Grenze für Kleinunternehmer – So viel Umsatz darfst du nicht überschreiten

Wenn du neben deinem Job bereits eine selbstständige Tätigkeit ausübst, ein Gewerbe betreibst oder gerade erst am Anfang deiner Selbstständigkeit stehst, wäre es eventuell möglich und sinnvoll, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen. 

Im Folgenden erklären wir dir, wie viel Umsatz du im Rahmen der Kleinunternehmerregelung nicht überschreiten darfst und geben dir wichtige Informationen, um dir bei einer Entscheidung für oder gegen die Regelung zu helfen.

Kleinunternehmerregelung: Eine kurze Erklärung

Unternehmer:innen die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, müssen im Gegensatz zu anderen Selbstständigen keine Umsatzsteuer ausweisen und ersparen sich dadurch bürokratischen Aufwand. Besonders vorteilhaft ist das für Selbstständige, die wenig Ausgaben für Material tätigen müssen. 

💡 Tipp von Accountable: Falls du noch auf der Suche nach einer Geschäftsidee bist, um Kleinunternehmer:in zu werden, kannst du dir in unserem Blogbeitrag über die nebenberufliche Selbstständigkeit oder Selbstständigkeit von zuhause aus Inspiration holen.

Wie viel Umsatz ist für Kleinunternehmer erlaubt? 

Die Umsatzsteuergrenze ist im § 19 UStG geregelt und wird im Laufe der Zeit in unregelmäßigen Abständen angepasst. Bis zum 31. Dezember 2024 galt noch eine Grenze von 22.000 € für das erste bzw. vorherige und 50.000 € für das zweite bzw. laufende Jahr. 

Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Falls du dich gerade selbstständig machst, darf der Umsatz aus deinem ersten Kalenderjahr nicht mehr als 25.000 € und dein Umsatz aus dem zweiten Kalenderjahr nicht mehr als 100.000 € betragen. Weiterführende Infos findest du in unserem Artikel zu den Änderungen bei der Kleinunternehmerregelung 2025. 

Wichtig: Gemeint ist seit dem 1. Januar 2025 dein Nettoumsatz, also deine gesamten Einnahmen aus selbstständigen Tätigkeiten nach Abzug der Umsatzsteuer und ohne Abzug der Ausgaben, nicht dein Gewinn. Auch wenn du die Umsatzsteuer nicht explizit auf deinen Rechnungen ausweisen musst, wird sie für die Berechnung der Umsatzgrenze dennoch abgezogen. 

Beispiel – Geringer Umsatz im Vorjahr, höherer Umsatz im aktuellen Jahr

Im Jahr 2025 lag dein Umsatz noch unter 25.000 €. 2026 erzielst du jedoch einen Jahresumsatz von 26.000 €. Für das Jahr 2026 giltst du noch als Kleinunternehmer:in, würdest für das nächste Jahr jedoch in die Regelbesteuerung wechseln, da im Jahr 2027 dein Umsatz aus dem Jahr 2026 als Umsatz des Vorjahres zählt und demnach die Grenze von 25.000 € überschreitet.

Beispiel – Hoher Umsatz im Vorjahr, geringer Umsatz im aktuellen Jahr

Im vergangenen Jahr hast du 40.000 € Umsatz erzielt, aber in diesem Jahr sinkt dein Umsatz auf 5.000 €. Allerdings kannst du für das aktuelle Jahr nicht mehr von der Kleinunternehmerregel profitieren, da dein Umsatz im Vorjahr über 25.000 € lag.

Beispiel – Geringer Umsatz im Vorjahr, zu hoher Umsatz im aktuellen Jahr

Du hast im letzten Jahr 24.000 € Umsatz erwirtschaftet. Damit liegst du 1.000 € unter der Grenze und kannst für das aktuelle Jahr weiterhin Kleinunternehmer:in bleiben. Dein Umsatz liegt aktuell bei 90.000 €. Plötzlich machst du unerwartet einen Umsatz von weiteren 90.000 € durch einen neuen Kund:innen. Nun verlierst du automatisch den Kleinunternehmer-Status und musst 80.000 € dieser 90.000 € mit dem Regelsteuersatz versteuern, da durch die bereits eingenommenen 90.000 € lediglich 10.000 € unterhalb der Grenze im Rahmen der Kleinunternehmerregelung übrig waren.

Erstes oder zweites Geschäftsjahr – Auswirkung auf die Umsatzgrenze

Befindest du dich im ersten oder zweiten Jahr deiner Selbstständigkeit, gilt die Umsatzgrenze unabhängig davon, wann im Jahr du gegründet hast. Maßgeblich ist immer der tatsächlich erzielte Umsatz im jeweiligen Kalenderjahr – eine zeitanteilige Anpassung an die Länge deines ersten Geschäftsjahres erfolgt nicht mehr.

Das bedeutet: Auch wenn deine Selbstständigkeit nicht im Januar begonnen hat, steht dir im Gründungsjahr die volle Umsatzgrenze zu.

Beispiel:
Du hast dich im Juli selbstständig gemacht und bist im ersten Kalenderjahr nur sechs Monate tätig. Trotzdem gilt für dieses Jahr die volle Umsatzgrenze von 25.000 €. Überschreitest du diese Grenze, kannst du die Kleinunternehmerregelung im Folgejahr nicht mehr anwenden; überschreitest du im laufenden Jahr die maßgebliche Grenze von 100.000 €, endet die Kleinunternehmerregelung sogar sofort.

Der Wert wird also mit folgender Formel berechnet: 

In unserem Beispiel:

Erstmalige Anmeldung als Kleinunternehmer

Die Anmeldung als Kleinunternehmer:in erfolgt in der Regel gleichzeitig mit der Anmeldung deiner Freiberuflichkeit oder der Unternehmensgründung, da auch Kleinunternehmer:innen ein Gewerbe ausüben können. Um dich als Kleinunternehmer:in zu registrieren, musst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auf der ELSTER-Website ausfüllen.

Dort musst du eine realistische Schätzung deines bisherigen und zu erwartenden Umsatzes angeben und an der entsprechenden Stelle ankreuzen, dass du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchtest.

💡 Tipp von Accountable: Solltest du Hilfe benötigen, haben wir einen kompletten Leitfaden zur Ausfüllung des Fragebogens erstellt.

Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer in der Praxis

Auch wenn die allgemeinen Rahmenbedingungen zu den Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer:innen auf den ersten Blick recht einfach erscheinen, tauchen im Alltag häufig immer wieder bestimmte Fragen auf. Wir beantworten die wichtigsten davon.

Muss ich die Kleinunternehmerregelung beanspruchen?

Nein, musst du nicht. Du kannst bei der Ausfüllung des Fragebogens darauf verzichten. Auch wenn du dich im laufenden Betrieb befindest und die Regel ursprünglich beansprucht hast, kannst du freiwillig auf eine Regelbesteuerung wechseln. Allerdings ist diese Entscheidung nach § 19 Abs. 2 UStG für 5 Jahre bindend.

Was passiert, wenn ich die Umsatzgrenze überschreite?

Bis zum 31. Dezember 2024 galt, dass eine Überschreitung der zu der Zeit noch 22.000 € bzw. 50.000 € hohen Grenze erst im Folgejahr der Umsatzgenerierung zu einer Regelbesteuerung führt. Es musste bei der Anmeldung lediglich ein Wert von unter 22.000 € bzw. 50.000 € prognostiziert werden.

Seit dem 1. Januar 2025 und der Erhöhung der Umsatzgrenzen auf 25.000 € und 100.000 € muss bei einer Überschreitung dieser Grenze jedoch unmittelbar auf die Regelbesteuerung übergegangen werden. Diese Besteuerung gilt dann für jeden weiteren Cent, der verdient wird. Die ersten 25.000 € bzw. 100.000 € bleiben jedoch steuerfrei.

💡 Tipp von Accountable: In diesem Artikel erfährst du genau, was du tun musst, wenn du die Umsatzgrenze überschreitest und wie genau der Wechsel in die Regelbesteuerung funktioniert.

Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung für meinen Arbeitsalltag?

Wenn du Kleinunternehmer:in bist, musst du auf deine Produkte und Leistungen keine Umsatzsteuer erheben. Das bedeutet, du stellst deinen Kunden die Preise ohne Umsatzsteuer in Rechnung. Du bist auch nicht verpflichtet, die Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Allerdings kannst du im Gegenzug auch keine Vorsteuer für eingekaufte Waren und Dienstleistungen geltend machen.

Die Kleinunternehmerregelung erleichtert vor allem die Buchhaltung und reduziert den bürokratischen Aufwand, da du keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben musst. Wenn du jedoch voraussichtlich mehr Umsatz generierst oder wachsen möchtest, kann es sinnvoll sein, auf die Regelung zu verzichten und Umsatzsteuer zu erheben, um Vorsteuer geltend zu machen.

Vertiefende Artikel zum Thema Umsatzsteuer findest du auf unserer Überblicksseite zur Umsatzsteuer. 

Was ist, wenn ich mehrere Tätigkeiten ausübe?

Für die Kleinunternehmergrenze wird nur dein Umsatz aus selbstständigen Tätigkeiten mitberechnet. Falls du zusätzlich noch als Arbeitnehmer:in angestellt bist, zählt dein Gehalt nicht dazu.

Wenn du jedoch mehrere selbstständige Tätigkeiten ausübst, werden alle Einkünfte daraus zusammengerechnet. Auch wenn du drei verschiedene Einnahmequellen besitzt, dürfen diese insgesamt nicht mehr als 25.000 € Umsatz einspielen.

Beispiel: Eine angestellte Lehrerin, die nebenher selbstgemachten Schmuck über einen Onlineshop verkauft, muss nur die Umsätze aus ihrem Onlineshop beachten, wenn sie sich als Kleinunternehmerin melden möchte. So lange sie durch den Verkauf ihres Schmucks im vergangenen Jahr weniger als 25.000 € und im aktuellen Jahr weniger als 100.000 € eingenommen hat, kann sie auch weitere 100.000 € durch ihre Arbeit als Lehrerin verdienen. Solange sie angestellt ist, zählt ihr Gehalt nicht dazu. 

Aber ein selbstständiger Handwerker, der nebenher ebenfalls einen Onlineshop betreibt, muss seine Umsätze aus beiden Tätigkeiten zusammenrechnen und diese Summe beachten, wenn er überlegt, ob er sich als Kleinunternehmer melden kann. Wenn dieser im vergangenen Jahr 24.000 € durch seine Handwerkertätigkeit und 2.000 € durch seinen Onlineshop eingenommen hat, ist sein Gesamtumsatz mit 26.000 € immer noch 1.000 € über der 25.000 € Grenze.

Welche Einnahmen müssen nicht zum Gesamtumsatz gerechnet werden?

Es gibt jedoch auch Einnahmen, die nicht einbezogen werden müssen:

• Kund:innen im EU-Ausland, die unter die Reverse-Charge-Regelung fallen.
• Steuerfreie Einnahmen wie medizinische Behandlungen oder erzieherische und lehrende Leistungen.
• Mieteinnahmen 

Wann sollte ich mich für eine Eintragung als Kleinunternehmer entscheiden?

Wenn du überlegst, ob eine Eintragung für dich sinnvoll wäre, sind hier einige Szenarien, in denen die Kleinunternehmerregelung einen Vorteil für dich darstellen könnte:

• Wenn du deinen bürokratischen Aufwand reduzieren möchtest
• Wenn du deinen Kund:innen durch die fehlende Mehrwertsteuer günstige Preise anbieten willst
• Wenn du keine großen Investitionen tätigen musst, bei denen du Vorsteuer abziehen möchtest

Wann sollte ich mich gegen die Eintragung als Kleinunternehmer entscheiden?

In manchen Fällen kann es jedoch auch sinnvoll sein, nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen und sich freiwillig als umsatzsteuerpflichtig zu melden:

• In einem Jahr, in dem du sehr hohe Ausgaben hast, da du von diesen Ausgaben keinen Vorsteuerabzug geltend machen kannst
• Wenn du vorwiegend umsatzsteuerpflichtige Unternehmen als Kund:innen hast, da diese keine Vorsteuer aus den Rechnungen geltend machen können
• Wenn du befürchtest, die Ausweisung als Kleinunternehmer:in könnte deinem Image schaden
• Wenn du erwartest, einen Umsatz von über 100.000 € zu erwirtschaften, um dich früh an die Regelbesteuerung zu gewöhnen

Genauere Infos dazu, wann du einen Eintrag in Erwägung ziehen solltest, findest du in folgendem Artikel.

Häufige Fehler bei Verwendung der Kleinunternehmerregel

Bei einem komplizierten und umfangreichen Thema wie Steuern können einem Fehler unterlaufen. Damit dein Kontakt mit dem Finanzamt möglichst reibungslos abläuft, haben wir hier die häufigsten Fehler aufgelistet, die du vermeiden solltest:

• Verwechselung von Umsatz und Gewinn: Du darfst lediglich deine steuerbereinigten Einnahmen zählen und nicht deine Ausgaben davon abziehen.
• Verwechslung von Netto- und Bruttoumsatz: Stand 2025 wird der Nettoumsatz verwendet. Dieser beinhaltet deine Einnahmen, von denen die Umsatzsteuer abgezogen wird. 
• Unterschätzung des Umsatzes: In dem Moment, in dem dein Umsatz die Kleinunternehmergrenze überschreitet, wechselst du in die Regelbesteuerung. Daher solltest du dich vorsichtshalber schon vorher mit dem Thema beschäftigen.
• Einhaltung von veralteten Umsatzgrenzen: Stand 2025 sind es 25.000 € (voriges Jahr) und 100.000 € (laufendes Jahr), die Grenzen von 22.000 € bzw. 50.000 € galten nur bis Ende 2024.
• Der Umsatz des aktuellen Jahres wird im nächsten Jahr zum Umsatz des vergangenen Jahres:  Somit „sinkt“ die Grenze von 100.000 € dauerhaft auf 25.000 €. Heißt: Wenn du über einen längeren Zeitraum Kleinunternehmer:in bleiben willst, musst du also jedes Jahr unter 25.000 € Umsatz bleiben.
• Einnahmen aus verschiedenen Tätigkeiten werden separat betrachtet: Wenn du mehrere Tätigkeiten ausübst, wird dein gesamter Nettoumsatz zur Bewertung der Kleinunternehmergrenze herangezogen.
• Unbedachter freiwilliger Wechsel in die Regelbesteuerung: Falls du ziemlich sicher unter 25.000 € Umsatz bleibst, solltest du überlegen, ob du in die Regelbesteuerung wechseln willst, da du dann 5 Jahre lang verpflichtet bist, Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben, bevor du wieder zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren kannst.

FAQ

Kann ich die Kleinunternehmerregelung rückwirkend beantragen?

 Theoretisch ist dies möglich, allerdings darfst du bis zum Zeitpunkt der Anmeldung keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt haben.

Wie lange bin ich an die Entscheidung gebunden?

 Die Kleinunternehmerregelung gilt so lange wie du unter der Umsatzgrenze bleibst. Allerdings kannst du von der Entscheidung, dich als Kleinunternehmer:in eintragen zu lassen, zu jedem Jahreswechsel abweichen und auf die Regelbesteuerung wechseln. Hast du dich allerdings einmal für die Regelbesteuerung entschieden, ist diese Entscheidung für 5 Jahre verbindlich.

Was passiert, wenn ich die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer knapp überschreite?

 Seit 2025 erfolgt ein unmittelbarer Wechsel raus aus der Kleinunternehmerregelung, sobald du die Umsatzgrenze fürs laufende Jahr überschreitest. Jeder Umsatz, der über der Grenze liegt, wird dann sofort zum Regelsatz besteuert. 

Gilt die Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerregelung für den Brutto- oder Nettoumsatz?

Die Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerregelung bezieht sich auf den Nettoumsatz. Das bedeutet, dass bei der Berechnung des Umsatzes die Umsatzsteuer nicht mit einbezogen wird. Für die Kleinunternehmerregelung darf dein Nettoumsatz im Vorjahr maximal 25.000 Euro betragen, und im laufenden Jahr darf er 100.000 Euro nicht überschreiten. Wenn du diese Schwellenwerte überschreitest, musst du die Umsatzsteuer erheben und abführen.

Wie erfolgt der Wechsel zurück zur Kleinunternehmerregelung?

 Ein Wechsel zurück erfolgt nach Ablauf der 5-jährigen Frist bei erneuter Anmeldung über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Zählt bei den Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer mein Gehalt als Angestellter mit?

 Nein, nur die Einkünfte aus der selbstständigen Tätigkeit zählen für die Kleinunternehmerregelung, nicht dein Gehalt als Angestellte:r.

Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

 Seit Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes im Jahr 2024 sind Kleinunternehmer:innen von der Abgabepflicht befreit, soweit sie nicht explizit vom Finanzamt dazu aufgefordert werden.

Kann ich als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer von meinen Ausgaben abziehen?

 Nein, als Kleinunternehmer:in kannst du keine Vorsteuer aus deinen Geschäftsausgaben abziehen.

Gilt die Kleinunternehmerregelung auch für Freiberufler?

 Ja, die Kleinunternehmerregelung gilt auch für alle, die in freien Berufen tätig sind, wenn deren Umsätze die festgelegte Grenze nicht überschreiten.

Tipp von Accountable💡: Hast du dich als Kleinunternehmer:in gemeldet, aber bist unsicher, ob du doch die Umsatzgrenze überschreitest? Keine Angst ‒ Accountable zeigt dir deine Einnahmen genau an und benachrichtigt dich, wenn du kurz davor bist, über die 25.000 € zu kommen!