Self-Billing: So funktioniert das Gutschriftverfahren nach § 14 UStG für Selbstständige

Viele Freelancer:innen stellen ihre Rechnungen nicht selbst, sondern bekommen ihre Einnahmen automatisch vom Auftraggeber oder von Plattformen abgerechnet. Typische Beispiele sind Affiliate-Programme, bei denen Plattformen wie Amazon oder Digistore24 Provisionen per Gutschrift auszahlen, Vermittlungsagenturen, die IT-Freelancer:innen oder Berater:innen auf Basis von Stundennachweisen abrechnen, oder die Plattform-Ökonomie rund um Liefer- und Fahrdienste.

Dieses Modell nennt sich Self-Billing und ist in Deutschland als Gutschriftverfahren nach § 14 UStG geregelt. Was das konkret für dich bedeutet, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und worauf du jetzt achten solltest, erfährst du in diesem Artikel.

Self-Billing / Gutschriftverfahren nach § 14 UStG–kurz zusammengefasst

• Beim Gutschriftverfahren nach § 14 UStG (Self-Billing) erstellt nicht du selbst die Rechnung, sondern dein Auftraggeber rechnet deine Leistung per Gutschrift in deinem Namen ab.
• Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmer:innen im B2B-Bereich E-Rechnungen – und damit auch Gutschriften – empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht zur Ausstellung greift schrittweise.
• Auch wenn dein Auftraggeber abrechnet, bist du für die steuerliche Korrektheit der Gutschrift mitverantwortlich.
• Liefer-, Mobilitäts- und Freelancer-Plattformen sowie Abrechnungsdienstleister setzen häufig auf Self-Billing – oft auch grenzüberschreitend.

Was ist Self-Billing bzw. das Gutschriftverfahren nach § 14 UStG?

Self-Billing bedeutet, dass nicht du, sondern dein Auftraggeber die Rechnung über deine Leistung erstellt. Auf Deutsch spricht man dabei vom Gutschriftverfahren. Dieses ist im § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) ausdrücklich geregelt und eine gleichwertige Alternative zur klassischen Rechnung.

Der Ablauf ist dabei klar definiert: Du erbringst eine Leistung, zum Beispiel Arbeitsstunden, Lieferungen oder Vermittlungsumsätze. Dein Auftraggeber erstellt anschließend eine Gutschrift mit allen gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben und übermittelt sie dir. Diese Gutschrift gilt umsatzsteuerlich als deine Ausgangsrechnung.

Wichtig ist: Auch wenn du die Rechnung nicht selbst schreibst, bleibt sie deine Rechnung. Du musst die Gutschrift prüfen, in deiner Buchhaltung erfassen und steuerlich korrekt behandeln – genau so, als hättest du sie selbst erstellt.

Wo Self-Billing heute besonders häufig vorkommt

Viele Freelancer:innen nutzen bereits das Verfahren, ohne es bewusst so zu nennen. Besonders verbreitet ist es dort, wo Leistungen standardisiert erfasst und zentral abgerechnet werden. Self-Billing wird vor allem dort eingesetzt, wo:

• viele gleichartige Leistungen abgerechnet werden,
• Abrechnungen automatisiert erfolgen,
• oder mehrere Freelancer:innen gleichzeitig für einen Auftraggeber tätig sind.

Gerade Plattformen, Agenturen und größere Unternehmen nutzen das Verfahren, um Verwaltungsaufwand zu reduzieren und Abrechnungen zu standardisieren. Für Freelancer:innen kann das bequem sein – rechtlich entbindet es dich aber nicht von deiner Verantwortung.

Liefer- und Mobilitätsplattformen

In der Plattform-Ökonomie ist Self-Billing der Regelfall. Fahrten, Lieferungen oder Einsätze werden digital erfasst und automatisch abgerechnet. Typische Beispiele sind Uber, Bolt oder Lieferplattformen wie Wolt. Die selbstständigen Fahrer:innen oder Kuriere schreiben keine eigene Rechnung, sondern erhalten regelmäßig eine Abrechnung bzw. Gutschrift über ihre erbrachten Leistungen.

Affiliate-Marketing & Provisionsmodelle

Auch im Affiliate-Marketing ist Self-Billing weit verbreitet. Plattformen rechnen Provisionen automatisch per Gutschrift ab, sobald Umsätze erzielt werden. Bekannte Beispiele sind Partnerprogramme von Amazon oder digitale Verkaufsplattformen wie Digistore24. Du erhältst dabei meist monatliche Abrechnungen über deine Provisionen, ohne selbst Rechnungen zu stellen.

Vermittlungsagenturen & Beratungsmodelle

Viele IT-Freelancer:innen, Berater:innen oder Projektkräfte arbeiten über Vermittlungsagenturen. Statt selbst Rechnungen zu schreiben, reichen sie Stundennachweise oder Leistungsreports ein. Die Agentur erstellt daraufhin eine Gutschrift und zahlt das Honorar aus. Dieses Modell ist vor allem bei IT-Projekten, Interim-Management und Beratungsmandaten sehr verbreitet.

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Kreativ- & Medienbranche

In der Kreativ- und Medienbranche werden Honorare häufig zentral abgerechnet. Das betrifft zum Beispiel:

• Journalist:innen,
• Autor:innen,
• Fotograf:innen,
• andere Kreative mit Nutzungsrechten.

Verwertungsgesellschaften oder Produktionsfirmen rechnen Einnahmen gesammelt ab und stellen dafür Abrechnungsbelege oder Gutschriften aus. Bekannte Akteure in diesem Umfeld sind etwa VG Wort oder GEMA.

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Welche rechtlichen Voraussetzungen für Self-Billing erfüllt sein müssen

Damit das Gutschriftverfahren nach § 14 UStG steuerlich wirksam ist, müssen bestimmte Voraussetzungen zwingend erfüllt sein. Denn Self-Billing ist kein „formloses Entgegenkommen“ des Auftraggebers, sondern ein klar geregeltes Abrechnungsverfahren.

Vorherige Vereinbarung ist zwingend erforderlich

Bevor dein Auftraggeber eine Gutschrift für deine Leistung ausstellt, muss eine Einigung über das Gutschriftverfahren bestehen. Diese Vereinbarung muss vor der ersten Abrechnung getroffen werden.

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. In der Praxis bedeutet das:

• die Regelung kann im Vertrag,
• in einer Rahmenvereinbarung,
• oder in den AGB enthalten sein.

Entscheidend ist, dass klar dokumentiert ist, dass:

• dein Auftraggeber die Abrechnung übernimmt und
• du dem ausdrücklich zugestimmt hast.

Ohne diese Vereinbarung gilt die Gutschrift nicht als Rechnung – mit allen steuerlichen Folgen.

Die Gutschrift ersetzt deine Rechnung vollständig

Wird wirksam per Gutschrift abgerechnet, gilt: Du darfst für diese Leistung keine eigene Rechnung mehr stellen. Das ist wichtig, weil es sonst zu doppelten Abrechnungen und falschen Umsatzausweisen kommen kann.

Self-Billing bedeutet also nicht „zusätzlich“, sondern anstelle deiner Rechnung. Deshalb muss sie alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten, unter anderem:

• vollständige Namen und Anschriften,
• Steuernummer oder USt-IdNr.,
• Leistungsbeschreibung,
• Entgelt und Steuerbetrag,
• Ausstellungsdatum,
• fortlaufende Nummer.

Besonders wichtig: Das Dokument muss eindeutig als „Gutschrift“ bezeichnet sein. Fehlt diese Bezeichnung, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein.

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Du hast ein Widerspruchsrecht

Eine Gutschrift wirkt nur dann als Rechnung, wenn:

• sie dir zugeht und
• du ihr nicht widersprichst.

Legst du Widerspruch ein, verliert die Gutschrift ihre Rechnungswirkung. Steuerlich gilt sie dann als nicht wirksam ausgestellt.

Deshalb sollte klar geregelt sein:

• wie ein Widerspruch erfolgt,
• innerhalb welcher Frist,
• und über welchen Kommunikationsweg.

Verantwortung bleibt bei dir als Freelancer:in

Auch wenn dein Auftraggeber die Abrechnung übernimmt: Die steuerliche Verantwortung liegt weiterhin bei dir. Du musst prüfen, ob:

• die Gutschrift korrekt ist,
• dein Steuerstatus richtig berücksichtigt wurde,
• alle Pflichtangaben enthalten sind.

Gerade im Zusammenspiel mit der E-Rechnungspflicht wird dieser Punkt wichtiger, weil formale Fehler künftig schneller auffallen können.

Dazu kommt: Auch wenn du deine Rechnungen nicht selbst schreibst, gilt:

• Du musst technisch in der Lage sein, Gutschriften zu empfangen, wenn dein Auftraggeber sie als E-Rechnung verschickt.
• Gängige E-Rechnungsformate: XRechnung und ZUGFeRD (ab Version mit strukturiertem XML-Anteil)
• Du musst die E-Rechnung ordnungsgemäß in deiner Buchhaltung erfassen.
• Und du musst sie GoBD-konform aufbewahren, unabhängig vom Format.

Gerade Plattformen, Agenturen und größere Auftraggeber setzen deshalb zunehmend auf standardisierte E-Gutschriften, die direkt in Buchhaltungssysteme importiert werden können.

Welche Rolle PEPPOL in Deutschland spielt

Im Zusammenhang mit E-Rechnungen taucht häufig der Begriff PEPPOL auf. Dabei entsteht schnell der Eindruck, dass PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) auch in Deutschland verpflichtend sei oder zwingend für Self-Billing genutzt werden müsse. Das ist so nicht korrekt.

Im deutschen B2B-Bereich ist PEPPOL kein Pflichtstandard. Die E-Rechnungspflicht bezieht sich auf das Format der Rechnung, nicht auf den Transportweg. Und das ist das PEPPOL-Netzwerk letztendlich nur. Es ist vor allem dort relevant, wo:

• Rechnungen an die öffentliche Hand gestellt werden,
• internationale Konzerne einheitliche Abrechnungsstandards nutzen,
• Plattformen europaweit Self-Billing-Prozesse abwickeln.

In diesen Fällen kann es vorkommen, dass Gutschriften technisch über PEPPOL ausgetauscht werden – auch im Self-Billing. Das ist jedoch eine unternehmensinterne oder vertragliche Entscheidung.

Nationale und internationale Self-Billing-Fälle im Vergleich

Ob Self-Billing einfach oder komplex ist, hängt stark davon ab, wo dein Auftraggeber sitzt und welches Recht anwendbar ist. Gerade bei Plattformen und digitalen Geschäftsmodellen spielen grenzüberschreitende Konstellationen eine große Rolle.

Self-Billing bei rein inländischen Umsätzen

Arbeitest du für einen deutschen Auftraggeber und erbringst deine Leistung ebenfalls in Deutschland, ist die Lage vergleichsweise klar:

• Es gelten die Vorschriften des deutschen Umsatzsteuerrechts (§ 14 UStG).
• Das Gutschriftverfahren ist zulässig, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind (Vereinbarung, Pflichtangaben, …).
• Die E-Rechnungspflicht greift nach den deutschen Regeln – unabhängig davon, ob es sich um eine Rechnung oder eine Gutschrift handelt.

Grenzüberschreitendes Self-Billing innerhalb der EU

Komplexer wird es, wenn dein Auftraggeber nicht in Deutschland, sondern in einem anderen EU-Land sitzt. Das ist bei vielen Plattformen, Marktplätzen und internationalen Agenturen der Fall.

Dann gilt:

• Self-Billing ist EU-weit grundsätzlich zulässig.
• Maßgeblich sind jedoch häufig die Rechnungs- und Formvorschriften des Mitgliedstaats, der für die Umsatzbesteuerung zuständig ist.
• Diese können sich von den deutschen Regeln unterscheiden – insbesondere bei Rechnungspflichten, technischen Formaten und Übertragungswegen.

💡 Hinweis: Viele Plattformen bündeln Leistungen aus mehreren Ländern und rechnen zentral ab. Für dich als Freelancer:in bedeutet das: Auch wenn du in Deutschland sitzt, kann es sein, dass ausländische E-Rechnungsstandards eingehalten werden müssen.

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Was das alles für Freelancer:innen konkret bedeutet

Gutschriften gelten steuerlich als deine Rechnungen. Entsprechend solltest du sie nicht einfach durchwinken, sondern gezielt prüfen:

• Sind Leistung, Zeitraum und Betrag korrekt?
• Ist dein Steuerstatus richtig berücksichtigt?
• Ist das Dokument eindeutig als Gutschrift gekennzeichnet?

Auch ohne eigene Rechnungserstellung brauchst du zudem eine Buchhaltung, die E-Rechnungen empfangen kann, die Gutschriften ordnungsgemäß speichert, und sie GoBD-konform archiviert. Gerade bei Plattformen oder Agenturen wirst du künftig häufiger mit standardisierten E-Gutschriften arbeiten, die direkt in deine Buchhaltung übernommen werden.

Fazit: Self-Billing kann Arbeit erleichtern, muss aber sauber umgesetzt werden 

Self-Billing ist und bleibt ein fest etablierter Bestandteil der Freelancer-Praxis. Ob über Plattformen, Agenturen oder große Auftraggeber: Das Gutschriftverfahren nach § 14 UStG ermöglicht effiziente Abrechnungen – ohne dass du selbst jede Rechnung schreiben musst.

Entscheidend ist dabei nicht, wer abrechnet, sondern wie sauber das Verfahren umgesetzt wird. Eine wirksame Vereinbarung, korrekt ausgestellte Gutschriften und ein grundlegendes Verständnis für deine steuerliche Verantwortung sind wichtiger als das eingesetzte technische System.

Für dich als Freelancer:in heißt das: Self-Billing kann dir Arbeit abnehmen – aber nicht die Verantwortung. Wer weiß, wann eine Gutschrift gilt, worauf zu achten ist und wie sie korrekt in die eigene Buchhaltung eingeordnet wird, nutzt das Verfahren sicher und ohne spätere Überraschungen.

Häufige Fragen zum Self-Billing (FAQ)

Muss ich beim Self-Billing wirklich keine Rechnung mehr schreiben?

Ja. Beim wirksamen Gutschriftverfahren ersetzt die Gutschrift deine Rechnung vollständig. Du darfst für diese Leistung keine eigene Rechnung zusätzlich ausstellen. Voraussetzung ist, dass das Verfahren vorher vereinbart wurde und die Gutschrift alle Pflichtangaben enthält.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Gutschriften?

Ja. Da Gutschriften umsatzsteuerlich als Rechnungen gelten, unterliegen sie denselben E-Rechnungsregeln wie klassische Rechnungen. Entscheidend ist nicht, wer die Rechnung erstellt, sondern dass sie den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Reicht ein PDF mit einer Abrechnung noch aus?

Ein reines PDF gilt nicht als E-Rechnung. Wenn die E-Rechnungspflicht greift, muss die Gutschrift in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das maschinell verarbeitet werden kann. Ein PDF kann höchstens ergänzend zur Ansicht dienen.

Bin ich verantwortlich, wenn der Auftraggeber Fehler in der Gutschrift macht?

Ja. Auch beim Self-Billing bleibst du als Leistungserbringer:in steuerlich verantwortlich. Deshalb solltest du jede Gutschrift prüfen und bei Fehlern rechtzeitig widersprechen. Andernfalls kann es zu Problemen bei Steuerprüfungen kommen.