Weihnachtsfeier steuerlich absetzen und Steuerfallen vermeiden

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Kann man die Weihnachtsfeier steuerlich absetzen? Viele Unternehmer:innen stellen sich diese Frage jedes Jahr aufs Neue. Die gute Nachricht: Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern können steuerlich geltend gemacht werden – sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Was du beachten musst und wie du dabei Steuerfallen vermeidest, erklären wir dir in diesem Beitrag.

Unter diesen Voraussetzungen kannst du die Weihnachtsfeier steuerlich absetzen

Damit eine Weihnachtsfeier steuerlich absetzbar ist, muss sie als betriebliche Veranstaltung anerkannt werden. Zuwendungen des Arbeitgebers an Mitarbeitende gelten nur dann als Betriebsausgaben, wenn sie im überwiegenden betrieblichen Interesse liegen. Entscheidend sind drei Voraussetzungen:

• Betrieblicher Bezug: Die steuerliche Behandlung der Weihnachtsfeier setzt voraus, dass die Weihnachtsfeier einen eindeutigen betrieblichen Bezug aufweist und im direkten Interesse deines Unternehmens liegt. Der Fokus sollte darauf liegen, das Betriebsklima zu fördern und den Teamgeist zu stärken.
• Einladung aller Betriebsangehöriger:  Ein weiterer zentraler Aspekt für die steuerliche Absetzbarkeit der Weihnachtsfeier ist, dass alle Betriebsangehörigen eines Standortes zur Weihnachtsfeier eingeladen werden. Darüber hinaus ist es essenziell, dass die Teilnahme an der Feier allen Arbeitnehmer:innen auf freiwilliger Basis offen steht.
• Kostenbegrenzung:  Zuletzt sieht der Gesetzgeber für alle auf der Weihnachtsfeier anwesenden Teilnehmenden einen Steuerfreibetrag von 110 Euro vor. Dieser wird für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr gewährt. Die genaue Einhaltung dieser beider Höchstgrenzen ist ebenfalls eine Voraussetzung, damit die Weihnachtsfeier steuerfrei bleiben.

Es ist zu beachten, dass die Kosten für die betriebliche Weihnachtsfeier von den Finanzbehörden auch in Bezug auf ihre Angemessenheit bewertet werden. Sie sollten sich daher im branchenüblichen Rahmen für vergleichbare Veranstaltungen bewegen. Es ist möglich, dass außergewöhnlich hohe Ausgaben steuerlich nicht anerkannt werden.

Diese Kosten kannst du für die Weihnachtsfeier steuerlich absetzen

Im Zusammenhang mit betrieblichen Weihnachtsfeiern ist es wichtig, die konkreten Aufwendungen im Blick zu behalten. Zu den Aufwendungen, die sich gemäß den geltenden steuerlichen Bestimmungen im Zusammenhang mit der Weihnachtsfeier steuerlich absetzen lassen, gehören u.a.:

• Kosten für Speisen und Getränke
• Übernahme von Fahrt- und Übernachtungskosten der Teilnehmenden
• Miete für die Location sowie Ausgaben für die Ausgestaltung der Feier
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z.B. Musik und Unterhaltungsprogramme
• Geschenke, deren Gesamtwert 60 Euro (brutto) nicht übersteigt
• Organisatorische Kosten wie Buchhaltung oder Eventagentur

Berechnung der Pro-Kopf-Ausgaben für die Weihnachtsfeier

Gemäß den aktuellen steuerlichen Regelungen kann für alle an der Weihnachtsfeier teilnehmenden Mitarbeitenden ein Freibetrag von 110 Euro geltend gemacht werden. Maßgebend ist der Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer. Dieser Betrag bleibt sowohl steuer- als auch sozialversicherungsfrei.

Die Ermittlung des 110-Euro-Freibetrags erfordert eine präzise Einbeziehung aller zu berücksichtigenden Aufwendungen. Diese sind zu gleichen Teilen auf alle bei der Weihnachtsfeier anwesenden Teilnehmer:innen aufzuteilen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Ausgaben individuell dem:der einzelnen Arbeitnehmer:in zugeordnet werden können oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Gesamtkosten handelt, die für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufgebracht werden.

Für die Berechnung gehst du in drei Schritten vor:

1. Alle relevanten Kosten addieren – dazu zählen Catering, Location, Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Ausgaben für Begleitpersonen.
2. Gesamtsumme durch die Zahl der Teilnehmenden teilen – unabhängig davon, ob einzelne Kosten direkt zuordenbar sind.
3. Pro-Kopf-Wert mit dem Freibetrag vergleichen – bleibt der Betrag unter 110 Euro, ist die Weihnachtsfeier steuerfrei.

Beispiel:

Gibt ein Unternehmen für 25 Mitarbeitende insgesamt 2.500 Euro aus, ergibt das 100 Euro pro Kopf. Die Feier bleibt steuerfrei. Liegen die Gesamtkosten dagegen bei 3.250 Euro, beträgt der Pro-Kopf-Wert 130 Euro. Die übersteigenden 20 Euro gelten als Arbeitslohn und sind steuer- und ggf. sozialversicherungspflichtig.

💡 Tipp von Accountable: Je nach den spezifischen Regelungen und Gesetzen in deiner Region können die genaue Berechnung und die steuerlichen Implikationen variieren. Vergewissere dich, dass die Berechnung den aktuellen Steuervorschriften entspricht. Unser Team hilft dir jederzeit persönlich im Chat! Jetzt testen!

Besonderheit bei der Kalkulation der Kosten: Kurzfristige Absagen

Im Zusammenhang mit der steuerlichen Behandlung der Weihnachtsfeier ist ein weiterer wichtiger Aspekt im Hinblick auf mögliche Krankheitsfälle zu beachten: Arbeitnehmer:innen, die ihre Teilnahme kurzfristig absagen müssen, werden bei der Berechnung der Pro-Kopf-Ausgaben nicht mitgezählt. Um die Weihnachtsfeier steuerlich abzusetzen, sollten die Ausgaben daher nicht zu knapp kalkuliert werden.

Wenn du beispielsweise für 40 Personen 4.000 Euro eingeplanst (100 Euro pro Kopf) und erscheinen am Ende nur 35, steigt der rechnerische Anteil auf rund 114 Euro. Damit wird der Freibetrag von 110 Euro überschritten und gilt als geldwerter Vorteil – er wird also dem Arbeitslohn der Mitarbeitenden zugerechnet. Das bedeutet: Auf diesen Teil fallen Lohnsteuer und gegebenenfalls Sozialabgaben an.

Arbeitgebende können die Belastung abfedern, indem sie den Mehrbetrag mit einer Pauschalsteuer von 25 Prozent übernehmen. Alternativ ist es möglich, einen Eigenanteil der Mitarbeitenden einzuplanen, um die steuerfreie Grenze einzuhalten.

💡 Tipp von Accountable: Für den Fall einer Prüfung durch das Finanzamt empfiehlt es sich, für die Weihnachtsfeier eine Liste zu führen, in der die tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer:innen sowie die jeweiligen Begleitpersonen festgehalten werden.

Weihnachtsfeier steuerlich absetzen: Besonderheiten für Selbstständige mit Beschäftigten

Auch Selbstständige können eine Weihnachtsfeier steuerlich absetzen, sofern sie Angestellte beschäftigen. In diesem Fall gelten dieselben Regeln wie bei Unternehmen: Alle Mitarbeitenden müssen eingeladen sein, die Kosten dürfen den Freibetrag von 110 Euro pro Kopf nicht überschreiten und müssen eindeutig der Feier zugeordnet werden. 

Die eigene Teilnahme als Inhaber:in wird dabei wie die eines regulären Mitarbeitenden behandelt, während Ausgaben für Geschäftspartner:innen oder private Gäste nicht berücksichtigt werden dürfen. Anders sieht es bei Selbstständigen ohne Beschäftigte aus: Da es keine Belegschaft gibt, fehlt der betriebliche Anlass – eine Weihnachtsfeier gilt dann als private Lebensführung (§ 12 EStG) und kann nicht steuerlich geltend gemacht werden.

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Dokumentation für Finanzamt: Das solltest du aufbewahren

Damit die Weihnachtsfeier steuerlich absetzbar ist, reicht es nicht, die Kosten nur intern zu erfassen. Das Finanzamt verlangt oftmals eindeutige Nachweise, dass die Ausgaben tatsächlich im Zusammenhang mit einer Betriebsveranstaltung stehen.

Wichtig sind vor allem:

• Teilnehmerlisten: Dokumentiere alle tatsächlich anwesenden Mitarbeitenden und Begleitpersonen. Einfache Einladungslisten reichen nicht aus – entscheidend ist die tatsächliche Teilnahme.
• Belege und Rechnungen: Hebe sämtliche Quittungen für Catering, Location, Fahrt- oder Übernachtungskosten sowie Programmpunkte auf. Achte darauf, dass sie korrekt auf das Unternehmen ausgestellt sind.
• Aufstellung der Gesamtkosten: Stelle die Aufwendungen übersichtlich zusammen und teile sie nachvollziehbar auf die Teilnehmenden auf.

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💡 Tipp von Accountable: Eine genaue Dokumentation der Kosten ist von entscheidender Bedeutung! Hebe die Belege sorgfältig auf, um im Bedarfsfall nachzuweisen, dass die Ausgaben eindeutig im Zusammenhang mit der betrieblichen Weihnachtsfeier stehen. Mit der kostenlosen Steuer-App von Accountable kannst du die Belege direkt scannen und verlierst so nicht den Überblick.

Weihnachtsfeier vs. Betriebsausflug: Was gilt steuerlich?

Sowohl die Weihnachtsfeier als auch der Betriebsausflug gelten steuerlich als Betriebsveranstaltungen. Für beide Veranstaltungen gelten daher die gleichen Regeln: Maximal zwei Events pro Jahr können steuer- und sozialversicherungsfrei durchgeführt werden, solange die Kosten den Freibetrag von 110 Euro pro Person nicht übersteigen.

Der Unterschied liegt im Anlass und Charakter: Während die Weihnachtsfeier traditionell am Jahresende stattfindet und oft einen festlichen Rahmen hat, dient der Betriebsausflug meist der Teambildung oder dem Kennenlernen außerhalb des Arbeitsalltags. Steuerlich macht es aber keinen Unterschied, ob du die Kosten für einen Betriebsausflug oder eine Weihnachtsfeier steuerlich absetzen möchtest – beide fallen unter die gleiche gesetzliche Behandlung.

Plane am besten frühzeitig, welche zwei Veranstaltungen im Jahr du steuerfrei durchführen möchtest. Wer neben der Weihnachtsfeier noch einen Betriebsausflug organisiert, sollte darauf achten, dass keine dritte Betriebsveranstaltung steuerfrei möglich ist.

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„Viele Firmen übersehen Nebenkosten wie Reinigung, Energie oder Garderobenservice. Das Finanzamt zählt diese jedoch zu den Gesamtkosten einer Weihnachtsfeier. Wer sie nicht einbezieht, riskiert im Zweifel die steuerliche Anerkennung. Deshalb sollte wirklich jeder.” 

Tino Keller - Gründer, CMO & Geschäftsführer Deutschland

Fazit: Weihnachtsfeier steuerlich absetzen – mit Planung kein Problem

Eine Weihnachtsfeier stärkt nicht nur den Teamgeist, sondern kann auch steuerlich ein Vorteil sein. Entscheidend ist, dass die Veranstaltung allen Mitarbeitenden offensteht, der Freibetrag von 110 Euro pro Kopf eingehalten wird und die Kosten vollständig dokumentiert sind. Kurzfristige Absagen oder übersehene Nebenkosten können schnell dazu führen, dass der Freibetrag überschritten wird – hier lohnt es sich, mit Puffer zu planen.

Wer die Regeln kennt, kann die Weihnachtsfeier steuerlich absetzbar gestalten und teure Steuerfallen vermeiden. Mit einer sauberen Vorbereitung, lückenloser Dokumentation und ggf. der Pauschalversteuerung bleiben Unternehmen auf der sicheren Seite.

FAQ – Häufige Fragen zur steuerlichen Absetzbarkeit von Weihnachtsfeiern

Kann man die Weihnachtsfeier steuerlich absetzen?

Ja, eine Weihnachtsfeier ist steuerlich absetzbar, solange sie als Betriebsveranstaltung gilt. Dafür müssen alle Mitarbeitenden eingeladen sein, der Freibetrag von 110 € pro Kopf eingehalten werden und die Veranstaltung im überwiegend betrieblichen Interesse stehen.

Welche Kosten einer Weihnachtsfeier lassen sich steuerlich absetzen?

Absetzbar sind unter anderem Ausgaben für Speisen und Getränke, Raummiete, Fahrt- und Übernachtungskosten, Rahmenprogramm, Musik und kleine Geschenke bis 60 Euro brutto pro Person. Wichtig ist, dass die Kosten der Weihnachtsfeier vollständig dokumentiert werden.

Wie funktioniert die steuerliche Behandlung der Weihnachtsfeier bei Überschreitung des Freibetrags?

Wird der Freibetrag von 110 Euro überschritten, ist nur der übersteigende Teil steuerpflichtig. Dieser Betrag wird als geldwerter Vorteil dem Arbeitslohn zugerechnet. Arbeitgeber:innen können ihn mit einer Pauschalsteuer von 25 Prozent übernehmen, damit Mitarbeitende keine Nachteile haben.

Wie viele Betriebsveranstaltungen sind steuerlich absetzbar?

Maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr – also beispielsweise eine Weihnachtsfeier und ein Betriebsausflug – können steuerfrei bleiben, wenn die Kosten pro Kopf den Freibetrag nicht überschreiten. Ab der dritten Feier wird die steuerliche Begünstigung nicht mehr gewährt.

Zählen Begleitpersonen bei der Berechnung mit?

Ja, Begleitpersonen werden in die Gesamtkosten einbezogen. Das bedeutet: Auch deren Kosten fließen in die Berechnung der Pro-Kopf-Ausgaben ein und können dazu führen, dass die Grenze überschritten wird.

Was passiert bei kurzfristigen Absagen?

Bei der Berechnung zählen nur die tatsächlich anwesenden Personen. Wenn weniger Mitarbeitende erscheinen, steigen die Pro-Kopf-Kosten – und die Weihnachtsfeier kann dadurch steuerpflichtig werden. Deshalb lohnt es sich, einen Puffer unterhalb der 110-Euro-Grenze einzuplanen.

Wie lange müssen Belege für die Weihnachtsfeier aufbewahrt werden?

Alle Rechnungen, Quittungen und Teilnehmerlisten sollten mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, da das Finanzamt sie im Rahmen einer Prüfung anfordern kann. Nur mit vollständiger Dokumentation bleibt die Weihnachtsfeier steuerlich absetzbar.

Kann man Geschenke bei der Weihnachtsfeier ebenfalls von der Steuer absetzen?

Ja, Geschenke sind steuerlich absetzbar, solange sie den Wert von 60 Euro brutto pro Person nicht überschreiten. Höherwertige Präsente gelten nicht mehr als Teil der Betriebsveranstaltung und sind steuerpflichtig.

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Autor - Robert Jödicke

Robert Jödicke ist ein erfahrener Steuerexperte und Autor bei Accountable, spezialisiert auf Steuertipps und Steuerersparnisse für Selbstständige.

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