Als Selbstständige:r oder Freelancer:in ist es unerlässlich, ein klares und effizientes Buchhaltungssystem zu haben. Ein zentraler Bestandteil dieses Systems ist der Kontenplan. In diesem Artikel erläutern wir, was ein Kontenplan ist, wie er aufgebaut ist und was du bei der Einrichtung beachten solltest.
Ein Kontenplan ist eine strukturierte Liste aller Konten, die in der Buchhaltung eines Unternehmens verwendet werden. Die Konten eines Kontenplans sind keine physischen Konten, sondern Werkzeuge, die dazu dienen, alle Geschäftsvorfälle systematisch zu erfassen und zu kategorisieren. Jedes Konto im Kontenplan repräsentiert einen bestimmten Bereich deiner Geschäftstätigkeit, wie z.B. Umsatzerlöse, Miete, Vorsteuer, Umsatzsteuer usw. Jedes Konto wird mit einer eindeutigen Nummer versehen, um Transaktionen leichter zuordnen zu können.
Dein Geschäftskonto dagegen ist ein reales Konto, das du bei einer Bank führst. Es handelt sich um ein Finanzkonto, auf dem physische Geldbewegungen stattfinden. Auf deinem Bankkonto werden Geldein- und -ausgänge wie Einzahlungen, Abhebungen, Überweisungen und Lastschriften verbucht.
➡️ Buchhaltung für Selbstständige: Hilfreiche Tipps für weniger Stress
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Der Kontenrahmen ist eine allgemeine Vorlage für die Kontenstruktur, die in der Buchhaltung verwendet wird. Er bietet ein standardisiertes System von Konten, das branchenweit oder sogar national verwendet wird. Der Kontenrahmen dient als Richtlinie oder Referenz, um einen spezifischen Kontenplan für ein einzelnes Unternehmen zu entwickeln.
Der Kontenplan ist eine individuelle Anpassung des Kontenrahmens an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen eines bestimmten Unternehmens. Er enthält eine Auswahl und Anordnung von Konten, die genau auf die Geschäftstätigkeit und die buchhalterischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten sind. Im Kontenplan werden die im Kontenrahmen vorgegebenen Konten übernommen, angepasst, erweitert oder reduziert, je nachdem, was für das Unternehmen relevant ist.
Für kleinere Unternehmen, aber auch für Selbstständige und Freelancer:innen sind die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 besonders relevant. Sie werden vom Anbieter DATEV bereitgestellt. SKR steht für „Standardkontenrahmen“.
Die Wahl zwischen den Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 hängt von den individuellen Präferenzen und der Struktur des Unternehmens ab.
➡️ Was du als Selbstständige:r über dein Bankkonto wissen musst
Ein Kontenplan folgt immer einem festgelegten System. Die berücksichtigten Konten werden in verschiedene Bereiche gegliedert. Da die Standard-Kontorahmen alle Buchführungskonten enthalten, die in der jeweiligen Branche gebraucht werden könnten, musst du dir aus dem Pool die für deine Tätigkeit geeigneten Konten heraussuchen. Als Freelancer:in oder Selbstständige:r kommen für dich üblicherweise folgende Konten in Frage:
💡Tipp von Accountable: Für verschiedene Branchen gibt es angepasste Kontenpläne, die spezifische Konten enthalten, die für die jeweilige Branche relevant sind. Beispielsweise benötigt ein Handelsunternehmen andere Konten als ein Dienstleistungsunternehmen oder eine Produktionsfirma.
Jedes Buchungskonto erhält eine vierstellige Ziffer. Dabei entspricht jede Ziffer einer bestimmten Gliederungsebene.
| Ziffer | Gliederungsebene |
| Ziffer 1 | Kontenklasse |
| Ziffer 2 | Kontengruppe |
| Ziffer 3 | Kontenuntergruppe |
| Ziffer 4 | Einzelkonto |
➡️Warum du ein separates Geschäftskonto eröffnen solltest
Nehmen wir an, du führst ein kleines Dienstleistungsunternehmen, das sich auf IT-Beratung spezialisiert hat. Dein Kontenplan könnte wie folgt strukturiert sein, basierend auf einem Standardkontenrahmen wie SKR 03 oder SKR 04:
💡Tipp von Accountable: Achte auf die Aufbewahrungsfristen! Buchhaltungsunterlagen, einschließlich des Kontenplans und aller Buchungen, müssen in Deutschland zehn Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde.
➡️Gewinnermittlung für selbstständige Freiberufler:innen
Es nicht gesetzlich vorgeschrieben, eine:n Steuerberater:in einzubeziehen. Das bedeutet, du kannst die Kontierung auch eigenständig in die Hand nehmen.
Kontierung bezeichnet den Prozess der Zuordnung von Geschäftsvorfällen zu den entsprechenden Konten im Kontenplan. Dabei gilt, dass noch keine steuerlichen Entscheidungen getroffen werden. Dies bedeutet, dass beispielsweise bei der Buchung von Aufwendungen für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, wie Grundstücke und Gebäude, im Rahmen der Kontierung nicht festgelegt wird, ob und wie diese Wirtschaftsgüter abgeschrieben werden können.
Ein:e Steuerberater:in kann bei der Einrichtung des Kontenplans unterstützen. Aber auch mit Steuersoftware wie Accountable wird sichergestellt, dass alle steuerlichen und buchhalterischen Anforderungen erfüllt werden. Der:die Expert:in oder die smarte Software prüft dann im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses die steuerlichen Aspekte und berät bei entsprechenden Entscheidungen. Beispielsweise entscheidet der:die Steuerberater:in, ob ein Wirtschaftsgut aktiviert und über welche Laufzeit es abgeschrieben wird.
Die Einrichtung eines gut strukturierten Kontenplans ist entscheidend für eine effiziente Buchführung. Der Kontenplan ermöglicht es dir als Selbstständige:n und Freelancer:in, deine Finanzen klar zu überblicken und erleichtert die jährliche Steuererklärung. Obwohl die Einrichtung zunächst komplex erscheinen mag, kann sie mit der richtigen Anleitung erfolgreich gemeistert werden.
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Autor - Tino Keller
Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.
Wer ist Tino ?Danke für dein Feedback!
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Ich finde es gut, dass ich als Kunde des Max Plans jetzt deutlich schnellere Antworten bekomme. Das war eine Zeit lang nicht zuverlässig so, umso positiver fällt mir die Verbesserung auf. Die Steuer Coaches sind stets bemüht zu helfen. Sie antworten freundlich, klar und lösungsorientiert. Ich bin damit wirklich sehr happy. Für mich war es außerdem die beste Entscheidung, meine Steuer selbst zu machen. Ich habe jetzt mehr Überblick über meine Zahlen und verstehe die Abläufe besser. Dadurch fühle ich mich deutlich sicherer, auch in der Kommunikation mit den Steuerbehörden. Ich kann Rückfragen schneller einordnen und gezielter reagieren. Das nimmt mir viel Stress und gibt mir das Gefühl, die Kontrolle zu haben. Der Live Call ist ein sinnvoller Zusatz. Du kannst offene Punkte direkt klären, ohne lange hin und her zu schreiben. Das spart Zeit und bringt schnell Klarheit. Fazit: Liebs 😊
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