Umsatzsteuererklärung: Was ist das Vorauszahlungssoll?

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Musst du dieses Jahr deine erste Umsatzsteuererklärung ausfüllen (UStE) und weißt einfach nicht, was das sogenannte Vorauszahlungssoll ist? Kein Grund zur Panik! In diesem Artikel erfährst du, was das Vorauszahlungssoll genau bedeutet, ob es für dich als Freiberufler:in überhaupt relevant ist und wie du es ganz einfach berechnen kannst.

Was ist das Vorauszahlungssoll?

Das Vorauszahlungssoll dient als Grundlage für die Berechnung der Umsatzsteuerabschlusszahlung oder -erstattung. Es entscheidet also darüber, ob du am Ende des Jahres eine Abschlusszahlung leisten oder eine Erstattung erhalten. Daher ist es von jedem und jeder umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer:in in der Steuererklärung anzugeben. Genauer gesagt handelt es sich um die Summe aller für ein Jahr an das Finanzamt gemeldeten Umsatzsteuervoranmeldungen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Vorauszahlungen bereits an das Finanzamt getätigt wurden oder noch ausstehen. 

Wer als Unternehmer:in monatlich Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben muss, kann beim Finanzamt eine sogenannte Dauerfristverlängerung beantragen. Das bedeutet, dass du deine Voranmeldungen einen Monat später abgeben darfst. Damit dir diese Erleichterung gewährt wird, verlangt das Finanzamt jedoch eine Sondervorauszahlung.

Diese Sondervorauszahlung ist keine zusätzliche Steuer, die dir verloren geht, sondern vielmehr eine Art Vorauszahlung auf deine Jahressteuer. Sie wird am Ende des Jahres mit deiner tatsächlichen Steuerschuld verrechnet. Damit stellst du sicher, dass das Finanzamt trotz der verlängerten Frist schon einen Teil der Umsatzsteuer vorab erhält.

Am Ende des Jahres ergibt sich aus der Steuererklärung entweder:

• ein Erstattungsanspruch: Dieser wird in der Regel automatisch ausgezahlt, kann aber auf Wunsch auch mit bestehenden Steuerschulden verrechnet werden.
• eine Abschlusszahlung: Diese ist spätestens einen Monat nach Abgabe der Steuererklärung an das Finanzamt zu entrichten.

Unterschied zwischen Vorauszahlungssoll und tatsächlicher Zahllast

Das Vorauszahlungssoll ist nicht mit der endgültigen Umsatzsteuer-Zahllast zu verwechseln. Während das Vorauszahlungssoll die Summe aller im Jahr gemeldeten Umsatzsteuervoranmeldungen (einschließlich Sondervorauszahlung) darstellt, ergibt sich die tatsächliche Zahllast erst am Ende des Jahres durch die Gegenüberstellung von Umsatzsteuer und Vorsteuer. 

Weichen die Vorauszahlungen von der endgültigen Zahllast ab, musst du entweder eine Abschlusszahlung leisten oder erhältst eine Erstattung. Das Vorauszahlungssoll ist somit eine Art „Zwischensumme“, während die tatsächliche Zahllast das endgültige Ergebnis der Jahreserklärung bildet.

Müssen Kleinunternehmer auch eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Viele Selbstständige, die die Kleinunternehmerregelung nutzen, gehen davon aus, dass sie sich um das Thema Umsatzsteuer gar nicht kümmern müssen. Das ist aber nur zum Teil richtig. Zwar müssen Kleinunternehmer:innen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben, dennoch verlangt das Finanzamt einmal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung.

Der Grund dafür ist einfach: Das Finanzamt möchte prüfen, ob Sie die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung tatsächlich erfüllt haben. Entscheidend sind dabei zwei Umsatzgrenzen:

• Im Vorjahr dürfen Ihre Umsätze nicht höher als 25.000 Euro gewesen sein.
• Im laufenden Jahr dürfen die Umsätze voraussichtlich nicht mehr als 100.000 Euro betragen.

In der Umsatzsteuererklärung musst du daher deine erzielten Umsätze angeben und belegen, dass du unter diesen Grenzen geblieben bist. Nur wenn dies der Fall ist, erkennt das Finanzamt deine Umsatzsteuerbefreiung an.

Ein Beispiel:

Wenn du im Jahr 2025 deine Steuererklärung abgibst, trägst du die tatsächlichen Umsätze aus 2024 ein (diese müssen unter 25.000 Euro liegen). Zusätzlich gibst du an, wie hoch deine Umsätze im Jahr 2025 voraussichtlich sein werden. Sie dürfen die Grenze von 100.000 Euro nicht überschreiten. Liegen deine Angaben innerhalb dieser Vorgaben, bestätigt dir das Finanzamt die Einstufung als Kleinunternehmer:in und du kannst weiterhin von der Regelung profitieren.

Kurz gesagt: Auch Kleinunternehmer:innen müssen eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Nicht um Umsatzsteuer zu zahlen, sondern um dem Finanzamt zu zeigen, dass die Befreiung von der Umsatzsteuer weiterhin berechtigt ist.

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Müssen Freiberufler eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Bei Freiberufler:innen hängt die Umsatzsteuerpflicht von der Art der Tätigkeit ab. Es gibt mehrere freiberufliche Tätigkeiten, die nach § 4 UStG von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind. Dazu zählen unter anderem:

• Ärzt:innen
• Rechtsanwält:innen
• Ingenieur:innen
• Heilpraktiker:innen
• Journalist:innen
• Steuerberater:innen
• Übersetzer:innen
• u. v. m.

Diese Freiberufler:innen können sich auf Antrag von der Abgabe zur Umsatzsteuererklärung befreien lassen. Dazu solltest du mit deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin sprechen, er oder sie kann diesen Antrag schriftlich formulieren und beim Finanzamt einreichen.

Freiberufler:innen, die nicht in eine der genannten Kategorien fallen, müssen aber mit der jährlichen Einkommensteuererklärung auch eine Umsatzsteuererklärung einreichen.

Den Vorauszahlungssoll für die Umsatzsteuererklärung berechnen 

Die Höhe des Vorauszahlungssolls musst du selbst berechnen. Grundlage sind alle Umsatzsteuervorauszahlungen des Vorjahres inklusive der damals gezahlten Sondervorauszahlung. Aus dieser Gesamtsumme wird 1/11 berechnet – das ist der Betrag, den du im neuen Jahr als Sondervorauszahlung leisten musst.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung des Vorauszahlungssoll:

1. Berechnung der Vorjahressumme:

• Umsatzsteuervorauszahlungen 2024: 18.000 Euro
• Sondervorauszahlung 2024: 4.000 Euro
• Gesamtsumme: 18.000 Euro + 4.000 Euro = 22.000 Euro

1. Berechnung der Sondervorauszahlung für 2025:

• 22.000 Euro × 1/11 = 2.000 Euro

Das bedeutet: Für das Jahr 2025 musst du eine Sondervorauszahlung von 2.000 Euro leisten. Diese wird später mit deiner tatsächlichen Umsatzsteuer verrechnet, sodass sie nicht „verloren“ ist, sondern lediglich vorab gezahlt wird.

Vergiss nicht, auch die Sondervorauszahlung des Vorjahres in die Berechnung einzubeziehen. Nur so wird der Betrag korrekt ermittelt.

Die 2.000 Euro kannst du dann in der zugehörigen Zeile, in diesem Fall Vorauszahlungssoll 2019, eintragen: 

Quelle: Bundesfinanzministerium - Muster der Umsatzsteuererklärung

Besonderheiten bei Neugründung

Wenn du gerade erst gegründet hast, gibt es in der Regel noch keine Vorjahreswerte, auf die sich das Vorauszahlungssoll stützen könnte. In diesem Fall schätzt das Finanzamt zunächst deine Umsätze und legt auf dieser Basis die Höhe der Vorauszahlungen fest. 

Wichtig ist, dass du realistische Angaben machst, um unnötig hohe oder zu niedrige Vorauszahlungen zu vermeiden. Sollte sich im Laufe des Jahres zeigen, dass die Umsätze deutlich abweichen, kannst du einen Antrag auf Anpassung stellen. Gerade im Gründungsjahr solltest du deine Umsätze deshalb genau kontrollieren und rechtzeitig mit dem Finanzamt kommunizieren.

Fristen und Konsequenzen bei falscher oder verspäteter Abgabe

Die Umsatzsteuererklärung und damit auch die Angabe des Vorauszahlungssolls, muss grundsätzlich bis zum 31. Juli des Folgejahres beim Finanzamt eingereicht werden. Lässt du dich steuerlich beraten, verlängert sich die Frist in der Regel automatisch bis Ende Februar des übernächsten Jahres.

Wird das Vorauszahlungssoll falsch angegeben, korrigiert das Finanzamt zwar in vielen Fällen die Angabe, es können jedoch Nachforderungen, Säumniszuschläge oder Zinsen nach § 233a AO entstehen. Eine verspätete Abgabe kann außerdem mit einem Verspätungszuschlag geahndet werden. Daher lohnt es sich, die Angaben sorgfältig zu prüfen und die Fristen im Blick zu behalten

Wichtigste Punkte zum Vorauszahlungssoll

• Der Vorauszahlungssoll ist die Summe aller Umsatzsteuervoranmeldungen eines Jahres inkl. Sondervorauszahlung
• Er ist die Grundlage für die endgültige Umsatzsteuerabrechnung (Abschlusszahlung oder Erstattung)
• Unterschied zur Zahllast: Die endgültige Zahllast ergibt sich erst nach Abzug der Vorsteuer
• Kleinunternehmer:innen müssen trotzdem eine Umsatzsteuererklärung abgeben (Nachweis der Umsatzgrenzen)
• Bestimmte Freiberufler:innen können sich von der Pflicht befreien lassen
• Bei Neugründung erfolgt oft eine Schätzung durch das Finanzamt, die auf Antrag angepasst werden kann
• Die Sondervorauszahlung beträgt 1/11 der Vorjahres-Umsatzsteuer inkl. damaliger Sondervorauszahlung
• Abgabefrist: 31. Juli des Folgejahres (verlängert bis Ende Februar mit Steuerberater:in)

Fazit

Auch wenn das Vorauszahlungssoll auf den ersten Blick kompliziert klingt, steckt dahinter ein recht einfaches Prinzip. Es handelt sich lediglich um die Summe aller Umsatzsteuervoranmeldungen eines Jahres, die durch die eventuell geleistete Sondervorauszahlung ergänzt wird. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese Beträge bereits an das Finanzamt gezahlt oder im Einzelfall schon erstattet wurden. Entscheidend ist allein, was im Laufe des Jahres gemeldet und festgesetzt wurde.

Das Vorauszahlungssoll ist ein wichtiger Bestandteil der Umsatzsteuererklärung. Es dient dem Finanzamt als Grundlage, um zu prüfen, ob du am Jahresende noch eine Nachzahlung leisten musst oder ob dir eine Erstattung zusteht. Wer die Sondervorauszahlung korrekt berücksichtigt und seine Voranmeldungen sorgfältig im Blick behält, hat keine Schwierigkeiten, den Wert richtig einzutragen.

Gerade bei Neugründungen oder einem Wechsel der Besteuerungsart solltest du deine Zahlen genau überwachen, da hier häufig Schätzungen oder Anpassungen durch das Finanzamt erfolgen. Wichtig ist außerdem, die Fristen einzuhalten und Fehler bei der Berechnung zu vermeiden, um unnötige Nachzahlungen, Zinsen oder Verspätungszuschläge zu umgehen.

Kurz gesagt: Das Vorauszahlungssoll ist weniger ein bürokratisches Hindernis als vielmehr eine Rechenaufgabe, die dir Transparenz über deine Umsatzsteuerzahlungen verschafft. Mit etwas Routine und der richtigen Vorbereitung kannst du es problemlos in deiner Umsatzsteuererklärung angeben und so sicherstellen, dass dein Steuerjahr korrekt abgeschlossen wird.

FAQ

Was bedeutet Vorauszahlungssoll?

Das Vorauszahlungssoll ist die Summe aller im Jahr abgegebenen Umsatzsteuervoranmeldungen einschließlich einer eventuell geleisteten Sondervorauszahlung.

Worin liegt der Unterschied zwischen Vorauszahlungssoll und tatsächlicher Zahllast?

Das Vorauszahlungssoll zeigt nur, was im Laufe des Jahres gemeldet wurde. Die tatsächliche Zahllast ergibt sich erst in der Jahreserklärung durch den Abgleich von Umsatzsteuer und Vorsteuer.

Müssen Kleinunternehmer ein Vorauszahlungssoll angeben?

Ja. Auch wenn keine Umsatzsteuer erhoben wird, verlangt das Finanzamt eine Umsatzsteuererklärung, um die Einhaltung der Kleinunternehmergrenzen zu prüfen.

Sind Freiberufler immer zur Abgabe verpflichtet?

Nein. Bestimmte Berufsgruppen wie Ärzt:innen, Heilpraktiker:innen oder Journalist:innen sind umsatzsteuerbefreit. In diesen Fällen genügt ein Antrag auf Befreiung.

Wie berechne ich die Sondervorauszahlung?

Die Sondervorauszahlung beträgt 1/11 der Summe aller Umsatzsteuervorauszahlungen des Vorjahres plus der damaligen Sondervorauszahlung.

Was gilt bei Neugründung ohne Vorjahreswerte?

Hier schätzt das Finanzamt deine Umsätze und legt die Vorauszahlungen fest. Weichen deine tatsächlichen Umsätze stark ab, solltest du eine Anpassung beantragen.

Welche Fristen gelten für die Abgabe?

Die Umsatzsteuererklärung muss grundsätzlich bis zum 31. Juli des Folgejahres eingereicht werden. Mit Steuerberater:in verlängert sich die Frist bis Ende Februar des übernächsten Jahres.

Was passiert bei Fehlern oder verspäteter Abgabe?

Falsche Angaben können Nachforderungen, Zinsen oder Säumniszuschläge nach sich ziehen. Verspätete Abgaben führen oft zu einem Verspätungszuschlag.

Wo trage ich das Vorauszahlungssoll in der Erklärung ein?

Im ELSTER-Formular steht das Vorauszahlungssoll auf Seite 6, Zeile 168 der Umsatzsteuererklärung.

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Autor - Tino Keller

Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.

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