Welche Steuern muss ich als Kleinunternehmer zahlen?

Wenn du dich als Kleinunternehmer:in selbstständig machst – ob haupt- oder nebenberuflich –, hast du einige steuerliche Vorteile, aber auch Pflichten. In diesem Artikel erfährst du, welche Steuern Kleinunternehmer:innen zahlen müssen, wie die Kleinunternehmerregelung bei den Steuern wirkt und welche Fristen du beachten solltest.

Was bedeutet Kleinunternehmerregelung bei den Steuern?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine steuerliche Vereinfachung für Unternehmer mit geringen Umsätzen. Wer von dieser Regelung Gebrauch macht, ist von der Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet, du musst als Kleinunternehmer:in keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und auch keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. 

Das kann vor allem dann ein großer Vorteil sein, wenn du dein Angebot überwiegend an Privatkunden richtest, da du so oft einen günstigeren Preis anbieten kannst als die umsatzsteuerpflichtige Konkurrenz. Ziel der Regelung ist es, den Einstieg in die Selbstständigkeit zu vereinfachen.

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Wichtig: Die Kleinunternehmerregelung ist keine Pflicht, sondern eine Option. Du kannst dich bei der steuerlichen Erfassung beim Finanzamt dafür entscheiden oder auch freiwillig darauf verzichten, um beispielsweise den Vorsteuerabzug nutzen zu können.

Welche Voraussetzungen gelten für die Kleinunternehmerregelung bei Steuern?

Damit du die Kleinunternehmerregelung steuerlich nutzen kannst, darfst du seit 2025 folgende Umsatzgrenzen nicht überschreiten:

• Im Vorjahr: maximal 25.000 Euro
• Im laufenden Jahr: voraussichtlich nicht mehr als 100.000 Euro Umsatz

Wenn du diese Grenzen überschreitest, bist du ab dem Folgejahr nicht mehr Kleinunternehmer:in und musst die Regelbesteuerung mit Umsatzsteuer anwenden.

Welche Steuern muss ich als Kleinunternehmer zahlen?

Auch als Kleinunternehmer:in bist du steuerpflichtig. Hier eine Übersicht, welche SteuernKleinunternehmer:innen grundsätzlich zahlen müssen:

1. Einkommensteuer

Der Gewinn aus deiner selbstständigen Tätigkeit wird im Rahmen der Einkommensteuer versteuert. Für 2025 gilt ein Grundfreibetrag von 12.096 Euro für Alleinstehende (für Verheiratete das Doppelte). Erst wenn dein zu versteuerndes Einkommen diesen Betrag überschreitet, zahlst du Einkommensteuer. Die Einkommensteuererklärung musst du aber in jedem Fall abgeben.

2. Gewerbesteuer

Kleinunternehmer:innen, die ein Gewerbe betreiben, sind grundsätzlich gewerbesteuerpflichtig, es sei denn, du bist Freiberufler:in oder Landwirt:in. Für die Gewerbesteuer gibt es einen Freibetrag von 24.500 Euro pro Jahr. Liegt dein Gewinn darunter, fällt keine Gewerbesteuer an. Die Gewerbesteuererklärung ist nur bei Überschreitung relevant.

3. Umsatzsteuer

Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, bist du von der Umsatzsteuer befreit. Du darfst keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und musst keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Sobald du die Umsatzgrenzen überschreitest oder auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest, gilt die Regelbesteuerung mit 19 % bzw. 7 % Umsatzsteuersatz.

4. Lohnsteuer

Wenn du als Kleinunternehmer:in Angestellte beschäftigst, bist du verpflichtet, Lohnsteuer abzuführen. Für dich als Einzelunternehmer ohne Angestellte ist die Lohnsteuer nicht relevant.

💡 Tipp von Accountable: Wenn du dich als selbstständig beim Finanzamt registrierst, z.B. über unseren kostenlosen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, kannst du direkt angeben, dass du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen willst. Es ist also ganz einfach, diese Regelung zu beantragen. Jetzt beantragen!

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Buchführung und Steuererklärungen als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer:in kannst du die vereinfachte Buchführung in Form der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwenden. Dabei erfasst du deine Einnahmen und Ausgaben und ermittelst deinen Gewinn.

Wichtig: Auch wenn du keine Umsatzsteuer erhebst, solltest du deine Buchhaltung sorgfältig führen. Du erfasst die Einnahmen brutto (ohne Umsatzsteuer) und Ausgaben ebenfalls brutto, da keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.

Umsatzsteuer-Voranmeldungen musst du als Kleinunternehmer:in nicht abgeben.

Nebenberuflich Kleinunternehmer – steuerliche Besonderheiten

Viele Gründer starten nebenberuflich als Kleinunternehmer:innen. Auch hier gilt die Kleinunternehmerregelung und die gleichen steuerlichen Pflichten wie bei Hauptberuflichen. Achte aber besonders darauf:

• Die Einnahmen aus deinem nebenberuflichen Kleinunternehmen müssen in der Einkommensteuererklärung angegeben werden.
• Die Grenze von 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr gilt auch für nebenberufliche Tätigkeiten.
• Wenn du hauptberuflich angestellt bist, kann sich die Steuerlast aus der nebenberuflichen Tätigkeit auf deine persönliche Einkommensteuerprogression auswirken.

So schreibst du als Kleinunternehmer rechtssichere Rechnungen

Nach § 19 UStG darfst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Stattdessen muss ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung enthalten sein, zum Beispiel:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Daneben gehören auf deine Rechnung die üblichen Angaben wie Name und Adresse, Steuernummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Betrag etc.

Steuerliche Registrierung und Fristen für Kleinunternehmer:innen

Bei der Anmeldung deiner Selbstständigkeit gibst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest. Dies kannst du einfach online über ELSTER oder mit Apps wie Accountable erledigen.

Fristen:
Die Steuererklärungen (Einkommensteuer, Umsatzsteuerjahreserklärung, ggf. Gewerbesteuer) müssen bis zum 31. Juli des Folgejahres eingereicht werden (z.B. Steuererklärung 2024 bis 31. Juli 2025). Mit Steuerberater verlängert sich die Frist.

Beispiel: Steuerliche Situation einer nebenberuflichen Kleinunternehmerin

Valerie ist 29 Jahre alt und arbeitet hauptberuflich im Verkauf. Nebenbei verkauft sie handgefertigte Hüte über eine Online-Plattform. Sie hat ihr Kleingewerbe angemeldet und nutzt die Kleinunternehmerregelung.

Im ersten Jahr liegt ihr Umsatz bei 14.000 Euro. Sie muss keine Umsatzsteuer zahlen, da sie unter der 25.000-Euro-Grenze bleibt. Gewerbesteuer fällt nicht an, weil ihr Gewinn unter 24.500 Euro liegt. Einkommensteuer zahlt sie aber, da ihr Gesamteinkommen über dem Grundfreibetrag von 12.096 Euro liegt.

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung bei Steuern

Die Kleinunternehmerregelung bringt einige Vorteile, aber auch Nachteile mit sich. Zu den größten Vorteilen gehört die Vereinfachung deiner steuerlichen Pflichten: Du musst keine Umsatzsteuer ausweisen und abführen, was dir viel Verwaltungsaufwand erspart. Das erleichtert vor allem nebenberuflichen Kleinunternehmer:innen den Einstieg in die Selbstständigkeit, da die Steuererklärungen einfacher werden.

Ein Nachteil ist jedoch, dass du als Kleinunternehmer:in keinen Vorsteuerabzug geltend machen kannst. Das heißt, die Umsatzsteuer, die du auf geschäftliche Ausgaben zahlst (zum Beispiel auf Material oder Dienstleistungen), kannst du nicht vom Finanzamt zurückfordern. Für Unternehmer mit größeren Investitionen oder Anschaffungen kann dies ein finanzieller Nachteil sein.

Zudem kann es sein, dass Geschäftskunden lieber bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen kaufen, da sie die Umsatzsteuer selbst als Vorsteuer abziehen können. In solchen Fällen ist die Kleinunternehmerregelung möglicherweise nicht die beste Wahl.

Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung: Wann lohnt sich das?

Auch wenn die Kleinunternehmerregelung steuerliche Erleichterungen bietet, kannst du als Kleinunternehmer:in freiwillig auf diese Regelung verzichten und zur Regelbesteuerung optieren. Dies macht Sinn, wenn du vorsteuerabzugsberechtigte Ausgaben hast oder deine Kunden überwiegend Unternehmen sind, die Vorsteuer geltend machen.

Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung erfolgt durch eine entsprechende Erklärung beim Finanzamt. Die Regelbesteuerung gilt dann mindestens fünf Jahre. In dieser Zeit musst du Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und abführen, kannst dafür aber auch die Vorsteuer aus deinen Betriebsausgaben ziehen.

Vorsteuerabzug: Was bedeutet das für Kleinunternehmer?

Der Vorsteuerabzug ist ein wichtiger Punkt bei der Entscheidung, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen solltest oder nicht. Als Kleinunternehmer:in bist du grundsätzlich nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Das heißt, die Umsatzsteuer, die du auf Einkäufe oder Investitionen zahlst, kannst du nicht zurückholen.

Was passiert bei Überschreitung der Umsatzgrenzen?

Wenn du die Umsatzgrenzen von 25.000 Euro im Vorjahr oder 100.000 Euro im laufenden Jahr überschreitest, verlierst du den Status als Kleinunternehmer:in automatisch zum Folgejahr. Du musst dann zur Regelbesteuerung wechseln, also Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt abführen.

Wichtig ist, dass du deine Umsätze regelmäßig prüfst, damit du den Überblick behältst. Eine Überschreitung kann zu Nachzahlungen führen, wenn du die Umsatzsteuer nicht rechtzeitig erhebst.

Falls du die Grenzen nur knapp überschreitest, solltest du dich frühzeitig mit deinem Steuerberater abstimmen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Kleinunternehmer und Sozialabgaben – Was kommt noch dazu?

Neben den Steuern sind auch die Sozialabgaben wichtig, insbesondere wenn du hauptberuflich selbstständig bist. Die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sind in der Regel nicht über die Kleinunternehmerregelung beeinflusst und müssen separat berechnet und gezahlt werden.

Gerade als nebenberufliche:r Kleinunternehmer:in kannst du über deine Hauptbeschäftigung sozialversichert sein. Die genauen Bedingungen solltest du mit deiner Krankenkasse klären.

Fazit: Welche Steuern zahlt ein Kleinunternehmer?

Die Kleinunternehmerregelung erleichtert vielen Gründer:innen den Start in die Selbstständigkeit, indem sie von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Das spart Verwaltungsaufwand und ermöglicht oft günstigere Preise, vor allem bei Privatkunden. Die Regelung ist freiwillig – du kannst auch zur Regelbesteuerung wechseln, um zum Beispiel den Vorsteuerabzug zu nutzen.

Als Kleinunternehmer:in musst du vor allem deine Einkommensteuererklärung jährlich abgeben. Der Grundfreibetrag liegt 2025 bei 12.096 Euro (Alleinstehende). Gewerbetreibende zahlen zusätzlich Gewerbesteuer, wenn der Gewinn über 24.500 Euro liegt. Umsatzsteuer fällt nur an, wenn die Umsatzgrenzen (25.000 Euro im Vorjahr, 100.000 Euro laufend) überschritten werden oder du freiwillig zur Regelbesteuerung wechselst. Lohnsteuer ist nur relevant, wenn du Mitarbeiter beschäftigst.

Behalte deine Umsätze im Blick, um den Kleinunternehmerstatus nicht zu verlieren. Bei Überschreiten der Grenzen musst du ab dem Folgejahr Umsatzsteuer ausweisen und abführen.

Neben Steuern sind auch Sozialabgaben wichtig, besonders bei hauptberuflicher Selbstständigkeit. Kläre deine Versicherungssituation frühzeitig.

Nutze digitale Tools zur Belegverwaltung und ziehe bei Fragen einen Steuerberater hinzu, um deine steuerlichen Pflichten sicher und effizient zu erfüllen.

FAQ – Steuern Kleinunternehmer

Welche Steuern muss ich als Kleinunternehmer:in zahlen?
Du musst Einkommensteuer auf deinen Gewinn zahlen und die Einkommensteuererklärung abgeben. Gewerbesteuer ist erst bei Überschreiten des Freibetrags relevant. Umsatzsteuer zahlst du nur, wenn du nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst.

Wie viel darf ich als Kleinunternehmer:in steuerfrei verdienen?
Der Grundfreibetrag liegt 2025 bei 12.096 Euro. Einkünfte unter diesem Betrag sind einkommensteuerfrei. Die Kleinunternehmerregelung gilt bei einem Umsatz bis 25.000 Euro im Vorjahr und bis 100.000 Euro im laufenden Jahr.

Welche Steuern zahlt ein:e Kleinunternehmer:in nebenberuflich?
Auch nebenberuflich fallen Einkommensteuer und ggf. Gewerbesteuer an. Die Umsatzsteuer entfällt bei Nutzung der Kleinunternehmerregelung.

Wie schreibe ich als Kleinunternehmer:in eine Rechnung ohne Umsatzsteuer?
Du weist keine Umsatzsteuer aus und fügst den Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ auf der Rechnung ein.