Vollmacht für Steuerberater: Von Ausstellung bis Widerruf

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Steuerliche Angelegenheiten erfordern von Freiberufler:innen, Selbständigen und Unternehmen entweder gute Steuerkenntnisse, eine umfassende Steuersoftware oder eine professionelle Beratung durch Steuerexpert:innen. Um Verfahrensfehler auszuschließen und Zeit zu sparen, kannst du daher eine Vollmacht für Steuerberater:innen ausstellen.

Wir erklären, wann sich eine Vollmacht lohnt, welche Inhalte und Berechtigungen sie umfasst und wie du die Vollmacht für den bzw. die Steuerberater:in widerrufen kannst.

Kurz erklärt: Was machen Steuerberater:innen?

Selbst mit ordnungsgemäßer Buchhaltung, lückenloser Verfahrensdokumentation und digitaler Dokumentenverwaltung können Steuerfragen für Unsicherheit sorgen. Hast du in deiner Steuererklärung an alles gedacht? Hast du alle steuerlichen Vorteile in Anspruch genommen und deine Steuerpflichten erfüllt? Wenn du Zweifel oder neben dem Tagesgeschäft nicht genug Zeit für Steuerangelegenheiten hast, empfiehlt es sich, mit einem oder einer Steuerberater:in zusammenzuarbeiten.

Steuerberater:innen sind Fachleute, die Unternehmen, Selbstständige und Privatpersonen in allen steuerlichen und oft auch betriebswirtschaftlichen Fragen unterstützen. Ihre Hauptaufgaben reichen von der Erstellung von Steuererklärungen und Jahresabschlüssen über die laufende Buchhaltung bis hin zur Beratung in Steueroptimierungsfragen. Viele Mandant:innen nehmen ihre Dienste in Anspruch, weil die Steuergesetze komplex und häufigen Änderungen unterworfen sind. Durch die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen kannst du sicherstellen, dass alle Pflichten fristgerecht und korrekt erfüllt werden. Zusätzlich kannst du oft auch bares Geld sparen, indem steuerliche Vorteile optimal ausgeschöpft werden.

Hier erfährst du Genaueres dazu, wie dir Steuerberater:innen als Selbstständige:r helfen können. 

Was ist eine Vollmacht für Steuerberater?

Eine Vollmacht berechtigt deine:n Steuerberater:in, dich in Steuersachen gegenüber dem Finanzamt zu vertreten. Die Bevollmächtigung umfasst alle steuerlichen Handlungen, die im Rahmen der Vollmacht liegen oder ausdrücklich vereinbart wurden.

Das bedeutet:

• Dein:e Steuerberater:in darf in deinem Namen mit dem Finanzamt kommunizieren.
• Er oder sie kann Steuererklärungen abgeben, Anträge stellen und Bescheide entgegennehmen (je nach Art der Vollmacht).
• Du musst dich nicht mehr selbst um den direkten Schriftverkehr mit dem Finanzamt kümmern.

Mit einer Vollmacht überträgst du also bestimmte Rechte, damit dein:e Steuerberater:in alle nötigen Schritte für dich erledigen kann. Du sparst Zeit und reduzierst das Risiko von Fehlern, bleibst aber trotzdem selbst verantwortlich für die Richtigkeit deiner Steuerangaben.

💡Ob du deine Steuern selbst erledigen kannst oder einen Steuerberater brauchst, hängt von deiner Situation ab. Finde es in unserem kurzen Quiz heraus.

Welche Arten von Vollmachten für Steuerberater gibt es?

Grundsätzlich lässt sich zwischen der Verfahrensvollmacht und der Bekanntgabevollmacht unterscheiden:

In der Praxis empfiehlt sich meist die Kombination aus beiden: So kann dein:e Steuerberater:in nicht nur handeln, sondern auch Bescheide direkt entgegennehmen. Beachte hierbei, dass die Bekanntgabebevollmächtigung nicht automatisch Teil einer Vollmacht für Steuerberater:innen ist und separat ausgestellt werden muss.

Neben diesen beiden gibt es allerdings auch die Inkassovollmacht, die ebenfalls separat ausgestellt werden muss. Sie wird auch Geldempfangsvollmacht genannt und ist eine spezielle Vollmacht, die deinem/deiner Steuerberater:in oder einer anderen bevollmächtigten Person das Recht einräumt, Steuererstattungen, Vergütungen oder Rückzahlungen vom Finanzamt in deinem Namen entgegenzunehmen. Wichtig dabei: Du bleibst als Steuerpflichtige:r weiterhin rechtliche:r Eigentümer:in der Erstattung. Die Vollmacht erlaubt lediglich die Entgegennahme durch den Bevollmächtigten

Welche Handlungen umfasst eine uneingeschränkte Steuervollmacht?

Handlungen und Sachverhalte, die eine Vollmacht umfasst, hängen davon ab, ob du diese uneingeschränkt oder eingeschränkt ausstellst. Bei einer uneingeschränkten Vollmacht liegen folgende Handlungs- und Entscheidungsbefugnisse vor:

Vertretung gegenüber dem Finanzamt

Der oder die Bevollmächtigte ist in der Rolle deiner Vertretung gegenüber dem Finanzamt zu folgenden Handlungen berechtigt:

• Abgeben und Entgegennehmen von Erklärungen jeglicher Art in deinem Namen (beispielsweise Einkommenssteuererklärung, Umsatzsteuererklärung oder Gewerbesteuererklärung)
• Antragsstellung in steuerlichen Haupt-, Neben- und Folgeverfahren
• Vertretung im Rahmen von Betriebsprüfungen oder Kassennachschauen
• Einlegen oder Rücknahme von außergerichtlichen Rechtsbehelfen (beispielsweise Einsprüchen) oder Rechtsverzicht
• Außergerichtliche Verhandlungen jeglicher Art
• Einreichung von Steuererklärungen

Datenabruf und Datenzugriff

Weitere Handlungsbefugnisse umfassen den Datenabruf, Datenzugriff und die Akteneinsicht im Zusammenhang mit steuerrelevanten Daten. Dazu zählen die Einsichtnahme in dein Steuerkonto, die vorausgefüllte Steuererklärung, die Umsatzsteuervoranmeldung sowie beim Finanzamt hinterlegte Steuerdaten. Sofern es für Steuerangelegenheiten eine Rolle spielt, kann die Steuerberaterin bzw. der Steuerberater auch Einsicht in deine Bankunterlagen nehmen.

Welche Handlungen umfasst eine eingeschränkte Steuervollmacht?

Im Gegensatz zur uneingeschränkten Vollmacht, bei der dein:e Steuerberater:in umfassend in allen Steuerangelegenheiten handeln kann, erlaubt eine eingeschränkte Vollmacht nur gezielt bestimmte Handlungen oder steuerliche Bereiche. Wichtig ist: Die Einschränkungen können sich sowohl inhaltlich als auch zeitlich zeigen.

Inhaltsmäßige Beschränkungen

• Einschränkungen können bestimmte Steuerarten betreffen – etwa nur die Umsatzsteuererklärung, während die Einkommensteuer selbst abgegeben wird.
• Denkbar sind auch begrenzte Verfahrenshandlungen, z. B. nur die Abgabe von Steuererklärungen, aber kein Einspruchsrecht oder keine Vertretungsbefugnis bei Betriebsprüfungen.
• Die Vollmacht kann sich auch auf bestimmte Stufen eines Verfahrens, etwa nur Anträge, aber keine Verhandlungen oder Rechtsmittel, beschränken.

Zeitliche Beschränkungen

• Eine Vollmacht kann explizit für bestimmte Steuerjahre oder Veranlagungszeiträume gelten. Bespielsweise nur für das Jahr 2024 und nur für die Steuerarten A und B.
• Auch eine zeitlich befristete Vollmacht ist möglich. Dann gilt sie etwa nur für einen einmaligen Vorgang oder bis zu einem bestimmten Datum.

Auswirkungen auf Bekanntgabe- und Datenabrufsvollmachten

Sachliche oder zeitliche Beschränkungen gelten auch für eine dazugehörige Bekanntgabebevollmächtigung (Erlaubnis zur Entgegennahme von Bescheiden) und Datenabrufvollmacht (Ermöglichung des Zugriffs auf das Steuerkonto etc.) 

💡Tipp von Accountable: Du willst die volle Kontrolle über Steuerangelegenheiten behalten? Dann bietet dir Accountable eine Lösung für alle Steuerfragen – angefangen beim einzigartigen AI Assistant, über die Erstellung korrekter Steuererklärungen bis hin zu Buchhaltung. 

Wann braucht dein Steuerberater eine Vollmacht?

Wann du deiner Steuerberaterin bzw. deinem Steuerberater eine Vollmacht gegenüber dem Finanzamt ausstellst, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zu den Hauptgründen zählen:

• Du willst Zeit und Aufwand sparen, Steuerfragen Expert:innen überlassen und dich auf deine Kernkompetenzen konzentrieren
• Du willst, dass steuerliche Handlungen wie Steuererklärungen oder Voranmeldungen korrekt und vollständig erfolgen
• Du willst steuerliche Einsparpotenziale nutzen und alle Steuerpflichten erfüllen
• Du willst deiner Steuerberaterin bzw. deinem Steuerberater den Zugang zu deinen Steuerinformationen oder deine Vertretung gegenüber dem Finanzamt oder im Fall von Betriebsprüfungen erleichtern
• Du willst Fristversäumnisse vermeiden

Übrigens kannst du auch eine Vollmacht für deine:n Steuerberater:in gegenüber der Krankenkasse ausstellen, wenn du auch hier bürokratischen Aufwand reduzieren und Fehler vermeiden willst.

Vollmacht für Steuerberater: Muster kostenlos online finden

Wenn du eine Vollmacht erteilen möchtest, ist es am einfachsten, auf Vorlagen zurückzugreifen. So stellst du sicher, dass du hinsichtlich Form und Inhalt rechtliche Vorgaben erfüllst. Ein schriftlicher Nachweis über eine Bevollmächtigung kann erforderlich sein, wenn das Finanzamt begründete Zweifel an der Vertretung durch Steuerberater hat. Kostenlose Muster und Vorlagen für Vollmachterklärungen findest du in der Regel auf Online-Plattformen des Finanzamtes im jeweiligen Bundesland.

Achte bei der Ausstellung auf folgende Aspekte:

• Form: Für die Erteilung der Vollmacht braucht es entsprechend § 167 Abs. 2 BGB keine spezifische Form. Sie kann schriftlich, mündlich oder durch konkludentes Handeln erfolgen. Um dich in Rechtsfragen abzusichern, empfiehlt es sich jedoch immer eine schriftliche Form und behördliche Vollmachtsvorlagen zu nutzen.
• Inhalt: Aus der Vollmacht muss deutlich werden, wem die Vollmacht für welche uneingeschränkten oder eingeschränkten Handlungsbefugnisse gegenüber wem erteilt wird.
• Umfang: Lege genau fest, ob die Vollmacht nur für bestimmte Steuerarten (z. B. Umsatzsteuer) oder Zeiträume (z. B. ein bestimmtes Veranlagungsjahr) gelten soll. So vermeidest du Missverständnisse.
• Bekanntgabevollmacht separat regeln: Wenn dein:e Steuerberater:in auch Steuerbescheide direkt erhalten soll, musst du dies ausdrücklich in einer zusätzlichen Vollmacht erlauben.
• Inkassovollmacht gesondert erteilen: Soll dein:e Steuerberater:in auch Steuererstattungen entgegennehmen dürfen, ist dafür eine separate Inkassovollmacht notwendig.
• Nachweis: Aus Sicht von bevollmächtigten Steuerberater:innen ist es ratsam, auf einer schriftlichen Bevollmächtigung zu bestehen, um die Vertretungsmacht nachweisen zu können. Ohne Nachweismöglichkeiten gelten Bevollmächtigte als Vertreter:innen ohne Vertretungsmacht, was im Fall von Rechtsstreitigkeiten zu Erfüllungs- oder Schadensersatzforderungen führen kann.
• Übermittlung: Die Übermittlung von Vollmachten ans Finanzamt kann sowohl schriftlich als auch elektronisch gemäß § 80a AO erfolgen.

Steuerberater über Vollmachtsdatenbank bevollmächtigen

Bei der Vollmachtsdatenbank (VDB) handelt es sich um eine Online-Plattform der Bundessteuerberaterkammer, über die Steuerberater:innen erteilte Vollmachtmuster auf elektronischem Weg erfassen, an Finanzverwaltungen übermitteln und verwalten. 

Die Verwendung unveränderter amtlicher Muster für eine Vollmacht ist auf schriftlichem Weg über die VDB verpflichtend. Du darfst somit keine Änderungen an Vorlagen vornehmen. Das moderne Übermittlungsverfahren erleichtert für Bevollmächtigende und Bevollmächtigte in jedem Fall die Ausstellung von Vollmachten und sichert beide Seiten im Zweifelsfall gegenüber der Finanzverwaltung ab. 

Vollmacht für den Steuerberater oder die Steuerberaterin widerrufen

Möchtest du deiner Steuerberaterin bzw. deinem Steuerberater die Vollmachtentziehen, so ist das formlos sowohl mündlich als auch schriftlich möglich. Grundsätzlich solltest du zu Beweiszwecken stets einen schriftlichen Widerruf nutzen, um eine Steuerberatervollmacht zu widerrufen.

Wichtig zu wissen:

• Keine automatische Beendigung: Eine erteilte Vollmacht erlischt, solange du keinen konkreten Zeitraum angegeben hast, nicht von selbst. Sie bleibt auch nach Abgabe einer Steuererklärung oder mit dem Ende eines Kalenderjahres bestehen, bis du sie ausdrücklich zurücknimmst oder kündigst.
• Adressat des Widerrufs: Der Widerruf muss sowohl an den oder die Steuerberater:in als auch ans Finanzamt übermittelt werden. Nur so stellst du sicher, dass die Behörden deinen Steuerberater nicht mehr als bevollmächtigt ansehen.
• Form der Übermittlung: Der Widerruf kann klassisch per Post, per Fax oder, je nach Bundesland, auch elektronisch übermittelt werden. Nutzt dein:e Steuerberater:in die Vollmachtsdatenbank (VDB), wird der Widerruf dort direkt erfasst und ans Finanzamt weitergeleitet.
• Steuerberaterwechsel: Wenn du zu einer anderen Steuerberaterin bzw. einem anderen Steuerberater wechselst, solltest du die alte Vollmacht immer schriftlich widerrufen, bevor du die neue erteilst. Andernfalls könnten beide parallel als bevollmächtigt gelten.
• Sondervollmachten: Denke daran, dass auch separat ausgestellte Vollmachten wie die Bekanntgabevollmacht oder eine Inkassovollmacht widerrufen werden müssen, falls sie nicht mehr gelten sollen.

Genau wie Muster zur Ausstellung findest du für den Widerruf deiner Vollmacht gegenüber Steuerberater:innen Vorlagen auf den Online-Plattformen deiner Landesregierung.

Fazit

Eine Vollmacht für Steuerberater:innen ist ein praktisches Instrument, um Steuerangelegenheiten effizient, rechtssicher und ohne unnötigen Aufwand zu erledigen. Sie ermöglicht es deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin, dich gegenüber dem Finanzamt zu vertreten, wichtige Fristen einzuhalten und deine steuerlichen Interessen bestmöglich zu wahren. Durch die Verfahrensvollmacht, Bekanntgabevollmacht oder Inkassovollmacht, kannst du individuell festlegen, welche Befugnisse du überträgst.

Damit dabei alles reibungslos läuft, solltest du einige Best Practices beachten: Erteile die Vollmacht immer schriftlich auf amtlichen Vorlagen, definiere klar, ob sie eingeschränkt oder uneingeschränkt gilt, und erstelle bei Bedarf eine separate Bekanntgabevollmacht, damit dein Steuerberater auch Bescheide entgegennehmen darf. Achte außerdem darauf, dass du Vollmachtserklärungen und Widerrufe sorgfältig aufbewahrst und den Widerruf im Zweifel ebenfalls schriftlich vornimmst.

So bleibst du jederzeit Herr oder Frau über deine Steuerangelegenheiten, während du gleichzeitig von der Expertise deiner Steuerberaterin oder deines Steuerberaters profitierst. Für viele Selbstständige und Unternehmer:innen ist die Vollmacht daher ein entscheidender Baustein, um Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und steuerliche Vorteile optimal auszuschöpfen.

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Autor - Markus Thomas Boldt

Markus ist ein erfahrener Steuerberater-Partner bei Accountable. Er schreibt und berät zu den Themen Finanzplanung, Steuerstrategien und Unternehmensgründung.

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