. Dabei ist das Rechnungsdatum für die Bestimmung der Fälligkeit ausschlaggebend - nicht etwa das Datum des tatsächlichen Geldeingangs.

Beispiel für eine Sollversteuerung:

• Du stellst am 15. September eine Rechnung über 100 Euro zzgl. 19 Euro Umsatzsteuer.
• Du führst die 19 Euro Umsatzsteuer für den Monat ab, der auf der Rechnung steht – in deinem Fall also für September.
• Zahlen die Auftraggebenden mit Verzug oder kommt es zum Zahlungsausfall, dann gehst du gegenüber dem Finanzamt in Vorleistung.

Was ist der Unterschied zwischen der Sollbesteuerung und der Istbesteuerung?

Bei der Istbesteuerung wird die Umsatzsteuer im Gegensatz zur Sollbesteuerung erst dann an das Finanzamt abgeführt, wenn diese tatsächlich von der Kundin bzw. vom Kunden bezahlt worden ist – sprich im Anschluss an die Rechnungsstellung.

Beispiel für eine Istbesteuerung:

• Du stellst am 15. September eine Rechnung über 100 Euro zzgl. 19 Euro Umsatzsteuer an deine Kundin, bzw. deinen Kunden.
• Du führst die Umsatzsteuer erst nach Zahlungseingang an das Finanzamt ab.
• Zahlt der Auftraggebende im Oktober, führst du die Umsatzsteuer im November ab.

Im Gegensatz zur Sollbesteuerung wird bei der Istbesteuerung die Umsatzsteuer also erst dann zur Umsatzsteuervoranmeldung erfasst, wenn der Geldeingang für die gestellte Rechnung auch tatsächlich auf deinem Konto eingegangen ist. Das gibt dir gerade am Anfang deiner selbstständigen Tätigkeit mehr finanzielle Sicherheit. 

💡 Tipp von Accountable: In der kostenlosen Steuersoftware von Accountable kannst du ganz einfach deine Eingangsrechnungen erstellen und eintragen und wirst direkt benachrichtigt, wenn eine Rechnungen von deinen Kundinnen und Kunden bezahlt wurden.

Istbesteuerung: Die Vorteile auf einen Blick

Insbesondere für kleine Unternehmen und Freelancer:innen bietet die Istbesteuerung gegenüber der Sollbesteuerung einen entscheidenden Vorteil: Sie verbessert deine Liquidität nachhaltig! Bei Aufträgen mit größeren Beträgen, bei denen auch eine hohe Umsatzsteuer anfällt, musst du nicht über Wochen hinweg die Umsatzsteuer aus deiner eigenen Tasche vorauszahlen, bevor das Geld tatsächlich auf deinem Konto eingegangen ist.

Ein solches Szenario kann nämlich schnell zu Liquiditätsproblemen führen und für dich bedrohlich werden, wenn Rechnungen zu spät oder überhaupt nicht gezahlt werden. In diesem Fall ist es hilfreich, wenn du nicht auch noch Beträge, die noch nicht vereinnahmt wurden, an das Finanzamt überweisen musst.

💡In der Steuerlösung von Accountable ist dein Account automatisch auf die Istbesteuerung eingestellt. So kannst du direkt loslegen und deine Steuerfristen werden immer zum richtigen Zeitpunkt angezeigt. Dein Kunde zahlt nicht? Das sind deine Optionen als Selbstständige:r

Wer kann die Istbesteuerung beantragen?

Die Istbesteuerung kann beim Finanzamt beantragt werden, wenn eine der drei nachfolgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Der Gesamtumsatz hat im vorangegangenen Kalenderjahr die Grenze von 600.000 Euro nicht überschritten
• Du giltst offiziell als Freiberufler:in
• Du bist von der Buchhaltungspflicht befreit

Als Gründer:in oder Freelancer:in die Istbesteuerung beantragen – so einfach geht’s

Die Anwendung der Istbesteuerung kannst du unmittelbar bei der Unternehmensgründung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragen. Hast du deine selbstständige Tätigkeit bereits angemeldet, kannst du auch noch zu einem späteren Zeitpunkt bei deinem zuständigen Finanzamt einen Wechsel vornehmen. Hierfür gibt es keine Frist - der Wechsel zur Istbesteuerung kann jederzeit beantragt werden. Ein formloses Schreiben reicht hierfür aus. Darin sollten folgende Daten enthalten sein:

• Deine Steuernummer
• Der Zeitpunkt, ab dem die Istbesteuerung gelten soll
• Ein Hinweis auf deinen letzten Jahresumsatz

Sobald das Finanzamt dir eine schriftliche Genehmigung erteilt hat, kannst du die Istversteuerung ganz einfach anwenden. 💡 Dies ist der Brief vom Finanzamt, den du dazu erhalten wirst.

Unser Fazit: Umsatzsteuer bei der Soll- und Istbesteuerung 

Die Istbesteuerung kann besonders für Freelancer:innen und zu Beginn einer Gründung Sinn machen, um das finanzielle Risiko zu minimieren. Denn der Zeitpunkt, an dem du bei der Istbesteuerung und der Sollbesteuerung die Umsatzsteuer an das Finanzamt überweisen musst, ist unterschiedlich.

Bei der Sollbesteuerung ist der Zeitpunkt der Rechnungsstellung ausschlaggebend für die Zahlung der Umsatzsteuer. Bei der Istbesteuerung musst du die Umsatzsteuer erst nach Zahlungseingang des Auftraggebenden ans Finanzamt weiterleiten. Insbesondere bei höheren Summen und/oder vielen Aufträgen kann es vorkommen, dass du bei der Sollversteuerung hohe Vorauszahlungen an das Finanzamt leisten musst. Im Gegensatz zur Sollbesteuerung bietet die Istbesteuerung daher einen enormen Vorteil für deine Liquiditätsplanung.

Eine Istversteuerung kannst du ganz einfach mit einem formlosen Schreiben bei deinem Finanzamt beantragen. Hierzu berechtigt sind Einzelunternehmen, freiberuflich Tätige, GbRs und bilanzierungspflichtige Unternehmen (z. B. UG, GmbH, OHG) mit einem Umsatz unter 500.000 Euro im vorangegangenen Abrechnungsjahr.

Auf in die Freiberuflichkeit: Die wichtigsten Begriffe zum Start